日報の効果的な書き方とは？書き方のコツやwebに切り替えるメリットを紹介

日報は一日の業務内容を記載するだけでなく、振り返りや今後に向けての改善を記載する事で、デイリー単位で行動を見直し改善できる良い機会です。

そのため、ただメモ的に記載する人としっかりとPDCAを回す目的で記載する人では、成果を出せるまでのスピードや成長速度が大きく異なるくらい重要なものです。

今回は、日報を作成する意味や効果的に書く方法、日報をwebに切り替えた際のメリットなどについて紹介します。

日報を記載することの必要性

日報は日々行う作業ですので、人によっては面倒に感じることもあるかもしれませんが、仕方なく書いているだけでは成果が上がりません。

そのような場合は、日報を書く目的をまずは明確にする必要があります。

日報の主な目的は上司と問題を共有したり、その日の成果を報告するために記載し、日報の内容によって上司はアドバイスを行なったり、記載内容を評価の一環にすることもあります。

日報は自分自身の作業を客観的に振り返る際にも役立ちます。

自分の行動を文書化すれば、問題点や課題が見えやすくなることや、日報を書き続けることで報告文書のスキルが上がる効果も期待できます。

効果的な日報の書き方

日報は、自分向けに書くのではなく、他の人も見る前提で記載する必要があります。

具体的には、

• 今日行なったこと
• 今月・期中の予実の進捗
• 今日の反省や気づき
• 今後に向けて改善すること

を記載する事が一般的です。

自分の行動を自分で見直して、改善できるようにすることや、上司からアドバイスをもらいやすいように書いて行く事によって、ただの報告のツールではなく、自分を成長する機会にできます。

日報を書く際の注意点

新人の場合は、上司や会社の役職者も日報を確認してくれるため、会社に対する問題点などを記載してしまうこともありますが、きちんと解決していくためにはまずは上司に報告した方が良いため、日報に書くのは相談をして解決しなかった場合に選択肢として考え、まずは上司に相談・報告しましょう。

また、日報は後日書こうとすると、気づきや改善すべき点などを忘れてしまいますので、その日の内に書き終えて、業務を終了させましょう。

日報をWebに切り替えるメリット

日報は紙ベースではなく電子化して管理する会社が多くなってきています。

日報を電子化することによって組織やチームには以下のようなメリットがあります。

1.日報の記載や閲覧をどこでも行える

電子化の最大のメリットといえば、どこでも日報を記載できるようになることです。

パソコンやスマホで日報が作成可能なため、時間や場所の制限がなくなります。

電子化された日報は、会社内での共有もしやすく、紙ベースの日報の場合は、他の社員のものを確認するのは手間がかかりますが、電子化された日報であれば、システムにアクセスするだけで閲覧できるようになります。

他の社員の日報を参考にすれば、自分とは違う考え方を知ることができますし、様々な刺激を受けられます。

他の社員がどのような思いで働いているのかを可視化できれば、社員同士の仲間意識が強くなります。

2.日報に対するリアクションを行いやすくなる

日報をオープンにすれば、他部門のメンバーの日報を閲覧できるため、他部署の業務内容を把握できるだけでなく、Web版の日報はコメント機能やグッドボタンが実装されているケースも多く、自分の気持ちを相手に伝えることも可能です。

SNSを使い慣れている若者にとっては、気軽なコミュニケーションツールとして機能するでしょう。

3.上司もタイムリーに状況把握、対応ができる

日報の電子化は部下だけでなく、上司にもメリットがあります。

日報に対する返答がいつでもできるので、時間の融通が利きますしタイムリーな対応が可能です。

紙ベースの場合、日報の管理が煩雑になりやすいですが、電子化であれば情報の整理が容易になります。

日報はデータベースに蓄積されているので、過去の日報を振り返ることもできます。

なにか困ったことがあったときに、同じような問題に取り組んだ社員の日報をみれば、問題解決のためのヒントを得られます。

日報の閲覧によって、上司や先輩にアドバイスを受けなくては仕事が進められないといった状況が緩和されるため、結果的に上司による教育コストの削減に繋がります。

日報をWeb化して、従業員のコミュニケーションを活性化させよう

今回は、日報を効果的に書く方法や、Web版に切り替えることのメリットを紹介しました。

日報は毎日書くものですので、日報の活用の仕方で従業員の成長や社内コミュニケーションの在り方も大きく変わりますので、ぜひポイントを押さえて取り組んでみてはいかがでしょうか。

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