社内コミュニケーションの課題を解決する方法とは？

社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は多いです。しかし、新型コロナウイルスや働き方改革の影響でワークスタイルは多様化しているため、改善策を出すのは簡単ではありません。本記事では社内コミュニケーションで問題が起こる原因や解決策などについて解説します。

社内コミュニケーションの取り方に悩む企業が増加

社内コミュニケーションの重要性は年々高まってきています。働き方改革では職場環境の改善のため、出勤時間が各社員で異なったり、時短業務が推奨されたりしている状況です。時間のずれにより、今まで顔を合わせていた社員とコミュニケーションがとりにくくなったという人もいるでしょう。また、新型コロナウイルスの流行により出勤を控え、テレワークを導入する企業が増加しています。実際に会うことなく、オンラインでやり取りするのは便利な面がある反面、いろいろと問題があるのも現実です。このような環境のなか、社内コミュニケーションを活性化するのは一筋縄ではいきません。頭を抱えている管理職や人事担当者も多いでしょう。

社内コミュニケーションの不足は様々な問題を引き起こす

テレワークによるコミュニケーション不足を改善するために、ツールを使う企業は多いです。確かにツールは有用ですが、細かいニュアンスが相手に伝わらなかったり、反応が見えにくかったりといった問題があります。対面のほうが相手から得られる情報は多いです。

社内コミュニケーションが不十分な場合、様々な問題が発生します。真面目に頑張っていると思っていた社員が急にやる気を失ったり、ストレスを感じたりといった事例はよくあるでしょう。そういった社員は早急なフォローが必要ですが、上手く対応できなければ、離職者増加の要因になり得ます。情報の共有が不足し、業務自体に支障が出るケースも少なくはありません。各現場の状況が正しく伝達されなければ、企業全体の生産性は低下します。その結果、顧客に対するトラブルやミスが起こり、企業イメージを落とすといったリスクも発生しがちです。情報の伝達が遅ければ、契約のチャンスを逃す機会も増えるでしょう。

社員のモチベーション低下や仕事が円滑に進まない原因とは

社内コミュニケーションが不足すると、上司からアドバイスを受けたり、同僚と切磋琢磨したりする機会が減るため、スキルアップが難しくなります。新しい分野へのチャレンジもしにくくなり、自分のスキルに合った仕事だけをやり続ける日々に陥ると、仕事へのモチベーションは下がっていくでしょう。人間関係が希薄になると、人は孤独を感じます。リモートになると挨拶や雑談を交わす機会が少なくなるため、その傾向はより一層強くなります。また、職場での口頭によるコミュニケーションが減ること自体にストレスを感じる人も少なくはありません。人と対面して話すというのは、想像しているよりもストレス解消になっているのです。

テレワークでは社員同士が同じ時間帯に働くとは限りません。そのため、連絡を取ろうとしても取れない場合がよく発生します。情報伝達のタイムラグはときとして、大事なビジネスチャンスを逃します。職場で一緒に働いている状況であれば、すぐに声をかけられますが、リモートだとどしてもレスポンスが悪くなりがちです。

社内コミュニケーションを改善するために必要なアクション

社内コミュニケーションを改善するアプローチとして、毎日決まった時間にコミュニケーションを取るのが有効です。特にテレワークでは下手をすると誰とも会話をせずに1日が終わる可能性もあります。タイミングは業務に合わせて設定するのがよいですが、おすすめは朝です。仕事をはじめる前にオンライン朝礼を行い、それぞれの抱えている仕事の状況などを発表し合いましょう。メールやチャットだけのやり取りをしていると、重要な情報が埋もれるリスクもあるため、顔を合わせての報告は重要です。例え、短時間であっても顔を合わる機会を定期的に設けることで、コミュニケーションは改善の兆しをみせます。

1対1の面談を積極的に行うのもよい方法です。1対1でじっくりと話を聞いてあげることで、社員のモチベーションは上がりますし、問題点の吸い上げも期待できます。実際に対面するのが理想ですが、オンラインによる面談も悪くありません。オンラインで1対1の面談を行うとパーソナルスペースを確保しやすくなるので、実際の対面よりもリラックスできるケースもあるようです。

ツールでやり取りする際には、できるだけリアクションを大きく取ると相手にニュアンスが伝わりやすくなります。聞き取りやすい大きな声で、いつもより笑顔を増やす意識を持っていれば、ツールでのコミュニケーションも円滑になりやすいです。また、ツールを業務だけにつかうのではなく、雑談に使ったり、オンライン飲み会に利用したりといったアイディアも検討してみてください。

企業の業績は社内コミュニケーション次第！対策を用意しておこう

企業の実績を上げていくためには、社内コミュニケーションをしっかりととり、一致団結して仕事に取り組まなくてはなりません。新型コロナウイルスなどの影響で、コミュニケーションが停滞するような状況が起こりがちですので、本記事で紹介したような対策を取っていくようにしましょう。コミュニケーションツールを利用するのであれば、感謝を形にできる「THANKS GIFT」をぜひ試してみてください。

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今回は、社内コミュニケーションの主な課題や解決する方法などを紹介しました。
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