コミュニケーションアプリを活用することのメリットと解決できる課題とは?

コミュニケーションアプリを活用することのメリットと解決できる課題とは?

従来の業務中のコミュニケーション手段と言えば、電話、書類の回覧もしくはEメールという方法が一般的でした。
しかし、最近ではより正確かつスピーディーに社員間で意思伝達を行えるコミュニケーションアプリの利用が活発化しています。
今回は、コミュニケーションアプリの活用で生まれるメリットや解決できる業務上の課題について紹介します。

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コミュニケーションアプリの種類

コミュニケーションアプリは様々な機能が備わったものが開発されていますが、大まかなカテゴリーに分けることができます。

ビジネスチャット

まず、社内外のスピーディーなやり取りに活躍するのがビジネスチャットです。
相手に文字を送って用件を伝えるという点ではメールと同じですが、メールのような挨拶文や堅苦しい言い回しが必要なく、コミュニケーションの活性化につながりやすい特徴があります。
さらに、複数人で同時にメッセージのやり取りを行うことも可能です。

グループウェア

グループウェアはその名の通り、特定のグループ間でのコミュニケーションや情報管理を充実させるツールです。
主な機能として、掲示板、ワークフロー、ファイル共有、スケジュール管理、ToDo管理、ビデオ会議などを併せ持っています。
こうした仕様により、複数人が関わる業務で優れた統合管理を実現できます。

社内SNS

社内SNSとは、一般的なオンラインコミュニケーション手段として知られるSNSを、より社内での用途に合わせて開発したものです。
特に公開設定やセキュリティ面などの機能が充実しており、通常業務の枠に囚われない社員間の活発なコミュニケーションが期待できます。

ここまで紹介した3種類の機能を集約させた、オールインワンタイプのコミュニケーションアプリも増えてきています。
オールインワンの中でも、開発者によって重点を置く機能に多少違いがあり、料金プラン次第で利用できる機能に差が設けられているケースもあります。
各社のニーズに応じて、最適なコミュニケーションアプリを選定することが重要です。

コミュニケーションアプリを活用するメリット

コミュニケーションアプリ/サービスを活用することによって以下のようなメリットがあります。

1.社内でオープンなコミュニケーションを実現できる

メールによるコミュニケーションでは、複数人がメーリングリスト上に登録されていても、直接やり取りをしている当事者間を除いてなかなか能動的に発言しづらい側面があります。
メールで発言するには、前置きの文を考えたり、理論的な意見になっているか見直したり、送信完了までに相応の手間を要してしまいます。
しかし、グループチャットや社内SNSなら、ふっと湧いて出たようなアイディアでもより気楽に投稿できる簡便さが魅力です。
また、1つの発言に対して、さらに複数人が積極的に意見交換しやすい場であるため、上下関係に囚われないフラットなコミュニケーションを形成できます。

2.部署の垣根を超えたコミュニケーションが可能になる

会社によっては、部署間のコミュニケーション不足や過度な対抗心などが、業務面の支障や組織の一体感の欠如につながるケースも少なくありません。
例えば、社内SNSなら部署の枠に囚われずグループ設定を行えるため、組織内の異業種交流をオンラインで実現できます。
また、普段から異なる部署の人々が気軽に交流することで、部署同士の関係性を良好に保つことにもつながるでしょう。

3.スピーディーかつ正確な情報共有を行える

従来の電話やメールを主体とした情報共有では、対話内容を必要な人に伝える、用件を対象者に新たに送信するなど、1~3段階余分な行動を取らなければなりませんでした。
もちろん、その過程で伝達ミスが起きる可能性も皆無ではありません。
しかし、コミュニケーションアプリを活用すると、当事者が1度情報更新するだけで、その内容が必要なメンバーと瞬時に共有され多くの無駄を省くことにつながります。

管理する立場としても、リアルタイムで最新情報を把握できるので部下の報告遅延や漏れといったリスクが大幅に軽減します。
そして、急なミーティングが必要な際は、ビデオ会議機能を利用すればメンバーが各方面からわざわざ1カ所に集まる必要もありません。

4.各社員のナレッジやノウハウを蓄積できる

ある社員が際立った成果を上げたとしても、ノウハウやスキルをシェアする仕組みがなければ、その時点で利があるだけで中長期的な恩恵は得られません。
コミュニケーションアプリなら、業務中に共有された資料や担当者の残したメモなどが、いつでもスムーズにアクセスできる状態で保管されます。
こうしたプロセスを長期にわたり続けていくと、業務に役立つ数多くの情報がデータベースに蓄積され、他の社員が必要に応じて業務改善に役立てることができます。
また、新入社員や中途社員の教育の場面でも、そうした貴重なノウハウを有効活用することが可能です。

5.公私を明確に分けられる

ビジネス用コミュニケーションアプリを導入していない会社では、プライベート用のチャットやSNSを業務兼用で利用する場合があるかもしれません。
機能上はあまり問題ないように見えますが、社内情報、機密情報の漏洩という点で大きなリスクを抱えています。
プライベートでも気軽に利用するアプリのため、うっかり余計な内容をアップしてしまった、大事な情報を誤送信してしまったなどの手違いが起きやすくなります。
事実、SNSなどの情報拡散のスピードは目まぐるしく、何気ない1個人のミスが会社の風評や信用に被害を与えてからでは取り返しがつきません。

コミュニケーションアプリで解決できる課題

それではコミュニケーションアプリの活用によって、以下のような課題解決につながります。

1.業務の非効率性を一気に改善する

コミュニケーションアプリの導入により、あらゆる日常業務に要する手間と時間を軽減し、同時に人為的ミスの余地が減ることで業務の正確性も格段に向上します。
スピーディーな情報共有や、そうした情報を会社の資産として確実に蓄積させる機能のおかげで、中長期的には経営成績の面でもプラスの効果が期待できます。

2.業務の属人化を防ぐ

1人の社員が休暇に入ったり退職したりすることで、ある業務が大幅に滞ってしまった経験はないでしょうか。
それは、その業務に必要な知識やノウハウが、完全に1社員だけに帰属してしまっているからです(業務の属人化)。
普段からコミュニケーションアプリを活用し、該当業務に必要な情報を余さず社内で共有していれば、担当者の不在時でも他の社員が円滑に代わりを務めることができます。

3.「言った言わない」問題が解決する

電話や紛失しやすい書面でのコミュニケーションでは、「誰が言ったのか」、「本当に言ったのか否か」という点でトラブルにつながるケースが多くあります。
メールでも整理の仕方によっては、過去の膨大なやり取りから目当ての情報を探し出すのは一苦労です。
こうしたトラブルは客観的要素に乏しく、無駄な時間ばかりを延々と消費してしまう傾向が否めません。
コミュニケーションアプリなら、あらゆるアクションに過去ログが残り高度な検索機能も備わっているので、コミュニケーション時の認識違いなどはスムーズに解決できます。
また、過去ログが残るという観点から、有益な情報の共有者を評価する用途でも役立てることができます。

職場のコミュニケーションを活性化させて、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、コミュニケーションアプリの活用で生まれるメリットや解決できる業務上の課題について紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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