フィードバック面談とは？実施の際のポイントや質問例を紹介

企業において、従業員の成長を支援することは、業績の向上や組織づくりなど様々な良い影響を与えるため、非常に重要な取り組みの1つです。
従業員の育成は、様々な手法がありますが、最近1on1の導入が進んでいるように、面談を通して従業員を育成することも重視されています。
今回は、その中でもフィードバック面談にフォーカスを当て、フィードバック面談を実施する際のポイントや質問例を紹介します。

＜30秒で読める！この記事の要約まとめ＞

• フィードバック面談とは、人事評価の結果を上司が部下に伝え、成長を支援するための面談のこと
• 評価への納得度向上・目標設定・信頼関係構築などの効果がある一方、人格否定や一方的な通告は逆効果になる
• 実施の流れは「事前準備→面談（ヒアリング・評価説明）→目標設定」の3ステップ
• 部下の本音を引き出す質問を工夫し、圧迫感を与えない対話を心がけることが重要

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フィードバック面談とは？

フィードバック面談とは、人事評価や人事考課の結果を上司が部下にフィードバックを行う面談のことを指します。
フィードバックという言葉は英語でfeedbackと書き、もともと工学やITの分野などで使用さていて、入力と出力をもつ電気回路において、出力結果を入力に戻して電圧を調整する動作を意味します。
この動作は結果を原因となるものへ戻すことによって原因を調整するために行うもので、フィードバック面談も同様に、結果や目的を達成するためにアドバイスや指摘を行うことによって取り組みを修正してもらうために実施されます。
人事評価や人事考課では従業員の仕事ぶりに対する判断や処遇についての査定を行いますが、フィードバック面談では、その結果を上司と部下で共有して原因を見直すことにより部下の成長を支援するために実施されます。

関連記事：フィードバックとは？意味や効果、効果的なやり方を紹介

フィードバック面談の目的

フィードバック面談を行う目的としては、下記のようなものがあります。

• 評価結果の共有・フィードバック
• 評価の納得度の向上
• 部下の成長の促進
• 次期の課題とアクションプランの設定
• 上司・部下間の信頼関係の構築

フィードバック面談を導入するメリット

フィードバック面談では上司が部下に対して評価結果を伝えるだけではなく、その理由も併せて話すため、部下は自身が受けた評価について納得して受け入れやすいです。
さらに、具体的にどのような行動がよい評価につながるかが明確化されるため部下自身で取るべき行動を判断しやすくなり、よい結果が出やすくなる点もメリットです。

そもそも悪い評価が出たときに、部下がなぜそのような評価を受けたのかを納得できないままでいると、仕事に対するやる気を失うことにもなりかねません。
一方、良い評価だった場合でも、結果を出すだけだとその場限りで喜ぶだけとなり、それを生かして成長につなげることもできずに終わってしまう可能性があります。

また、フィードバック面談は部下の成長を促すためのものだけではなく、面談を実施する上司側にもプラスの効果がある手段です。
フィードバック面談では、今後の課題につながる部下の不満や悩みを上手に引き出すことが求められるため、上司のマネジメント能力を養うことにも期待が持てます。
さらに、部下が持つ課題について上司と部下がともに向き合う場はコミュニケーションを深める機会にもなります。
普段から定期的に話し合いの場を持つことでお互いへの理解を深めることができ、信頼関係の構築にも繋がります。

関連記事：ポジティブフィードバックとは？意味や効果、具体例を紹介

フィードバック面談が逆効果になってしまう原因

フィードバック面談を行なったものの、逆効果になってしまう際の原因や要因を紹介します。

人格否定や攻撃的な叱責

具体的な「行動」ではなく、性格や人間性を否定するような発言は、部下の自己肯定感を著しく下げ、反発や萎縮を招きます。

根拠が不明確な評価

「なんとなく」「周りが言っていた」といった主観的で曖昧な指摘は、不信感を生み、納得感を損ないます。

心理的安全性の欠如

部下が「何を言っても否定される」「失敗を責められる」と感じる環境では、脳が「社会的脅威」と認識して防御態勢（闘争・逃走反応）に入り、建設的な対話ができなくなります。

