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サンクスカードの効果的な使い方ガイド（従業員と管理者それぞれのマニュアル）
サンクスカードは、従業員同士が感謝の気持ちを伝え合うコミュニケーションツールです。
日々の小さな「ありがとう」を可視化することで、職場の雰囲気を明るくし、従業員のモチベーション向上やエンゲージメント強化につながります。
今回は、サンクスカードをこれから導入する企業の皆様に向けて、従業員側と管理者側それぞれの使い方について紹介します。
もくじ
サンクスカードとは？
サンクスカードとは、仕事の中で感じた感謝や称賛の気持ちを専用のツール内で送り合う取り組みのことです。
従業員同士で感謝を伝え合うことによって、コミュニケーションが取りやすくなったり、社内で良い言動が増えていくサイクルができあがります。
社内コミュニケーション活性化だけでなく、従業員エンゲージメントの向上、離職防止などを目的に導入する企業が増えています。
【関連記事】【最新】サンクスカードツール・アプリ比較21選。特徴、効果まとめ
従業員のサンクスカードの使い方
サンクスカードツールにおいて、従業員側が行うのは主にサンクスカードを送る・確認する操作です。
サンクスカードを送る流れについて下記紹介します。
サンクスカードを送付する方法
ステップ1:ツールにログインする
サンクスカードツールのアプリやWebサイトにアクセスし、企業から付与されたアカウント情報でログインします。
初回ログインの際は、パスワード変更やプロフィール設定を行いましょう。
ステップ2:送りたい相手を選ぶ
感謝を伝えたい同僚や上司、部下を選択します。多くのツールでは、部署や名前で検索できる機能が備わっています。
複数人に同時に送れるツールもありますので、チームでサポートしてくれた場合などに活用できます。
ステップ3:感謝の内容を書く
具体的に何に対して感謝しているのかを記入します。
「ありがとうございました」だけでなく、「〇〇の件でサポートしていただき、おかげで納期に間に合いました」など、具体的なエピソードを添えると、相手により気持ちが伝わります。
ステップ4:カテゴリーやタグを選ぶ(任意)
ツールによっては、感謝の種類を分類できる機能があります。
例えば「業務サポート」「ナイスアイデア」「フォロー」などのカテゴリーを選択することで、後から振り返りやすくなります。
ステップ5:送信する
内容を確認したら送信ボタンを押します。
送信後、相手に通知が届き、サンクスカードを受け取ることができます。
受け取ったサンクスカードの確認方法
サンクスカードを受け取った際は、以下のような対応を心がけましょう。
確認と感謝の返信
受け取ったカードは、ツール内のマイページや通知で確認できます。
可能であれば、受け取ったことへの感謝や簡単なメッセージを返信すると、コミュニケーションがさらに活性化します。
振り返りに活用する
定期的に受け取ったカードを見返すことで、自分の強みや貢献が見える化されます。
自己評価やキャリア開発の参考材料としても活用できます。
サンクスカードの効果的な送り方のコツ
サンクスカードをより効果的に活用するために、以下のポイントを意識しましょう。
- 具体性を持たせる：「いつも助かっています」よりも「昨日の会議資料を急いで作成してくれて助かりました」の方が、相手に気持ちが伝わります。
- タイミングを逃さない：感謝の気持ちは鮮度が大切です。助けてもらったその日、または翌日までに送ることで、印象に残りやすくなります。
- 小さなことでも送る：日常的な気配りやちょっとした手助けにも感謝を伝えることで、職場全体の雰囲気が良くなります。
- 定期的に送る習慣をつける：週に1回等、自分なりの頻度を決めて継続することが大切です。習慣化することで、感謝の視点が自然と身につきます。
管理者のサンクスカードの使い方
管理者側のサンクスカードの使い方を紹介します。
1. 導入準備と初期設定
管理者として最初に行うべき設定や準備について説明します。
システムの初期設定
ツール導入後、まず企業情報や部署構成、従業員情報を登録します。
多くのサンクスカードツールでは、CSVファイルで一括登録が可能です。
