テレワークにおけるコミュニケーション課題

テレワークにおけるコミュニケーション課題

コロナウイルス流行をきっかけに、時間差通勤やフレックス制度の導入だけでなく、在宅勤務・テレワーク導入への注目が高まっています。ITサービスを活用していけば、多くの仕事はオフィスでなくても実施できますし、実際に拠点をなくすオフィスレス企業も出てきているような状況ですが、対面で業務を行わないことでの課題も出てきているようです。

本コラムでは、テレワークの導入で起こるコミュニケーション課題と解決のヒントをご紹介します。

テレワークとは

まず「テレワーク」とは何のことなのか簡単におさらいです。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。一般的にイメージされているのは自宅で業務を行う「在宅勤務」だと思いますが、外出先で業務を行う「モバイルワーク」や施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)もテレワークです。

テレワークで起こるコミュニケーション課題

①ICTツールを使いこなす必要がある

オフィス勤務の場合、緊急の打ち合わせが必要になっても声を掛け合ってすぐに集合し会議を行うことも可能です。しかし、テレワークを導入することで、自宅勤務の社員とオフィスの社員が緊急に打ち合わせの必要があった場合、どうしてもICTツール(テレビ・Web会議ツール・チャットツールなど)を通さなければならなくなります。

そういったツールを使う場合、ネットワーク環境の安定と安全は必須になりますし、ツールの操作に慣れている必要があります。ツールに慣れていなければ「会議をスタートするのに10分以上かかる…」「資料の共有ができない」といったことが起こることもあるでしょう。

②テキストでのやり取りを負担に感じる

テレワークの際に最も活用されるのがチャットツールです。
リアルタイムに業務についてのやり取りができるメリットがありますが、顔を合わせて話せば30秒で終わるような内容でも、テキストとして伝えることで1分~2分時間がかかってしまうということもあります。タイピングをすることが多くなるので、身体的な負担に感じることもあるでしょう。

③伝わっているのかがわかりづらい

テレワークになると、基本的にテキストでのやり取りが増えるため、声や表情の情報が得られないままやり取りをすることが増えます。そのため業務の指示や情報共有した内容が、意図したとおりに相手に伝わっているのか、また相手が発信してくれていることの意図を自分がくみ取り切れているのかがわかりづらいことがあります。

④雑談をすることが困難になる

テレワークだと、コミュニケーション手段が限定されるため、たまたま通りかかったときの雑談、仕事途中に脱線して話した内容など「雑談」が極端に少なくなります。
こうした会話の中には潜在的な経営課題や、その課題を解決するためのヒント、業務を円滑に進めるための潤滑剤としての役割など多くの効果がありました。また、悩みや異常事態のアラートなどとしての機能もあるため軽視することはできません。

⑤孤独を感じやすくなる

テレワーカー(特に在宅勤務者)となった社員の多くが、孤独を感じる傾向にあると言われています。オフィスで働く社員とのコミュニケーションが減るだけではなく、在宅勤務という環境で外出しない場合、自宅にこもりがちになるからです。話し相手のいない自宅で働かなければならないということで、孤独感をおそれてテレワークで働くことに前向きになれない社員も少なくありません。

オフィスの社員、在宅勤務の社員のコミュニケーション不足は、チームや部署の生産性を低下することにつながります。コミュニケーションの機会が少ない、あるいはコミュニケーションがうまくいっていない組織や職場では、相互の信頼を得ることは難しいと容易に想像できます。

テレワークでのコミュニケーションを円滑にするために

①扱いやすいツールを導入する

高度な機能を持った製品を導入すると生産性が上がる、とは限りません。むしろ高機能すぎて扱える社員がいなかったら逆にコミュニケーションコストがかかってしまう可能性もあるでしょう。
必要とする機能が搭載されていて、かつ自社のリテラシーに合った使いやすいツールを導入するべきです。また、ツールの使い方は独学にすると活用レベルに差が生まれ、うまく使いこなせない人も出てきてしまう可能性があるため1度は全体に基本的なことだけでも説明をする時間を設けるといいかもしれません。

②ルールを明確にする

情報共有分のテンプレート化、ツールの用途、資料の共有の仕方など、細かいことをきちんと明文化してルールとして共有しておく必要があります。
手間がかかることだとは思いますが、ここを明確にしておかないと情報が散乱してしまい収拾がつかないことになってしまう可能性があります。また、複雑なルールだと誰も守ることが出来なくなってしまうので、ルールを作るときはなるべくシンプルに、誰でもわかるようにしておく必要があります。

③臨機応変にツールを使い分ける

基本的にはチャットでテキストのやり取りをすることが多いと思いますが、複雑な事案、多人数がかかわる事、経緯説明が必要な相談などテキストだけでは伝わりきらない事はWeb会議や電話等を活用し、臨機応変に対応することが望ましいといえます。

④意図的に「雑談」の時間を作る

人とのかかわりが少なくなるテレワーク。
コミュニケーションが減ると孤独を感じたり、組織への貢献意欲が低下したりすることもあります。
業務上のやり取りだけだと帰属意識や一体感は生まれにくいので、始業・終業時に一日の報告をWeb会議で行ったり、お昼休みのタイミングを合わせてランチミーティングにしてみたりと、何気ないやり取りをする時間を意図的に作っていく必要があります。

まとめ

テレワークは働き方を広げ、生産性を高めてくれるという非常に良い面もありますが、コミュニケーションのとり方や方法をうまく工夫していかないと無駄なコミュニケーションが生まれたり、行き違いが発生したり、孤独を感じたりと生産性を低下させるような事も起こります。
ツールや仕組みをうまく使って生産性高いテレワークを目指しましょう。

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