コミュニケーション能力とは？向上させる方法やポイントについて紹介

ビジネスの世界では、組織の活性化や顧客との信頼関係を築くスキルとして、コミュニケーション能力があらゆるシーンで求められます。
しかし、人によっては自分のコミュニケーションスキルに自信を持てず、どうすればもっとうまく話せるのか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスに必要なコミュニケーション能力を向上させる方法やポイントなどについて紹介します。

コミュニケーション能力とは？

コミュニケーション能力とは、他者との意思疎通をスムーズに行うための能力で、会話での話し方や表情だけでなく、電話・メールで様々な方法での伝える力を指します。
仕事を行う上では、社内外の様々な人とやりとりを行うため、仕事を円滑に進めるためにもコミュニケーション能力は非常に重要です。
コミュニケーション能力が低い場合、上手く仕事で重要な内容が引き継がれなかったり、顧客に誤った内容で情報が伝わって問題になるなど、様々なリスクがあります。

ビジネスでコミュニケーション能力が求められる理由

企業に属して仕事をする限り、あらゆる業務は他者との関わり合いの中に生じます。
会議をしたり、商談をしたり、またもっと日常的な業務報告や新人の指導、同僚との意見交換など、仕事とは人間関係の構築といってもいいくらい、あらゆる場面で他者と関わっていくことになります。
仕事を円滑に進めるためには、何より人間関係を良好に保たなければなりません。
そのためには、まず対話を通じて他者との意思の疎通を図る必要があります。
そして、その意思の疎通を図る最も純粋な方法こそ、コミュニケーションに他ならないのです。
ビジネスでコミュニケーション能力が求められる理由もここにあります。

実際、組織の中で業務に携わっていると、一人で完結してしまうような仕事はほとんどありません。
あらゆるケースで組織のメンバーや外部のパートナーとの人間関係があり、その中で仕事が進められていきます。
そして、組織として仕事を円滑に進めるためには、互いの信頼関係が重要であることはいうまでもありません。
だからこそ、ビジネスではコミュニケーション能力が強く求められます。

ビジネスで求められる具体的なコミュニケーションの能力

ビジネスで求められるコミュニケーション能力とは、特に「話す力」「聞く力」「交渉する力」の3種類に分けられ、この3つの能力を備えて初めてコミュニケーション能力があるといえます。

「話す力」とは、自分の意見をしっかり主張できる力のことです。
特に、論理的にわかりやすく伝えられる能力が求められます。

「聞く力」とは、自分の話ばかりではなく、相手の話にも耳を傾けられる能力のことです。
読解力や理解力ともいい換えることができ、話を瞬時に理解して飲み込める能力のことをいいます。

「話す力」「聞く力」に比して、「交渉する力」は特にビジネスに求められるコミュニケーションスキルだといえます。
「交渉する力」とは、自分の意見を主張し、相手の心情を読み取ったうえで、相手を説得し、自分の側に引き込むことができる能力のことです。
営業や商談など、顧客との関わり合いの中で良好な関係性を構築していく際に求められます。
「交渉する力」は、「話す力」「聞く力」があってこそ成立する能力です。
したがって、まずは「話す力」「聞く力」を鍛えることが、コミュニケーション能力の向上にもつながります。

仕事を通じてコミュニケーション能力を向上させる方法

コミュニケーション能力を向上させるには、常日頃から「報連相」を意識することがポイントです。
「報連相」とは、「報告」「連絡」「相談」のことで、職場内で意思疎通を図る最も基本的な方法とされます。
この「報連相」の仕方を工夫して行うことで、仕事をしながらコミュニケーション能力の向上を図ることができます。
まず、「報告」と「連絡」と「相談」は、似ているようでそれぞれ異なる意味と目的を持つ言葉です。
したがって、「報連相」を行う場合、まずこの3つの違いを明確に理解することが大切です。

「報告」とは、仕事の進捗状況や結果を伝えることをいいます。
仕事の進み具合や状況、自分の現状などを知らせることで、上司や先輩がその時々の状況を把握するサポートをするのが「報告」の目的です。

「連絡」は、事実のみを伝える手段です。
自分の感情や予測などを一切いれず、出来事だけを知らせるのが連絡の目的になります。
ミスがあったことや、誰かの休暇情報などを伝えるのも「連絡」にあたります。

「相談」は、自分の悩みや心情を吐露し、周囲の人間に意見を求めるためのプロセスです。
単なる事実ではなく、自分が感じたことなどを交えて、相手に伝えます。

「報告」や「連絡」とは違って、「相談」には相手の意見に耳を傾けるという要素が含まれます。
コミュニケーション能力の向上には、この3つの違いを理解した「報連相」が重要です。
そうすることで、まず自分の発信が相手に適切に伝わりやすくなります。
そのうえで、受け取った側も自分がどうするべきか判断しやすくなるので、組織内のコミュニケーションの円滑化にも貢献してくれるでしょう。

コミュニケーションを円滑に進めるためには、ツールの使い分けやタイミングも重要

コミュニケーションとは、何も対面で話すことだけがすべてではありません。
ビジネスにおいては、電話でやり取りしたり、メールで意思の疎通を図ったりすることも多くあります。
特にテレワークや在宅勤務が一般化した社会では、文章で意見の交換や意思の疎通を図る機会も増えるでしょう。
つまり、文章で報告したり、連絡したりする能力も、ビジネスに求められるコミュニケーション能力のひとつです。
職場でのコミュニケーションにおいては、さまざまなコミュニケーションツールを適切に活用できるかどうかも大切な要素です。
複数の社員が集まるミーティングで報告したほうが良いのか、それとも特定の人にのみ伝えるためにメールで連絡したほうが良いのか、そうしたツールの適切な使い分けもまたコミュニケーション能力の向上につながります。

また、コミュニケーションはタイミングも重要です。
ミスがあった際に、それをすぐに報告せず保留にしていたら、適切な対応が取れなくなってしまうかもしれません。
一方、そこまで緊急ではない報告を休日にしたとしたら、相手の心情を害してしまう恐れがあるでしょう。
このように、伝えるタイミングをしっかり考えてコミュニケーションを取ることは、良好な人間関係の構築につながります。

コミュニケーション能力の向上は、決して難しい課題ではありません。
日常的に行っている仕事に少し工夫を加えるだけで、社内でのコミュニケーション力が大きく改善することもあります。
特に「報連相」はコミュニケーションの基本です。
普段から「報連相」が疎かになっていると感じているなら、適切なツールやタイミングを意識して使い分けるなどして、積極的なコミュニケーションを心がけましょう。

職場のコミュニケーションを活性化させて、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、ビジネスに必要なコミュニケーション能力を向上させる方法やポイントなどについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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