社内SNSとは？－機能、メリット、運用のコツ－

社内SNSとは？

社内SNSとは、企業内の利用者が参加するオンラインコミュニティーサービスのことを指します。対応デバイスが豊富であることや、場所を選ばずに使うことができるので、通常のオフィス勤務だけでなく、昨今ではテレワーク時の情報共有やコミュニケーション促進を目的として導入する企業も増えています。

社内SNSの主な機能

社内でのコミュニケーション促進を目的としたサービスが多いため、多くの場合主に以下の3つの機能を備えています。

◆チャット機能
個別のメンバー同士でテキストを使った会話のようなやり取りができます。メールよりも簡易的かつタイムリーにでやり取りができるのでちょっとした確認や報告、相談などが簡単に行えます。

◆グループ機能
プロジェクトや部署、部門など目的に応じたグループ間でのチャットを行うことができます。タスクの管理やスケジュールの調整、進捗の確認などそのグループの全員が把握しておきたいことをもれなく共有することが可能です。

◆ファイル共有機能
業務連携に必要な資料をアップロードすることでカンタンに共有することができます。また、最近ではテキストや画像のファイルだけでなく動画の共有ができるものも増えてきています。
また、高機能な製品ではオプションにはなりますがSFAやCRM、その他のプロジェクト管理ツールなどとの連携が可能なものもあります。

社内SNS導入の目的

企業で抱えている課題は様々ですが、多くの場合以下のような目的をもって社内SNSの導入を決定しています。

◆チームワークを活性化させたい
社内SNSを導入する目的で特に多いのは、社内コミュニケーションを活性化させたいというものです。メールでのコミュニケーションは一対一になりやすく、関係者をccに入れていたとしても、宛先が他者である場合には自分事として受け入れられにくいというデメリットがあります。社内SNSであれば、フラットな場でグループ参加者全員が発言を閲覧でき、気軽にコミュニケーションをとり合える環境を作ることができます。

◆情報共有を簡易化したい
個別の社員が持っているノウハウやナレッジは、企業にとっての大きな資産となります。しかし、メールや電話といった従来のコミュニケーションツールでは情報共有の際に、「むら」が出来たり「いきわたらない」ということが起こったりします。

社内SNSなら情報やノウハウ、参考資料などを、グループ内の全社員が閲覧し、必要に応じて参考にすることが可能です。不明な点などについてもチャットで質問することで皆に共有できます。日々の気づきや重要なナレッジを気軽に共有できる環境を作ることで、全社的な課題の改善につなげることもできるのです。

◆場所や時間にとらわれずに連携したい
多拠点の場合における遠方同士でのやり取りや、テレワークなど多様な働き方など、皆が同じ時間同じ場所で働くことだけが主流ではなくなってくる中で、生産性の維持及び向上のためシームレスな連携を目指すというものです。

社内SNS運用の課題

社内SNSの活用によって手軽にコミュニケーションをとれるようになるメリットがある反面、気を付けるべきこともあります。

例えば、過度なコミュニケーションはかえって疲れる要素にもなります。
「返信しなければならない」「リアクションをしなければならない」というプレッシャーを感じる方もいるかもしれません。また、発信する側としては何の反応もないと「伝わっているのかな？」と不安になります。
とはいえ、すべてに丁寧に返信を返したり、リアクションを行ったりしていては、せっかくコミュニケーション簡易的にしたのに、かえって工数がかかってしまうことになりかねません。

逆にコミュニケーションが少なすぎてしまうことでモチベーションが下がってしまう可能性もあります。業務的な確認・報告や、事務的な連絡ばかりになってしまって、対面でのコミュニケーションのように雑談したり、承認や賞賛、応援を気軽に出来なくなってしまうと張り合いがなくなり、仕事に前向きにに取り組む気持ちが低下してしまうこともあります。
何にどこまでどんなふうに対応するのが適切なのか、利用する全員の認識があっている状態にする必要があります。

社内SNSで社内文化を醸成しよう

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