情報共有不足で発生する問題や原因、対策を紹介

仕事は1人で完結せず、他社と協力したり依頼したりされたりする中で進められるため、持つべき情報を共有することは非常に重要です。
コミュニケーションが不足していれば、なんらかのミスや問題などが発生し、大きな問題に繋がる可能性があります。
今回は、情報共有の重要性、不足することによって発生する弊害、その対策などについて紹介します。

社内での情報共有が重要である理由

社内の情報共有には、主に「業務効率や生産性の向上」「意思決定のスピードアップ」「新しい斬新なアイデアを生む」といった効果があります。
情報共有とは、従業員一人ひとりが業務を遂行する中で得た情報を企業全体や各部門、またはチーム内で蓄積・共有し有効活用することです。
社内での情報共有がスムーズに行われれば、業務効率や生産性の向上が期待できます。
さらに、豊富な情報を参考にできるため、意思決定スピードが上がり、新しい斬新なアイデアも生まれやすくなるでしょう。
変化の激しい現代、情報は日々更新されています。
競合他社に勝る事業を展開し拡大させるためには、情報共有を通じて企業の情報力や組織力を高める必要があります。

情報共有が不足することの弊害・デメリット

業務を円滑に進めるために、チームや社内全体での情報共有は非常に重要です。
それでは情報共有が不足することによる具体的な弊害やデメリットを紹介します。

生産性の低下

情報共有が不足すると業務手順やノウハウを持っていない従業員は、業務に関して一から調べなければならず余計な手間がかかり生産性の低下に繋がります。
しかし、業務に関する手順書がすぐ取り出せるように保管されていたり、他の従業員が保有するノウハウをうまく共有できたりすれば、調べる作業が大幅に短縮されるでしょう。
効率化されることはもちろん、仕事の質の低下を防ぎます。
また、トラブルとまではいかないものの、業務中に「ヒヤリハット」が発生することがあります。
このヒヤリハットについても、経験している従業員と事前に情報共有できていれば、初めて担当する従業員への注意喚起となり、結果としてミスの減少を期待できます。

無駄の発生

一般的に、業務に関する手順書やノウハウ書は、業務中の無駄な作業を極力排除し初めて担当する従業員でも効率的にミスなく作業できるようにまとめられています。
しかし、何らかの理由でこれらの情報が共有されないと、本来であれば必要のない無駄な作業が発生してしまう恐れがあります。
また、担当する従業員によって業務のクオリティにばらつきが生じるでしょう。
このような無駄の発生をなくすためにも、業務に関する手順書やノウハウなどの情報を社内で共有できる仕組み作りが必要になります。

ミスや問題の発生

情報の共有が不足すれば、作業ミスやトラブルの発生を招きます。
例えば、業務に関する知識のない従業員が事前に何の情報も得られないまま調べながら作業した場合、熟練従業員と比べて、作業ミスの発生確率は上がってしまうでしょう。
また、顧客から納品する商品数を増やしてほしいと連絡があったのに、情報共有の不足で現場に情報が伝わらなければ、納期までに商品を準備できない事態に陥ってしまいます。
もし、その後の対応を間違えれば企業に対する信用は失墜し、最悪の場合は損害賠償責任を負うリスクも発生しかねません。
このようなミスやトラブルは、情報の共有を行うことで回避できます。
情報を共有するだけでなく、情報の内容把握に認識のずれや思い違いなどがないか確認することも必要でしょう。

ノウハウの属人化

情報の共有が不足すれば、個々の従業員による知識の偏り、つまり「ノウハウの属人化」が起こります。
属人化してしまう理由は、従業員同士のコミュニケーション不足や自分の利益を守り優位性を保つためにノウハウをあえて共有しない従業員が少なからず存在するためです。
慢性的な人手不足による、他の従業員に仕事を頼めない、教える時間がないことも要因でしょう。
ノウハウが共有されなければ、特定の従業員しか進められない業務が生まれたり、従業員によって業務の質にばらつきがでたりするため、全社的な業務の質向上には繋がりません。
また、ノウハウを持った従業員が休んだり辞めたりしてしまうと業務が滞り、企業全体にマイナスの影響を及ぼしてしまいます。

