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社内ポータルツールとは？導入メリットや主要機能、おすすめツールを紹介
社内ポータルツールは、社内の情報管理やコミュニケーションの課題を解決し、業務効率化と従業員エンゲージメント向上を同時に実現できるツールです。
リモートワークの普及やDX推進が加速する中、多くの企業が社内ポータルツールの導入を進めています。
しかし、社内ポータルツールと一口に言っても、その種類は多様です。
「どのツールを選べばいいかわからない」「導入したものの使われていない」といった声もよく聞かれます。
本記事では、社内ポータルツールの導入メリットや主要機能、選び方のポイント、おすすめツールなどについて紹介します。
もくじ
社内ポータルツールとは？
社内ポータルツールとは、社内の情報やシステムを一元的に集約し、従業員が必要な情報やサービスにアクセスできるプラットフォームのことです。
企業内の「情報のハブ」として機能し、業務効率化と社内コミュニケーション活性化を実現します。
従来は社内イントラネットと呼ばれることも多かったですが、近年ではクラウド型のツールが主流となり、スマートフォンからのアクセスにも対応したモダンな社内ポータルツールが増えています。
社内ポータルツールの主な役割
社内ポータルツールは、次のような役割を果たします。
情報の一元管理
社内規程、マニュアル、ナレッジ、お知らせなど、散在しがちな情報を一箇所に集約し、従業員が必要な情報にすぐにアクセスできる環境を提供します。
業務システムへの入口
勤怠管理、経費精算、ワークフローなど、各種業務システムへのリンクを集約し、従業員が複数のシステムを探す手間を削減します。
コミュニケーションの促進
社内SNS機能や掲示板機能により、部署を超えた情報共有やコミュニケーションを活性化します。
社内ポータルツールが注目される背景
近年、社内ポータルツールへの注目が高まっている背景について紹介します。
リモートワークの普及
新型コロナウイルスの影響により、リモートワークが急速に普及しました。
オフィスに出社しなくても社内情報にアクセスできる仕組みが必要となり、クラウド型の社内ポータルツールの需要が高まりました。
情報の分散化による非効率
企業内では、メール、チャットツール、ファイルサーバー、グループウェアなど、複数のツールが乱立しがちです。
情報が分散することで「どこに何があるかわからない」という状況が生まれ、生産性低下の原因となっていました。
従業員エンゲージメントの重要性
離職率の上昇や人材不足が課題となる中、従業員エンゲージメントの向上が企業の重要課題となっています。
社内ポータルツールは、情報共有だけでなく、企業理念の浸透や社内コミュニケーション活性化によって、エンゲージメント向上にも貢献します。
DX推進の必要性
企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)推進において、社内の情報基盤整備は重要な第一歩です。
社内ポータルツールは、DX推進の基盤となるインフラとして位置づけられています。
社内ポータルツールの主な機能
社内ポータルツールの主な機能について紹介します。
1.お知らせ・ニュース配信機能
全社員向けのお知らせや部署ごとのニュースを配信できる機能です。
重要度に応じた表示や、既読・未読の管理、プッシュ通知などの機能により、確実に情報を届けることができます。
2.社内SNS・掲示板機能
社内版のSNSとして、従業員同士がコミュニケーションできる機能です。
部署を超えた情報共有や、プロジェクトごとのグループ作成などが可能です。
いいねやコメント、カテゴリ作成なども可能です。
3.文書・ファイル管理機能
社内規程、マニュアル、テンプレートなどの文書を一元管理できる機能です。
バージョン管理やアクセス権限設定により、適切な文書管理が実現できます。
4.ワークフロー機能
稟議、申請、承認などの業務フローを電子化する機能です。
紙ベースの申請業務をデジタル化し、業務効率を大幅に向上させます。
5.スケジュール・カレンダー機能
個人やチームのスケジュールを共有・管理する機能です。
