THANKS GIFTで「情報の一元管理」「感謝の伝え合い」の仕組みを構築

理事長・院長 / 中村 徹 様

「感謝の言葉を伝え合う」法人の方針で導入を決定。サーベイで従業員のコンディションの把握も実施

-THANKS GIFTの導入を決めたきっかけや背景を教えてください。

中村様：従業員のコミュニケーションや人間関係で問題が発生し、より良い組織を作るために、年度の方針の1つに「感謝の言葉を伝え合う」ことを掲げ、その一環でTHANKS GIFTの導入を決めました。
感謝の気持ちは思っていても言葉で伝えることは難しいです。
THANKS GIFTは感謝を伝え合うためのツールで業務の一環で利用するため、感謝の言葉を送ることに恥ずかしさや抵抗が少なくなり、素直に感謝を伝えやすいのではないかと思って、活用を開始しました。

 

-コンディションサーベイもご利用いただいていますが、どのような目的で導入されたのでしょうか。

中村様：コンディションサーベイは、実際に活用すると組織のどのような課題が可視化されるのかをまずは見てみたいとお試しで利用を決めました。
以前は、設問数が多い従業員サーベイを試しましたが、従業員の負担が大きくて大変だったため継続利用できないことがありました。それに対してコンディションサーベイは、設問が5問なので、気軽に回答できるのが良いと感じています。
点数が低い人をフォローする仕組みについてはこれから考えていきます。

 

掲示板やチャット、フォーム機能を活用し、THANKS GIFTにあらゆる情報を集約

-THANKS GIFTのフォームの機能を活用して、安否確認や意見箱の仕組みを用意しようとしていると伺ったのですが、どのような背景で実施しているのでしょうか。

中村様：法人内の体制構築の必要性から、THANKS GIFTのフォーム機能を活用できるのではないかという事で、安否確認や法人内意見箱については、フォーム機能で仕組みを構築し、同時にルールの整備を進めています。
個人情報が入っている情報以外については、全てTHANKS GIFT内に集約していく方向性で活用していく方針で動いています。
法人全t内への連絡、勉強会の資料や動画、紙で共有していた資料などは原則、THANKS GIFTの掲示板にアップして、アナログからデジタルへの移行を進めていきます。

また、チャットについても現在法人内ルールを決めながら構築していますが、いずれは業務のやり取りもTHANKS GIFT内のチャットで行い、一元化できたらと思っています。

▲THANKS FORMの活用例。災害時の安否確認等で利用いただいており、今後、相談窓口としての利用もご検討されている。

 

-病院・施設の中では、スマートフォンの利用が難しい印象があるのですが、どのような環境やルールの整備を行っているのでしょうか。

中村様：まずは、従業員の負担無く、誰でも情報にアクセスできるように施設内のWi-Fi環境を整備しました。
他には、スマートフォンを利用できる時間や場所・利用用途を制限し、患者様・利用者様・ご家族の方からおかしな目で見られないように意識すること、周りに一声かけてから利用する等のルールも定めています。
今後、運用していく中で、問題が発生するようであれば運用を見直すことを決めた上で利用を開始していく予定です。

▲THANKS CHATの活用例。日常の業務連絡をメインに行う。

 

代表や管理職が思いを持って積極的に活用することによって高い利用率を維持できている

-利用率や稼働率が90%程と、従業員の方が積極的に利用されているようですが、従業員の方に利用を浸透させていく上で工夫されたことがあれば教えてください。

中村様：特別に工夫して実施したことはありません。
稼働率が高い要因の1つとしては、代表の私が感謝を伝えることをとても大事に思っていて、THANKS GIFTを利用することに強い思いがある為かもしれません。
また、私を含め上の役職者がサンクスカードを積極的に送っていることが、従業員の利用の背中を押している部分もあるかもしれません。

従業員の感謝のやり取りは、周囲の人間をポジティブな気持ちにさせる

-THANKS GIFT導入後、どのような変化や効果がありましたか。

中村様：THANKS GIFT導入後、まだ定量的な数値の変化までは測定できていません。
ただ、THANKS GIFTで活発にやりとりしている部署は雰囲気が良いので、THANKS GIFTの活用度と部内の雰囲気の良さは関連性があるということは分かってきました。
また、従業員の方がTHANKS GIFTを使って感謝のやり取りをしていることを見るのは嬉しい気持ちになりますし、同様に他の人のやり取りを見て嬉しい気持ちになる方がいるのであれば、他の複合的な効果も出ているのではないでしょうか。

リファラル採用の促進や情報の一元管理化を進めつつ、従業員の幸福度が高まる運用を行っていきたい

-THANKS GIFTで今後さらに強化していきたいことを教えてください。

中村様：これから採用活動の強化策の1つとして、紹介奨励の制度を開始する予定です。

本日の打合せで、THANKS GIFTを活用してリファラル採用に繋げている事例や取り組みについて知りましたので、紹介奨励制度と上手く絡めてリファラル採用を促進する仕組みが作れないか考えてみます。
また、THANKS GIFTのチャットやフォーム、掲示板などの機能を活用して、法人内の情報の一元管理する取り組みについては引き続き強化します。

THANKS GIFTの利用によって、従業員同士のコミュニケーションが活性化され、当法人で働き続けたいと思ってもらえる方が増えること、従業員の満足度や幸福度を高めることを目指して運用を続けていきます。

 

-中村様、インタビューにご対応いただきありがとうございました。さらに効果を感じていただけるよう、引き続きサポートさせていただきます。