チームワーク悪化

企業や組織では、一人で完結する業務はほとんどなく、業務はチームで行なわれます。
中には複数の部門が連携して行う業務も少なくありません。
情報の共有が不足すれば、従業員同士での作業進行と確認に支障が生じます。
情報の伝え方に問題があれば「言った」「言わない」の言い合いとなり、お互い不信感を募らせてしまう恐れもあるでしょう。
これでは、チームワークが悪化してしまいます。
チームワークが悪化すると、さらにコミュニケーションの低下を招くだけでなく、従業員同士の信頼関係もさらに低下します。
これにより、従業員同士でうまく情報が共有できなくなり、伝達もれや本来なら回避できたはずのトラブルが増えてしまいます。
従業員同士、チームや各部門と連携して業務を円滑に進めるためにも、状況共有は大変重要です。

情報共有が不足する原因

企業内で情報共有が不足する原因について紹介します。

情報共有の重要性が理解できていない

従業員が情報共有の重要性を理解できていないことも情報共有不足の原因の一つです。
情報共有には、情報共有ツールを導入し使い方を覚えてもらったり、運用ルールを整備し周知徹底したりするなど、手間と時間がかかります。
そのため、多忙な日頃の業務をこなすことが優先され、情報収集・共有作業の優先順位が低くなってしまいます。
まずは、従業員に対して情報共有がなぜ必要なのか、重要であるかをしっかりと説明することが大切です。
また、従業員の中には、自分の利益を守り優位性を保つために、業務を遂行する中で得たノウハウをあえて共有しない人も少なからず存在します。
そのような従業員には、情報共有の重要性を徹底して理解させ、情報共有を正しく実践してもらう必要があるのです。

情報共有のルールが無い

情報共有のルールが無いことも情報共有が不足する原因になります。
情報共有の重要性を従業員に周知できた後は、情報共有が円滑に進むようなルールを設けましょう。
ルールが明確に設定されれば、従業員は迷うことなく効率的に情報を収集・共有できます。
なお、ルールの中で明確にする項目は以下の通りです。

• どのような情報を共有するか
• どのようなタイミングで共有するか
• どこに共有するか

ルールが曖昧だとあまり意味がないため、具体的なルールを設けましょう。
ただし、逆にルールが細かすぎても運用しにくくなりますので、自社の状況も考慮した、適度なルール作成が必要です。

情報を共有する仕組み・ツールが無い

情報共有の仕組みやツールが無いことも、情報共有不足の原因となります。
情報共有を適切に行うには、いつ・誰に・何を・どこまで伝えるかなどの仕組み作りが大切です。
仕組みが明確になっていれば、従業員は情報共有がしやすくなります。
ただし、仕組みが明確になっても、情報ごとに共有方法や共有場所が異なると、情報共有の抜け漏れや形骸化につながってしまいます。
そこで、必要となるのが、情報を共有するツールを導入することです。
ツールの導入によって情報を共有する場所を固定できたり、必要な情報をテンプレート化したりできます。

情報共有が不足していると思っていない

情報共有が不足しているにもかかわらず、従業員が「十分に情報共有ができている」と思い込んでいるケースがあります。
しかし、周りの従業員に情報が正確に伝わっていなければ何の意味もありません。
これでは、情報共有の運用ルールが整備されたり、ツールが導入されたりして環境が整っていても情報が正しく管理されません。
また、従業員の間で情報共有に関する認識に差があると、トラブルも発生しやすくなります。
特に口頭だけでの情報共有は、すれ違いが生じやすくなるため、注意が必要です。

情報共有不足を解消する方法

情報共有不足は、会社にとって悪影響を及ぼす恐れがあります。
それでは、その情報共有不足は、どのようにすれば解消できるのでしょうか。
情報共有不足を解消する4つの方法を紹介します。

