人事考課表とは？書き方やコメントのポイントについて紹介

従業員の能力や成果などを評価する「人事考課表」は、昇給や昇進に影響することもある非常に重要なものです。
評価に慣れていない場合、「どう書けば良いのか」「注意するポイントはあるのか」など、分からないことが多く困ってしまう人も多いのではないでしょうか。
今回は、人事考課表の概要や基本の書き方、コメントの際の注意点とポイントについて紹介します。

人事考課表とは？

人事考課とは、従業員の能力や成果などを一定の基準に基づいて上司が評価し、その結果を昇給や昇進、異動や人材育成などさまざまな分野に活用するための評価制度のことです。
人事考課を行う目的は各企業で異なりますが、一般的には「公正な評価をするため」「従業員の能力を客観的に把握するため」「従業員のモチベーションを高めるため」などの目的が挙げられます。
評価者の主観ではなく一定の基準にしたがって従業員を評価することで、従業員の能力や成果を正確に把握し、納得感のある評価を行えるためこれらの目的を達成しやすくなります。

人事考課表は人事考課において使用する専用の表のことを指します。
細かいフォーマットも企業ごとに異なりますが、評価の対象となる項目や評価基準、上司や従業員の記入欄などを設けることが多いでしょう。
このように、わざわざ統一した人事考課表を使用するのは、適切な評価をしやすくするためです。
あらかじめ必要な項目をフォーマット化することで、評価に欠かせない情報を漏れなく把握することができますし、情報の共有化もしやすくなります。
記入すべき内容や評価すべきポイントがわかりやすいため作成もスムーズに進み、記入内容が適切かどうかの確認もしやすいでしょう。
また、記録を残しておくことで、従業員の過去の実績や業務への取り組みなどを正確に振り返れるようになります。
前回の人事考課からどれだけ成長したのかを把握するのにも役立ち、より公正かつ納得感のある評価が可能になるでしょう。

人事効果表と一般的な人事評価制度と何が違うのか疑問に感じるかもしれませんが、やることや目的はほぼ同じです。
人事考課も人事評価も、同じ位置づけのものと考えて問題ありません。
企業により人事評価と呼ぶか人事考課と呼ぶか異なるといった程度の違いしかなく、人事考課表も人事評価表、人事評価シートなどと呼ばれることもあります。

人事考課における3つの評価ポイント

人事考課では、「能力」「成果」「情意」という3つの基準によって評価を行うのが一般的です。

1.能力考課

1つ目の能力考課では、与えられた業務に対してその従業員がどの程度の能力を身に付けたか、どのような能力を発揮したかを評価します。
たとえば、同じ成果を達成した従業員のうち、Aは自分だけで成果を出し、Bは上司や同僚にサポートしてもらいながら成果を出したとしましょう。
この場合、より能力が高いのは当然自分だけの力で成果を出したAであり、能力考課はAのほうが高いという結果になります。
能力は数値で把握できないため、実際にはこのように単純に判断できるものではありません。
判断が難しいポイントなので、明確な基準を設けることが大切です。
どのような企画を考案したか、考案した企画や与えられた業務をどのように実行したか、課題をどのように解決したかなど、項目別に点数を付けるなどして判断すると評価しやすいでしょう。

2.成果考課

2つ目の成果考課は、従業員が設定した目標や成果・売上などの達成度を評価するものです。
あらかじめ定めた目標の達成度なので数値化しやすく、人事考課を左右する大きなポイントになります。
なお、評価はあくまでも数値などの結果を見て判断するものであり、業務への姿勢やプロセスなどは評価に含めない点が特徴です。

3.情意考課

3つ目の情意考課は、成果考課とは逆で普段の業務への姿勢やコミュニケーション能力などを評価するものです。
具体的には、自ら課題を見つけて取り組む「積極性」、周囲と協力したりサポートしたりする「協調性」、自分の業務を完遂しようとする「責任性」、ルールを順守する「規律性」などが評価対象となります。
企業は数多くの従業員が集まってともに働く場所であり、互いの業務が関わり合うこともあるため、従業員が自分のことだけやれば良いというわけではありません。
組織全体が成長するためには従業員の意識を高め、サポートし合う姿勢も大切であることから、情意考課も評価の重要なポイントとなっています。
情意考課も能力考課のように数値化するのは難しく、普段の様子を長い目で観察しなければ正しい評価ができません。
何気ない日常的なコミュニケーションが評価につながるため、評価を行う上司は積極的に従業員と関り、普段の姿勢を把握する必要があります。

管理職向け、人事考課表の書き方とポイント

人事考課表は従業員の昇給や昇進、異動などさまざまな面に影響するものです。
コメントの書き方次第では従業員の将来やモチベーションを左右することもあるため、評価者はくれぐれも慎重に人事評価表に記入するようにしましょう。
注意したい人事考課表の書き方は、主に3点あります。

1.具体的に記載する

考課においてどの点がどのように評価されたのか、評価が低い場合はどのような改善が必要なのかなど、数値や実際の行動などイメージしやすい指標を用いてコメントしましょう。
抽象的な内容にすると、どう行動すれば評価されるのかがわかりにくいため、従業員のモチベーションが下がったり不満を抱かせたりする恐れがあります。

2.良い評価と悪い評価をバランスよく織り交ぜる

圧倒的に優れた従業員の場合は別ですが、一般的な従業員なら褒めるべき点と改善すべき点が混在しているはずです。
褒めるだけ、または批判するだけの評価は公正な内容とは言いがたく、従業員の公平感や納得感も得にくくなるでしょう。
コメントを読み、従業員が喜びや反省を感じるとともに、次に向けた意欲が高まるような内容にするのがポイントです。
そのためには、まず改善すべき点などネガティブな評価から書き始め、最終的には本人の能力や成果を認めるポジティブな評価で締めくくるという流れがおすすめです。
ネガティブなコメントで終わるよりも、ポジティブなコメントで終わるほうが全体的により良い印象が残り、従業員のやる気を引き出しやすくなります。

3.評価される従業員の気持ちに配慮する

仮に思わしくない評価だったとしても、ストレートに批判したり叱責したりする書き方はおすすめしません。
辛辣な内容では従業員のモチベーションが一気に下がってしまいますし、評価者との信頼関係も損なわれるでしょう。
その結果、従業員が離職するような事態になれば企業の生産性が低下し、評価者の管理者としての能力も疑われてしまいます。
従業員の人格を否定したり、ほかの従業員と比較したりするなど、必要以上にネガティブな印象を残す評価は避けましょう。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、人事考課表の概要や基本の書き方、コメントの際の注意点とポイントなどについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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