人材要件とは？定義項目や作り方、作成の際のポイントを紹介

優秀な人材を採用するためには、人材要件を定義することが大切です。
人材要件が明確に定義されていると、「採用すべき人物像」がはっきりとするため、チームで採用活動を行う場合も共通認識を持って取り組めます。
今回は、採用活動を成功に導くための定義項目の作り方や作成のポイント、活用方法について紹介します。

人材要件とは？

人材要件とは、企業の理念や今後の事業展開を踏まえて、「どのような人材が必要か」を明確化したものです。
人材要件では、所有しているスキルや資格をはじめ、経験・属性・人柄などを多角的に定義していきます。
採用活動において、優秀な人材を獲得することは会社の成長に欠かせませんが、人材要件がないと「優秀な人材」の捉え方が担当者によって変わってしまうリスクがあります。
会社として共通認識を持ったうえで、採用活動を実施するためにも人材要件の定義は必要不可欠です。

また、採用する人数が多かったり、職種が多岐に渡ったりする会社では、人材要件を複数作成するケースもあります。
複数作成する場合は、採用を担当する部門だけでなく、配属先の部門からも詳細なヒアリングを行い、要件を定義していきましょう。
人材要件がしっかりと定まっていれば、配属後のミスマッチを減らし、退職率を抑える効果も期待できます。
人材要件の定義を適切に行うことは、採用活動を成功されるための重要なポイントです。

人材要件の定義項目の作り方

人材要件の作り方は、それぞれの企業ごとに異なりますが、定義項目は業界・職種を問わず共通して使うことができます。
ここでは、基本的な定義項目の作り方について紹介します。

基本の定義項目

基本の定義項目としては、以下の6つが挙げられます。

• 勤務形態
• 経験
• スキル
• 特性
• 人柄
• 意欲

勤務形態、経験、スキルに関しては、客観的な判断が可能ですが、特性・人柄・意欲は採用担当者の主観的な判断となります。
人材定義は属人的な採用活動とならないために設定されますが、主観的な判断をすべて排除する必要はありません。
たとえば、経歴や条件が理想的な人材であっても、社風とマッチしなければ、配属後に思ったような活躍ができないケースもあります。
定義項目は、将来的な可能性も含めて決めていくのがおすすめです。

定義項目の作り方

定義項目の具体的な内容は、3つのステップで作成していきます。

1つ目は業務の洗い出しです。
既存の業務の場合は、配属先の部門と協力して求める人物像（ペルソナ）を設定していきましょう。
新規事業で採用活動を行う場合は、長期的な経営計画をもとに人材要件を定義していく必要があります。
「3年後には事業規模を5倍にしたい」という目標があれば、「社内教育を担当してきた経験」や「面倒見の良い人柄」など、将来を見据えた採用活動を行うことが重要です。

2つ目はコンピテンシーの分析です。
コンピテンシーとは、トップセールスなどの会社の利益に大きく貢献する社員に共通する行動特性を指す用語です。
パフォーマンスの高い社員の行動特性を分析し、共通点を見つけることができれば、それを採用活動に活用できます。
同じ行動特性を持つ人を採用することで、パフォーマンスの高い社員と同様の活躍が期待できるでしょう。

3つ目は定義項目の言語化です。
求めるスキルとして、「ヒアリング力」を設定した場合、どのように評価するかを明文化していきます。
たとえば、採用活動としてグループディスカッションを行う場合、発言力がある人が評価されがちですが、「相手の意見を遮らず真摯に耳を傾けていた」「相づちを打って共感する姿勢を見せていた」など、具体的な行動例を提示することで、ヒアリング力のある人材の見落としを防ぐことができます。

人材要件を作成する際のポイント

人材要件を作成するためのポイントとして、優先順位付けが挙げられます。
優先順位付けを行う際は、まず「MUST」と「WANT」に区別をする方法がおすすめです。
MUST要件とWANT要件の設定基準は企業規模や採用方針によっても異なりますが、ここでは1つの例として作成方法を紹介していきます。

MUST要件では、絶対に譲れない定義項目を決めていきます。
たとえば、営業職を募集する場合はコミュニケーションスキル、技術職を募集する場合は専門学科の卒業などがMUST要件となるでしょう。
WANT要件では、できれば備わっていてほしい条件を加えていきます。
経理部門であれば日商簿記2級の取得、法務部門であれば法学部卒などを、WANT要件とすることができます。

MUST要件とWANT要件が作成できたら、次に最も重視したい要件から順番に優先度を決めていきます。
採用活動では、応募した人材を比較する場面が必ずあります。
「Aさんは業務に必要なスキルを身につけている」「Bさんは業務の特性にマッチしている」といった場合、どちらの人材がふさわしいか判断に迷うことがあるかもしれません。
そんなとき、優先順位付けができていると属人的な判断ではなく、明確な基準で選ぶことが可能となります。
先ほどのAさんとBさんのケースでは、「Aさんは優先順にが最も高いMUST要件のスキルを身につけている」と分かれば、「Aさん＝最優先で採用すべき人材」として共通認識を持てます。

人材要件を元に採用活動を行う際の注意点

人材要件の定義は、優秀な人材の採用には欠かせません。
けれども、要件を作り込みすぎてしまうと似たような人材ばかりが集まってしまい、多様性が失われてしまう可能性もあります。
採用活動における共通認識としては非常に有効ですが、人物像（ペルソナ）を縛り付けすぎないようにすることも大切です。

また、基本の定義項目でも紹介した「意欲」は、重視したいポイントとなっています。
どれだけ要件にマッチしている人材であっても、意欲がなければ長く働くことは難しいかもしれません。
採用活動では「どうしてこの会社で働きたいのか」「この会社でどのように成長したいか」といったビジョンを確認することで、応募者の熱意を測れます。
採用活動を成功に導くためには、まず企業の理念や事業展開に沿った人材要件を作成することが重要です。
人材要件では、客観的な判断基準だけでなく、担当者の主観による評価項目も残しておくことで、幅広い人材の確保につながります。
人材要件を上手に活用しながら、企業にとっても応募者にとっても、より良い採用活動を目指していきましょう。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、採用活動を成功に導くための定義項目の作り方や作成のポイント、活用方法などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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