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社内ポータルとは?必要な機能や導入メリット、比較ポイントを紹介

社内ポータルとは?必要な機能や導入メリット、比較ポイントを紹介

自社の従業員の情報管理や業務の効率化を目的とした、社内の人間だけがアクセスできるサイトが「社内ポータル」です。

社内ポータルを作成する際は、自社にどのような機能が必要なのかを整理した上で行わないと、形骸化してしまう可能性がありますので、事前の情報収拾や情報整理が重要です。

今回は、社内ポータルの機能やメリット、選定する際の条件などを紹介します。

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社内ポータルの一般的な機能

社内ポータルには、それぞれの会社の目的によって搭載している機能も異なりますが、一般的に以下のような機能を搭載しています。

  • 掲示板
  • 勤怠管理
  • プロジェクト管理/タスク管理
  • チャット
  • ワークフローの申請・承認
  • 会議室予約
  • FAQ

これらの機能などがあることで、チームや事業部での仕事を進めやすくなります。

社内ポータルを導入するメリット

社内ポータルを導入することによって、以下のようなメリットがあります。

  • 情報を一元管理できる
  • 情報を紙からクラウド化することで、ペーパーレス化を実現できる
  • 情報の社内共有がやりやすくなる
  • チームで仕事を進める上で、スケジュール管理やタスク管理が行いやすい
  • 社内のお問い合わせ対応の業務を軽減できる

上記のように、従業員やコーポレート部門の人、それぞれにメリットがあります。

社内ポータルを比較検討する際のポイント

社内ポータルを内製するのではなく、クラウドサービスなどを利用する場合に比較検討する際のポイントを紹介します。

1.従業員にとって使いやすいかどうか

普段、そのシステムを利用する従業員にとって使いにくければ、そのツールは使われることなく、途中で運用が形骸化してしまいます。

従業員それぞれでITの知識には差がありますので、全ての従業員が使いやすいという観点でサービスを選定しましょう。

2.自社に必要な機能が搭載されているか

社内ポータルを導入したものの、仕事を進める上で必要な機能が足りない場合は、結局は複数のツールを使うことになり、情報の一元管理ができません。

事前に目的から棚卸しを行い、必要な機能は何かの要件を整理しましょう。

3.セキュリティーが強固であるか

最近では、テレワークも浸透しているため、オフィス以外の場所からのアクセスが発生することが考えられます。

その中でも2段階認証を用いるなどと自社の従業員しか閲覧できないような設定を行えることが必須です。

情報を一元管理し、社内のコミュニケーションの問題を解決しよう

今回は、社内ポータルとは何かや社内ポータルに必要な機能、導入メリットなどを紹介しました。

組織が大きくなると、必要な情報がどこにあるかわからない、チーム内での仕事の進捗がどうなっているのかわからないといった問題が必ず発生するため、どこかのタイミングで情報管理やコミュニケーション設計に力を入れることが求められますので、早めに取り組むことをオススメします。

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