会議室予約機能と連携することで、施設管理も効率化できます。
6.社内検索機能
ポータル内の情報を横断的に検索できる機能です。
検索エンジンにより、必要な情報に素早くアクセスできます。
7.組織図・社員名簿機能
組織構造や社員情報を一元管理し、検索できる機能です。
特に大きな組織では、社員同士の顔と名前を覚えるのに役立ちます。
8.ダッシュボード・パーソナライズ機能
従業員ごとに表示内容をカスタマイズできる機能です。
役職や部署に応じて必要な情報を表示することで、利便性が向上します。
9.アンケート・投票機能
社内アンケートや意識調査を実施できる機能です。
従業員の声を集め、組織改善に活かすことができます。
10.外部システム連携機能
既存の業務システムやクラウドサービスと連携する機能です。
シングルサインオン(SSO)により、複数システムへのログインを簡素化できます。
社内ポータルツール導入のメリット
社内ポータルツールを導入することのメリットを7つ紹介します。
1. 情報へのアクセス性向上
必要な情報が一箇所に集約されることで、従業員は情報を探す時間を大幅に削減できます。
1つのツール内に情報が集約されることによって、従業員の情報検索やバックオフィスの問い合わせ対応の削減などに繋がります。
2. 業務効率の向上
ワークフロー機能により申請・承認業務が電子化され、紙ベースの業務と比較して処理時間が大幅に短縮されます。
また、各種システムへのアクセスが一元化されることで、システム間の移動時間も削減できます。
3. 社内コミュニケーションの活性化
社内SNS機能により、部署や拠点を超えたコミュニケーションが促進されます。
特にリモートワーク環境では、オフィスでの偶発的な会話が減少するため、ツールを通じた積極的なコミュニケーションが重要になります。
4. 従業員エンゲージメントの向上
経営層からのメッセージ配信や、社内イベント情報の共有により、従業員と組織とのつながりが強化されます。
また、従業員同士の相互理解が深まることで、帰属意識や満足度も向上します。
5. コスト削減
ペーパーレス化による紙・印刷コストの削減、業務効率化による人件費削減、情報検索時間の短縮による機会損失の削減など、多方面でコスト削減効果が期待できます。
6. テレワーク・ハイブリッドワークへの対応
クラウド型の社内ポータルツールであれば、場所を問わずアクセスできるため、テレワークやハイブリッドワークの実現に不可欠です。
スマートフォン対応により、移動中でも情報確認が可能になります。
7. セキュリティの強化
適切なアクセス権限設定やログ管理により、情報漏洩リスクを低減できます。
特に、社外からのアクセスが増える現代においては、セキュアな情報共有基盤が重要です。
社内ポータルツール導入のデメリット・注意点
社内ポータルツール導入にあたって注意すべき点・デメリットについて紹介します。
1.導入・運用コスト
初期導入費用に加えて、月額利用料やカスタマイズ費用などが発生します。
また、運用担当者の人件費も考慮する必要があります。
導入の際は、日々機能やセキュリティ強度がアップされるクラウド型の導入がおすすめです。
2.利用定着の難しさ
ツールを導入しても、従業員が使わなければ意味がありません。
特に年配の従業員やITリテラシーが低い従業員には、利用が定着しにくい傾向があります。
3.情報過多になるリスク
すべての情報をポータルに集約すると、かえって情報が多すぎて必要な情報が見つからなくなる可能性があります。
4.既存システムとの整合性
既に複数の業務システムを運用している場合、それらとの連携や移行作業が発生します。
システム間でデータの不整合が起きないよう注意が必要です。
5.セキュリティリスク
一箇所に情報を集約することで、情報漏洩が発生した場合の影響が大きくなります。
また、不適切なアクセス権限設定により、本来見せるべきでない情報が閲覧されるリスクもあります。
社内ポータルツールの選び方
自社に最適な社内ポータルツールを選ぶために、以下のポイントを事前に確認してください。
1.自社の課題と目的の明確化
まず、社内ポータルツールで解決したい課題と、達成したい目的を明確にします。
確認ポイント
- 情報共有の効率化が目的か
