コミュニケーションの種類とは？職場での活用方法と合わせて紹介

テレワークや在宅勤務など働き方の多様化により、職場でのコミュニケーションの重要性に注目が集まるようになりました。
コミュニケーションは大きく3種類に分けることができ、うまく使い分けることで業務改善や生産性やモチベーションの向上が期待できます。
今回は、コミュニケーションの種類と、職場での活用事例について紹介します。

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コミュニケーションの種類1：口頭

口頭でのコミュニケーションは、会話や手話など言葉を使った伝達です。
ビジネスの場だと、電話や会議、プレゼンテーション、Web会議、対面での会話などが該当します。
効率性に優れており、非言語コミュニケーションや文章を使ってサポートすることで、より高い効果が期待できます。
相手に自分の考えを伝えるためには、自信を持って覇気のある声で話すとよいでしょう。
さらに、伝えるだけでなく相手の話を聞くスキルも必要です。
対面の会話だけでなくプレゼンテーションや会議の場でも、傾聴力を磨いておくことがコミュニケーション力を高めることにつながります。

コミュニケーションの種類2：非言語

非言語コミュニケーションは、言葉以外で行うコミュニケーションです。
非言語コミュニケーションには、3つの種類があります。
まずは声です。声といっても、相手が話す内容ではなく、声の大きさやトーンを指します。
例えば、相手の声がいつもより小さくトーンが低ければ、機嫌が悪いのかなと推察することが可能です。
反対に、早口で話す様子を見ると、ワクワクしながら話しているのかな、時間がないのかなと考えることができるでしょう。
このように、相手の声の大きさやトーン、速さなどで相手が伝えたいことや状況を深く理解できます。

また、身体動作も非言語コミュニケーションに該当します。
身振りや視線、瞳孔の収縮、表情など身体を動かすことで相手に意思を伝えます。
例えば、驚いたときに目を見開く表情をしたり、同意を示すために首を縦に振ったりといった動作です。
文化が異なる人同士でも伝わりやすいというメリットがあります。

さらに、環境も非言語コミュニケーションです。
温度やインテリア、照明などを活用し、相手に与える印象を変えることができます。
例えば、飲食店では食事がおいしく見えるよう、暖色系の照明を使うことが多いといわれています。
これらの非言語コミュニケーションは、口頭や文章でのコミュニケーションと組み合わせて使うことで補完する効果を期待できます。

コミュニケーションの種類3：文章

文章は、パソコンでの入力や印刷など数字や文字を伝えるための方法です。
情報が記録できるため、後から参照できます。
対面でのコミュニケーションとは異なり、相手のしぐさや表情をもとに言葉を選ぶことができません。
そのため、文字のみで相手に理解してもらえるよう、表現に工夫や配慮が必要です。
例えば、主語と述語を必ずつけるよう、意識して文章を作成します。
誰が主体となっており、どのような結果になったのかを明確に伝えるよう意識するとよいでしょう。
また、限られた時間内で相手が情報を整理できるよう少ない文字数で相手に伝わるよう、文章構成や文章量の工夫が必要です。

職場でコミュニケーションを活用する例

1.社内報

文章によるコミュニケーションを活用する方法のひとつとして挙げられるのが社内報です。
多くの場合、社内報には連絡事項や社内の出来事を掲載しています。
かつては新聞や冊子の状態で配布されていましたが、近年では社内SNSやメルマガ、動画配信という形式をとっている企業も少なくありません。
定期的に発行することで、従業員や職場についてより深く知ることを目的としています。
企業の規模が大きくなるほど従業員同士の面識は薄くなり、場合によっては他部署は誰がどのような仕事をしているのかを全く知らないということもあります。
社内報によって、最新の業績や会社のニュース、社員紹介などを行うことで、組織に対する所属意識が向上し、コミュニケーションが円滑化するという効果が期待できます。

2.社内SNS

また、社員のみで運用する社内SNSを活用するケースもあります。
多くの場合、社員のみがアクセスすることができ、業務に関する情報や出来事をアップロードします。
企業によっては、社内イベントや社内サークルなど業務外のことも載せています。
社内報は一方的な情報共有であるのに対し、社内SNSは誰でも情報発信できるため積極的に利用しやすいツールです。

3.グループウェア

似たような活用例として、グループウェアも挙げられます。
スケジュール共有やToDo管理、掲示板、メッセージ、ファイル共有などの機能があり、組織内の業務効率化やコミュニケーション促進、情報共有が目的です。
離れた場所でもリアルタイムで情報共有が可能なため、業務がスムーズになります。

4.社内イベント

口頭でのコミュニケーションや非言語コミュニケーションを活用する方法としては、社内イベントが挙げられます。
例えば、従業員の家族を社内に招待したり、スポーツ大会を行ったりといった内容です。
業務とは無関係の場面で交流をすることができ、業務中にはかかわりのない役員と従業員の心理的距離が縮まるというメリットがあります。

5.1on1

上司との関わりを増やすという点では、1on1ミーティングもよく用いられる方法です。
上司と部下が1対1で対話することで、コミュニケーションの活性化が期待できます。
対話により部下の能力を引き出していくことが目的で、週に1度20分など定期的に実施するのが特徴です。

6.社員食堂

対話が自然に行われるように、社員食堂の形態を工夫している企業もあります。
社員が食事をしたりお茶を飲んだりしながら気軽に話せるよう、クッションを置いたり小上がりのようなスペースを用意したり、カフェやバーという形態にしたりといった工夫が考えられます。

7.社内表彰・ピアボーナス

3つのコミュニケーションを複合的に活用する方法としては、社内表彰やピアボーナスがあります。
組織や社会に貢献したり、優れた功績をあげたりした従業員を企業が表彰したり、従業員同士で報酬を送り合います。
表彰やピアボーナスにより、普段目が行きにくい人の働きに目が行き、会話の機会が増えたり従業員がモチベーションアップします。
リアルタイムで賞賛し合えるツールを導入すれば、感謝の気持ちを伝えたり褒めたりするハードルが下がり、積極的に活用されるでしょう。

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今回は、コミュニケーションの種類と、職場での活用事例などについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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