情報共有ツールを導入する

情報を共有する仕組みが明確になっていても、情報ごとに共有方法や共有場所が異なると、抜け漏れや形骸化につながります。
このような事態を防ぐためにも、情報共有ツールの導入は有効です。
ここで、情報共有ツールを導入するメリットを紹介します。

コミュニケーション促進	チャット機能を利用すれば、絵文字などを使って気軽にコミュニケーションが取れます。 また、Web会議システムを利用すれば、対面でなくても相手の顔を見ながら話すことができるのです。
業務効率化	プロジェクトごとにグループを作成できるツールを用いれば、送付ミスを防止できるだけでなく、定型文も不要なため、無駄なくコミュニケーションが取れます。 また、情報共有ツール上で、ファイルを同時に編集できるため、効率的に資料を修正できます。
ノウハウ蓄積	情報共有ツールには、議事録テンプレートが用意されているものが多いため、それを使って手軽にノウハウを蓄積できます。 また、必要なノウハウを簡単に検索できます。

なお、以上のようなメリットがある情報共有ツールをより使いこなすためには、以下の3つのポイントに注意しなければなりません。

• 場面に応じて、使用する情報共有方法を決める
• 自部門だけでなく、関係する他部門へも情報共有できるツールを導入する
• リアルタイムで情報共有可能なツールを導入する

情報共有の重要性を周知する

企業全体で情報共有を実施するためには、従業員に情報共有の重要性を周知する必要があります。
まず実施することは、情報共有の目的やメリットなどを従業員に説明し、理解してもらうことです。
情報共有の重要性が正確に理解できれば、従業員自身が積極的に情報共有に取り組むようになるでしょう。
従業員が情報共有の重要性を理解できなければ、運用ルールを定め、情報共有ツールを導入してもスムーズな運用は実現できません。
そこで、無理やり情報共有を推し進めるのではなく、従業員の意識を変えるところから始めることが大切です。

情報共有に関するルールを定める

従業員同士が、より情報共有を積極的に行えるよう、情報共有の運用ルールを整備する必要があります。
運用ルールを定める際に気をつけるポイントは、以下の通りです。

• 情報の一元管理
• 導入したツールを十分に使いこなす
• 正しい方法で、過不足なく情報共有を行う

次に、運用ルールの例をいくつか紹介します。

• 会議などでは、常に決まったフォーマットで議事録を作成する
• 情報共有は、毎日決まった時間に実施する
• 情報共有ツールで共有する情報をどこまでにするか、範囲を決める

企業内で情報共有を円滑に実施するためには、ルールを定め従業員全員への周知徹底が必要です。
情報共有ツールを導入し運用ルールを整備すれば、情報共有に関して迷う従業員は減り、企業内の情報共有は進むでしょう。

業務以外のコミュニケーションが増える仕組みを設ける

情報共有ツールを導入し、運用ルールを整備・徹底することは、情報共有不足を解消する重要な施策です。
しかし、情報共有不足を招く根本的な原因は、従業員同士のコミュニケーション不足です。
例えば、情報共有を行う際、ツールを使用する場合でも口頭で伝える場合でも、従業員同士で声をかけ合う必要があります。
ところが、職場内の雰囲気が悪く声をかけにくい環境だと、情報共有自体をためらってしまうことも考えられます。
ツールの導入や運用ルールの整備・徹底以前に、従業員同士が円滑にコミュニケーションを取れる環境作りが重要でしょう。
ただし、単に「コミュニケーションを取りましょう」と業務中に呼びかけてもうまくいくものではありません。
強制してはいけませんが、慰労会であったり、レクリエーションを開催したりと、従業員同士が業務以外でコミュニケーションを取れる機会を設けてみてはいかがでしょうか。

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『THANKS GIFT』を活用して、社内での情報共有の仕組みを作りましょう

今回は、情報共有の重要性、不足することによって発生する弊害、その対策などについて紹介しました。
組織の人数が一定数より多くなれば、必ずコミュニケーションに係る問題が出てきます。
企業の成長や状況に合わせて、情報共有がコミュニケーションが取りやすいような仕組みを講じることが必要です。

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