組織の問題点を発見・解決する方法、よくある問題の事例を紹介

組織の問題点は企業の生産性や従業員の士気に直結しているため、早く問題を発見し、課題に取り組んでいくことが求められます。
今回は、組織の抱える問題の事例や問題の発見方法、解決方法について紹介します。

組織内でよく発生する問題

組織によく見られる問題の事例としては「離職率が下がらない」「人材が育たない」「従業員間のコミュニケーションがとれていない」「思うように営業成績が上がらない」などがあります。
これらの問題は単体で起こるのではなく、複合的に起こることが多いです。

例えば、離職率が高く若手社員が入社してもすぐにやめてしまう状況では、人材が育ちませんし、新たに人を採用するための工数が必要になるため、企業の生産性が低下することにもつながります。
また、若手社員が定着しない理由として、従業員間のコミュニケーションが円滑にとれていないことや、高すぎる営業目標を課せられていて士気が低下していることもあるでしょう。
管理職から見ると、なかなか会社の経営理念が若手社員に理解してもらえないという悩みがあるかもしれません。

これらも問題は多くの企業が遭遇するものですが、放置しておくと企業の生産性を下げることにつながるため問題をいち早く発見し、課題を解決することが求められます。

組織の問題を発見する方法

従業員が抱えている問題を発見するには、次のような方法があります。

アンケートを実施する

アンケートを実施するのは、問題を発見するための第一歩です。
アンケートには自由記述欄を設け、従業員が自由に意見を書けるようにしておきます。
また、ITツールを利用して集まった結果を集計し、まとめていくと問題を可視化できます。

面談を実施しヒアリングを行う

定期的に従業員一人ひとりと面談し、ヒアリングを行うのも問題発見につながります。
面談を行う際には、面談の内容が人事評価につながらないようにしないと、従業員から問題を吸い上げることができず、組織の抱えている課題を発見できません。
近年ではITツールを活用して、面談を行う際の匿名性を確保することができるので、そのようにして面談を行うケースもあります。

ブレインストーミングを実施する

複数の従業員、あるいはチームのメンバー全員を集めて自由にアイデアを出してもらいます。
ブレインストーミングでは気軽に意見を言ってもらうことが大切なので、自由に意見が言えるような雰囲気作りが大切です。
近年ではWeb会議ツールなどを利用して、オンラインで実施している企業もあります。

組織の問題を解決する方法

従業員から問題を吸い上げたら、次のような手順を踏んで問題の解決を促します。

問題の原因を探り、課題を見つける

従業員から組織の問題を吸い上げたら、問題点をまとめ、原因の発見に努めます。
このときにマインドマップを活用すると、取り組むべき課題の道筋を見つけることができ、原因を把握しやすくなります。
例えば「なぜその問題が起きたのか」ということをロジックツリーに並べていくことで、問題の根本的な原因や取り組むべき課題が見えてきます。

問題をメンバー間で共有する

組織で取り組むべき問題が見つかったら、メンバー全員と問題を共有しましょう。
問題に対する共通認識を持つことで、チーム全体で課題に取り組む姿勢が決まります。

組織で取り組む課題の焦点を絞る

組織が取り組むべき課題が複数ある場合でも、優先順位をつけて取り組むべき課題を絞ることが大切です。
同じ時期に複数の問題に取り組もうとすると、メンバーの中で優先順位の付け方が異なるなど、効率よく課題に取り組めない場合もあります。
優先順位の高いものから集中的にメンバー全員で取り組むことにより、問題を解決しやすくなります。
取り組むべき課題の優先順位をつける際にも、マインドマップを利用するとよいでしょう。

効果測定と振り返りを実施する

課題に対する効果は必ずすぐに表れるとは限りません。
一定の期間ごとに効果測定と振り返りを繰り返し行う必要があります。
このとき、課題の取り組みによってどのような効果が得られたのか、新たにどのような問題が出てきたのかを検証し、次に生かしていきます。
成功事例や新たな問題については、メンバー間で共有しましょう。

組織課題の解決のために管理職に求められる姿勢

これまで、組織の問題を発見し、従業員とどのように共有し、従業員に動いてもらうかを述べてきましたが、管理職には従業員が適切に課題に取り組めるよう、組織をマネジメントする能力が求められます。
そのためにどのような姿勢が求められるのかを解説します。

従業員との信頼関係を向上する

組織の管理職に求められるのは、従業員との信頼関係を築くコミュニケーション能力です。
「上意下達」のスタイルだと、従業員からの問題を吸い上げるのが難しくなり、従業員と管理職との間に溝ができてしまうケースもあります。
日頃からコミュニケーションをとるのはもちろん、従業員に寄り添う姿勢を見せて士気を高めていくことが大切です。
また、組織全体の結束力を高めるためのコミュニケーションも必要です。
最近ではWeb会議ツールを活用し、積極的にチームの結束を高める機会を設けるところもあります。
管理職と従業員、あるいはチーム内のコミュニケーションがスムーズにとれるようになると、経営理念などを従業員と共有することにもつながります。

従業員の適性を考慮した配置

従業員の悩みが解決しない原因として、従業員の適性がその部署に合っていないケースもあります。
そのような場合、従業員の適性にあった部署に配置することで、従業員が仕事をしやすくなるようにすることも大切です。
従業員一人ひとりからヒアリングを行う際には、組織の問題を究明するだけでなく、その部署での仕事内容が従業員に会っているかどうかを見極める必要もあります。

部署を超えた連携・問題の共有

管理職は部署の中で取り組んだ課題やその事例について、他の部署と共有していくことも求められます。
他部署で起きた問題や成功事例を共有することで、別の問題が違う場所で起きたときにも早期に問題を発見し、効果的に解決していくことが期待できます。

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組織の問題を解決し、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、組織の抱える問題の事例や問題の発見方法、解決方法などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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