- コミュニケーション活性化が目的か
- 業務効率化が目的か
- 複数の既存システムを統合したいのか
- 特定の部門だけで使うのか、全社で使うのか
2. 必要な機能の洗い出し
目的に応じて、必要な機能をリストアップします。
すべての機能を備えたツールは高額になりがちなので、本当に必要な機能を見極めることが重要です。
確認ポイント
- お知らせ配信機能は必須か
- ワークフロー機能は必要か
- 社内SNS機能は必要か
- ファイル共有機能は必要か
- 外部システムとの連携は必要か
3. 従業員数と予算の確認
従業員数に応じて料金体系が変わるツールが多いため、自社の従業員数と予算を確認します。
確認ポイント
- 利用人数は何名か
- 月額費用の予算はいくらか
- 初期費用の予算はいくらか
- 年間のトータルコストはいくらか
4. 使いやすさ(UI/UX)の確認
どんなに多機能でも、使いにくいツールは定着しません。
実際に操作して、直感的に使えるかを確認しましょう。
確認ポイント
- 画面デザインは見やすいか
- 操作は直感的か
- スマートフォンでも使いやすいか
- 検索機能は使いやすいか
5. 既存システムとの連携性
すでに利用している業務システムやツールとの連携が可能かを確認します。
確認ポイント
- グループウェアとの連携は可能か
- 勤怠管理システムとの連携は可能か
- チャットツールとの連携は可能か
- SSO(シングルサインオン)に対応しているか
- API連携は可能か
6. カスタマイズ性と拡張性
将来的な機能追加や、自社独自の要件に対応できるかを確認します。
確認ポイント
- 画面デザインのカスタマイズは可能か
- 独自機能の追加は可能か
- 従業員数の増加に対応できるか
- 機能のアップデートは定期的に行われているか
7. セキュリティ対策
企業の重要情報を扱うため、セキュリティ対策が十分かを確認します。
確認ポイント
- データの暗号化は行われているか
- アクセス権限の細かい設定が可能か
- ログ管理機能はあるか
- ISMSやプライバシーマークを取得しているか
- 定期的なセキュリティ監査を実施しているか
8. サポート体制
導入時や運用時に適切なサポートを受けられるかを確認します。
確認ポイント
- 導入支援サービスはあるか
- トレーニングサービスはあるか
- 問い合わせ窓口はあるか
- サポートの対応時間は十分か
- マニュアルやFAQは充実しているか
9. 無料トライアルの活用
多くのツールで無料トライアルが提供されています。
実際に使ってみて、自社に合うかを確認しましょう。
確認ポイント
- 無料トライアル期間はあるか
- トライアル期間中に主要機能を試せるか
- 複数の従業員で試用できるか
- 実際の業務で使ってみて評価する
おすすめ社内ポータルツール16選
ここでは、代表的な社内ポータルツールを紹介します。
それぞれの特徴や料金を比較して、自社に最適なツールを選んでください。
Microsoftが提供する定番の社内ポータルツールです。
Microsoft 365と連携し、文書管理、チーム サイト、イントラネット構築などが可能です。
主な特徴
- Microsoft 365との完全統合
- 強力な文書管理機能
- 高いカスタマイズ性
- 大企業での導入実績多数
2. Google Sites
Googleが提供する無料のサイト構築ツールで、社内ポータルとして活用できます。
Google Workspaceと連携し、シンプルな社内サイトを簡単に構築できます。
主な特徴
- 無料で利用可能
- Google Workspaceとの連携
- シンプルで使いやすい
- モバイル対応
3. サイボウズ Office
サイボウズが提供する中小企業向けグループウェアです。
ポータル機能に加え、スケジュール管理、ワークフロー、掲示板など、業務に必要な機能が一通り揃っています。
主な特徴
- 日本企業向けに最適化
- 使いやすいインターフェース
- 豊富な標準機能
- 充実したサポート体制
4. kintone(キントーン)
サイボウズが提供する業務アプリ構築プラットフォームです。
ノーコードで業務アプリを作成でき、社内ポータルとしても活用できます。