従業員の氏名、所属部署、メールアドレスなどの基本情報を正確に入力しましょう。
カテゴリーやタグのカスタマイズ
自社の文化や価値観に合わせて、感謝のカテゴリーを設定します。
例えば「チャレンジ精神」「チームワーク」「お客様第一」など、企業理念や行動指針と連動させることで、求める行動を促進できます。
ーTakeaction社で設定中のサンクスカードに紐づけるコイン（行動指針）
運用ルールの策定
送信頻度の目安や、不適切な使用例などを明文化し、従業員に周知します。
健全な運用のために、ガイドラインを設けることが重要です。
2. 従業員への周知と導入説明
導入をスムーズに進めるための周知方法についてご説明します。
キックオフミーティングの開催
全社または部署ごとに説明会を実施し、サンクスカードの目的や使い方を丁寧に説明します。
実際の画面を見せながらデモンストレーションを行うと理解が深まります。
マニュアルの配布
従業員向けの簡易マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにします。
よくある質問(FAQ)も併せて用意しておくと、問い合わせ対応の負担が軽減されます。
サポート体制の構築
導入初期は、操作方法や使い方に関する質問が増えます。
問い合わせ窓口を明確にし、迅速にサポートできる体制を整えましょう。
3. 運用開始後のモニタリング
導入後は、利用状況を定期的に確認し、必要に応じて改善を行います。
利用状況の把握
管理画面から、送信数、受信数、利用率などのデータを確認します。
部署別や個人別の統計を見ることで、活用度合いを可視化できます。
活性化施策の実施
利用が低調な場合は、キャンペーンの実施やリマインドを行います。
「今月は〇〇部門を応援しよう」といったテーマを設定したり、送信数ランキングを公開したりすることで、参加意欲を高められます。
定期的なフィードバックの収集
従業員にアンケートやヒアリングを実施し、使いやすさや改善点を把握します。
現場の声を反映することで、より効果的な運用が可能になります。
4. データ分析と活用
サンクスカードから得られるデータは、組織改善の貴重な情報源です。
コミュニケーション傾向の分析
誰から誰へカードが送られているかを分析することで、部署間の連携状況やコミュニケーションの偏りが見えてきます。
孤立している従業員や、ハブとなっている人材の特定にも役立ちます。
感謝の内容から組織文化を把握
どのようなカテゴリーが多く使われているかを分析すると、実際に職場で評価されている行動が明確になります。
企業が目指す価値観と実態にギャップがある場合は、教育や啓蒙活動の参考になります。
人事評価への活用
サンクスカードの受信数や内容は、目標管理や人事評価の補完材料として活用できます。
ただし、これを主要な評価指標にすると本来の目的から外れてしまうため、あくまで参考情報として扱うことが大切です。
サンクスカードの長期的な運用のポイント
サンクスカードを企業文化として定着させるために意識すべきことをご紹介します。
経営層からの発信
経営者や管理職が率先してサンクスカードを活用することで、従業員の参加意欲が高まります。
トップダウンでの推進が効果的です。
成功事例の共有
サンクスカードを通じて生まれた良い変化やエピソードを社内報やミーティングで共有しましょう。
他の従業員の参考になるだけでなく、ツールの価値を再認識してもらえます。
定期的な見直しと改善
運用ルールやカテゴリー設定は、固定的に考えず、定期的に見直します。
組織の成長や変化に合わせて柔軟に調整することで、常に最適な状態を保てます。
他の施策との連携
サンクスカードは単独で運用するのではなく、社内表彰制度や1on1ミーティング、チームビルディング施策などと連携させることで、相乗効果が生まれます。
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今回は、サンクスカードをこれから導入する企業の皆様に向けて、従業員側と管理者側それぞれの使い方について紹介しました。
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