コミュニケーションが苦手な場合の克服方法と企業で支援できる内容とは？

組織における仕事を効率よく進めるためには、従業員同士の円滑なコミュニケーションが不可欠です。
しかし、すべての従業員がコミュニケーションを得意とするわけではなく、中には他人との折衝に強い苦手意識を持つ人もいます。
今回は、コミュニケーションが苦手な場合の克服方法と企業側としてできる支援施策について紹介します。

コミュニケーションが苦手な人の特徴

有効な施策を打ち出すためには、まずはコミュニケーションが苦手な人の特徴を知っておくことが大切です。
コミュニケーションが苦手な人には、主に次のような特徴が見られます。

1.自分に自信がない

コミュニケーションに対する苦手意識の原因の多くは、自分への自信の無さにあります。
質問に対して明確に答えられなかった、自分の発言で他人を不快にさせてしまった、などの過去の失敗経験がトラウマとなっている人が多くいるようです。
そのため、相手の反応を過度に気にしすぎてしまう、嫌われるのを恐れて自己主張できないなどの理由で人との交流を避ける傾向が見られます。

2.自分の話ばかりしてしまう

双方向のやり取りが苦手で、気付くと相手の話を何でも自分の話に置きかえてしまう人も少なくありません。
相手の話にどうにか共感しようとした結果、自分の話にすり替えてしまいます。
本人に悪気はなくても、周囲からは「マイペースで協調性がない人」「空気が読めない人」というレッテルを貼られてしまいがちです。

3.話の内容をまとめられない

長々と話す割に相手に話のポイントを伝えられない、質問に対してとんちんかんな回答をしてしまうなど、話の内容をきちんと整理できない傾向もあります。
「うまく伝わらなかった」「相手をイライラさせてしまった」と自己嫌悪に陥り、ますますコミュニケーションへの苦手意識が強くなってしまう場合も多いでしょう。

4.もともと人見知りである

もともと人見知りで無口なタイプであり、自分から相手に話しかけられないというのも、コミュニケーションが苦手な人の多くに共通する点です。
「知らない相手に心を開けない」「特に話したいことがない」「話しかけた後で会話が続かなくなるのが怖い」など、理由はさまざまでしょう。
自覚はなくても周囲からも、「笑顔が少なく寡黙」「話しかけづらい」と敬遠されている可能性があります。

コミュニケーションが苦手な場合の克服方法

コミュニケーションへの苦手意識を克服する方法を見ていきましょう。
次の4つは、比較的誰でも実践しやすい方法ですので社員教育などを通じて、社内に浸透させてください。

1.上手な人のやり方を真似る

職場の中に一人くらいは、社交的で誰からも信頼されている社員がいるものでしょう。
その人の話し方や話すときの表情・態度をよく観察してみましょう。
相手の目を見て話している、下の名前を呼んで話しかけているなど、好感を持たれるポイントがあるはずです。
この人みたいになりたいというモデルを見つけて、真似をしていくことはコミュニケーション上手になる近道の一つです。

2.相手の話に関心を持つ

聞き役に回って相手に話してもらうことも大事です。
自分とは異なる意見や価値観であってもすぐに拒否せず、相手の話を奪わず最後まで聞く努力をしましょう。
「適度に相槌を打つ」「質問をする」などの行為によって、自分が関心を持っていることを相手にも伝えられます。

3.論理的に話す

言いたいことが伝わらないという自覚がある場合は、一度頭の中で整理してから話す癖をつけるようにしましょう。
特に、ビジネスの場では、「話の内容や展開について、論理的に話す」ことを心がけておくと良いでしょう。
特に、忙しいマネジメントには、「先に結論を伝える」「イエスかノーを明確にする」ようにして、無駄な時間を取らせないようにする配慮が求められます。

4.笑顔を心がける

笑顔はコミュニケーションの潤滑油になります。
普段から微笑を絶やさず、相手から話しかけやすい雰囲気をつくっておくことも大切です。
口角を上げるように意識するだけでも、印象は大きく変わってきます。

社内コミュニケーション改善のための支援施策

最後に、組織としてできる支援施策を紹介します。
人とのやり取りを苦手とする社員が目立つ、そのために社内調整が難航するなど、社内におけるコミュニケーション課題を解決するための参考にしてください。

1.定例ミーティングの活用

コミュニケーションが苦手な人は、自発的な発言を避ける傾向があります。
部署やチームの定例ミーティングを実施する、あるいは頻度を増やし、全員が均等に発言できる機会を設けると良いでしょう。
順番に業務の進捗報告をしてもらう、相互理解を深めるために雑談の時間を設けるなど、自社に合うやり方を工夫しましょう。

2.コミュニケーション研修の実施

社員を対象に、コミュニケーションのスキルアップを図る研修を実施する方法もあります。
上司への報連相に役立つロジカルシンキングのスキルを習得させるほか、応用編としてプレゼンテーションやネゴシエーションなどのトレーニングも有効です。
社内研修の場は、仕事で交流のない他部門の社員同士が知り合うきっかけにもなります。

3.組織風土の改善

良いと思ったことを誰もが自由に発言できるように組織風土を改善していくことも大事です。
まずは現状の風土を把握しましょう。
重点的にチェックしたいのは「上下関係が厳しすぎないか」「ミスを非難する習慣がないか」「社員同士が本音を言い合える関係と環境が構築されているか」などの点です。
他人に対して警戒心が強い社員でも、素直に自己開示できる心理的安全性の高い職場づくりを目指しましょう。

4.コミュニケーションアプリの活用

社員同士が気軽に賞賛・感謝を伝え合える「サンクスカード」などのコミュニケーションアプリを導入するのも手です。
対面でのコミュニケーションは不得意でも、テキストベースのやり取りならば平気という人は案外多くいるものです。
テキストには、ゆっくりと考えてから発言できる、自分のタイミングで行えるなどの面があります。
コミュニケーションアプリによって日常的にポジティブなやり取りが促進されれば、社内のコミュニケーションも活性化されるでしょう。
良好な人間関係が構築されれば、対面でのコミュニケーションも円滑になるはずです。

職場のコミュニケーションを活性化させて、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、コミュニケーションが苦手な場合の克服方法と企業側としてできる支援施策などについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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