主な特徴
- ノーコードでアプリ作成
- 高い柔軟性とカスタマイズ性
- 豊富な外部連携
- コミュニケーション機能
5. Garoon(ガルーン)
サイボウズが提供する大企業向けグループウェアです。
高度なワークフロー、アクセス権限管理、多言語対応など、大規模組織に必要な機能を備えています。
主な特徴
- 大規模組織向け
- 高度なワークフロー機能
- 詳細なアクセス権限設定
- 多言語対応
6. desknet’s NEO
ネオジャパンが提供する国産グループウェアです。
27の標準機能を搭載し、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
主な特徴
- 豊富な標準機能(27種類)
- 使いやすいインターフェース
- 充実したワークフロー機能
- コストパフォーマンスが高い
7. Slack
アメリカのSlack社が提供するビジネスチャットツールです。
社内ポータルというよりコミュニケーションツールですが、各種連携により情報ハブとして活用できます。
主な特徴
- リアルタイムコミュニケーション
- 豊富な外部連携(2,000以上)
- 強力な検索機能
- グローバルスタンダード
8. Microsoft Teams
Microsoftが提供するコラボレーションツールです。
チャット、ビデオ会議、ファイル共有など、リモートワークに必要な機能が統合されています。
主な特徴
- Microsoft 365との統合
- チャット、会議、通話の統合
- 充実したセキュリティ機能
- 大規模組織での導入実績
9. Workplace from Meta
Meta(旧Facebook)が提供する社内SNSツールです。
Facebookに似たインターフェースで、社内コミュニケーションを活性化します。
主な特徴
- Facebook風の使いやすいUI
- 社内コミュニケーション特化
- ライブ配信機能
- モバイルファースト設計
10. Notion
アメリカのNotion Labs社が提供するオールインワンワークスペースです。
ドキュメント、Wiki、プロジェクト管理などが統合され、柔軟にカスタマイズできます。
主な特徴
- 高い柔軟性
- 美しいデザイン
- ドキュメント管理に強い
- テンプレートが豊富
11. Confluence
Atlassian社が提供するチーム向けコラボレーションツールです。
プロジェクト管理ツールのJiraと連携し、技術文書やナレッジベースの構築に適しています。
主な特徴
- Jiraとの連携
- 強力なドキュメント管理
- テンプレート機能
- マクロによる拡張性
12. Talknote(トークノート)
日本のTalknote株式会社が提供する社内コミュニケーションツールです。
社内SNS機能とタスク管理機能を組み合わせ、日本企業に最適化されています。
主な特徴
- 日本企業向けに設計
- シンプルで使いやすいUI
- タスク管理機能
- 既読管理機能
13. TUNAG(ツナグ)
株式会社スタメンが提供するエンゲージメント向上ツールです。
社内制度の運用、社内報配信、サンクスカードなど、従業員エンゲージメント向上に特化した機能を備えています。
主な特徴
- エンゲージメント向上に特化
- 社内制度の運用支援
- サンクスカード機能
- 充実したコンサルティング
14. Tocaro(トカロ)
株式会社伊藤忠テクノソリューションズが提供するビジネスチャットツールです。
高いセキュリティと使いやすさを両立し、大企業でも安心して利用できます。
主な特徴
- 高いセキュリティ
- シンプルな操作性
- ワークフロー機能
- ファイル管理機能
15. WowTalk(ワウトーク)
ワウテック株式会社が提供する国産ビジネスチャットツールです。
使いやすさとセキュリティを両立し、幅広い業種で利用されています。
主な特徴
- シンプルで使いやすい
- 高いセキュリティ
- タスク管理機能
- 組織図・社員検索機能
16. THANKS GIFT(サンクスギフト)
株式会社Take Actionが提供する国産のエンゲージメント向上をさせる様々な機能をオールインワンで提供するツールです。
理念浸透、離職率低下、リファラル採用など多目的で利用されており、社内掲示板機能を活用して、社内ポータルツールとしても活用されています。
主な特徴
- サンクスカードや社内チャットを活用し、コミュニケーションを活性化
- 英語／中国語／ベトナム語／インドネシア語／ミャンマー語に対応
- 社内報やMVP表彰機能を活用し表彰・称賛を行える
- 「社内通貨」や「ポイント」を貯め、連携サービスとの交換が可能
社内ポータルツール導入を成功させるポイント
社内ポータルツールを導入しても、適切に運用できなければ効果は得られません。
ここでは、社内ポータルツールの導入を成功させるためのポイントを紹介します。
1. 導入目的と効果測定指標を明確にする
導入前に、何のためにツールを導入するのか、どのような効果を期待するのかを明確にします。
また、エンゲージメントスコアなどの効果を測定するための指標(KPI)を設定します。
2. 経営層のコミットメントを得る
トップダウンでの推進が、導入成功の鍵となります。
経営層が率先してツールを利用し、その重要性を全社に示すことが大切です。
3. 段階的な導入を行う
いきなり全機能を全社展開するのではなく、特定の部署やプロジェクトでパイロット運用を行い、課題を洗い出してから全社展開します。
段階的導入の流れ
- 小規模なパイロット運用(1〜2ヶ月)
- フィードバックの収集と改善
- 部署単位での段階的展開
- 全社展開
- 機能の追加・拡充
4. 丁寧なトレーニングを実施する
特にITリテラシーが低い従業員に対しては、丁寧なトレーニングが必要です。
集合研修や動画マニュアルの作成、操作ガイドの配布などの施策を実施します。
5. 使いたくなる仕組みを作る
ツールを使うことがメリットになる、使わざるを得ない状況を作ることで、利用を促進します。
社内の様々な情報発信を社内ポータルを通じて行う、申請業務をツール上で完結させるなど、様々な施策を通じて、利用率を上げることが可能です。
6. 継続的な改善を行う
導入後も定期的に利用状況を分析し、課題を把握して改善していくことが重要です。
改善のサイクル
- 利用状況の分析
- ユーザーからのフィードバック収集
- 課題の特定
- 改善策の実施
- 効果測定
7. 情報整理のルールを定める
情報が増えすぎて混乱しないよう、情報の分類方法や命名規則、更新ルールなどを明確にします。
ファイル命名規則、タグ付けルール、古い情報のアーカイブルールなど、管理者側で運用ルールを策定しましょう。
おすすめの社内ポータルツール「THANKS GIFT」
THANKS GIFT（サンクスギフト）は、感謝を贈り合うことで社内コミュニケーションを活性化させ、社内文化を醸成でき組織や社内の生産性向上、エンゲージメント向上に寄与するツールです。
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THANKS GIFT（サンクスギフト）は、感謝や称賛を伝え合うサンクスカードをはじめ、経営者の思いや従業員のコミュニケーションを活性化させるWeb社内報、組織の課題を把握するための組織サーベイなど、組織づくりを行う上で必要な機能を搭載したプロダクトです。
THANKS GIFTで社内コミュニケーションを活性化しましょう
今回は、社内ポータルツールの導入メリットや主要機能、選び方のポイント、おすすめツールなどについて紹介しました。
社内ポータルは、情報の一元管理、業務効率化、リモートワーク推進、コミュニケーション活性化など、現代企業が抱えるさまざまな課題を解決する有効なツールです。
適切なツールを選び、明確な目的を持って導入することで、組織全体の生産性向上と従業員エンゲージメントの向上が期待できます。
『THANKS GIFT』は、エンゲージメントを向上させる上で重要な理念浸透や社内コミュニケーションを活性化させる、Web社内報やサンクスカードなどの機能を搭載した社内コミュニケーションツールです。
『THANKS GIFT』を活用して従業員エンゲージメントや働きがいを向上させる取り組みを開始しませんか？
ぜひ、サービス紹介資料をダウンロードいただき、貴社の社内コミュニケーションの活性化に活用できそうかご確認ください。