一方的な通告

上司だけが話し続け、部下の言い分や背景を一切聞かない場合、部下は「尊重されていない」と感じ、改善への意欲を失います。

タイミングや場所の不適切さ

他人の目がある場所での指摘や、問題が起きてから時間が経ちすぎたフィードバックは効果が薄れ、単なる「嫌な思い出」になりがちです。

フィードバック面談の実施の流れとポイント

フィードバック面談は各企業に合った方法で行うことが必要ですが、ここでは、一般的な実施の流れを紹介します。

1.事前準備を行う

まず、上司はフィードバック面談の実施に向けて事前準備を行わなければなりません。
面談の際に重要な資料となる「人事考課シート」を手元に用意し、内容を確認します。
人事考課シートとは各従業員の仕事に対する姿勢や能力などの評価を記載するものです。
最初に従業員ひとりひとりに配布し、それぞれが自己評価を記入します。
従業員本人による記入を終えたら、今度は従業員の直属の上司が評価を書き込み、さらにその後も役職の高い人へと順に回して、各役職者による評価を加えていきます。

面談を行う上司は、自分以外の役職者が評価した内容についてもきちんと部下に説明ができるよう、面談前に十分な理解を行っておくことが重要です。
理解できない部分については状況に応じて事前にその役職者から説明を受けておく必要もあります。

また、限られた時間を有効に使うために、話す内容を前もって整理し、部下に質問したい事項をリストアップしておくことも大切な準備です。
特に、悪い評価に対する説明は部下のモチベーションを下げないように配慮ある伝え方をしっかりと考えておかなければなりません。
また、部下から出そうな質問への回答やアドバイスを前もって想定し答えを考えておくと、当日スムーズに面談を進められます。

2.フィードバック面談の実施

準備を終えたらついに面談です。
フィードバック面談は部下の本音を聞き出すことが重要となるため、最初に緊張をほぐすためのアイスブレイクを取り入れるとよいでしょう。

また、初めに面談の趣旨や大まかな流れについての説明も行っておくようにします。
説明を終えたら次に行うのは人事考課シートをもとにした部下からのヒアリングです。
今期の業務に対する自己評価の結果と理由などについて部下自らが説明する時間を設けます。
このとき、聞き手となる上司は話の途中で口を出さないことがポイントです。
特に、途中で話を否定したり、反論するような意見をいったりすることは、部下が本音を話しづらくなるため気を付けなければなりません。

部下からの説明をすべて聞き終えたら、今度は上司側から評価に関する説明を行い、続けて、上司による説明を受けたうえでの部下の意見の聞き取りも行います。
部下が納得できていない点については上司から重ねて説明を行い、お互いに意見交換をしながら不明点や不満点を必ず解決しておかなければなりません。

3.今後の目標設定を行い、期待値を伝える

評価結果について両者が十分に理解を得られたら、今度は今後の仕事に対する目標設定を行います。
部下自身が大切にしている考え方や仕事に対する姿勢などを踏まえながら、達成までの期間や実現する手段なども含めて、できるだけ具体的な目標を設定することがポイントです。

また、目標は本人が自分で考えることが大切で、上司が行うのはアドバイスにとどめるようにします。
部下が自分で解決策を考える習慣付けにもつなげられるからです。

最後は、目標が達成されることによる人事考課への具体的な影響や、今後の活躍に期待していることなどを伝えて、部下のモチベーションがより上がるようにしておきましょう。

フィードバック面談での質問例

フィードバック面談では部下の考えや思いを聞き出すために質問を取り入れる方法が有効です。
質問の方法は部下の性格などを踏まえたうえで工夫する必要があります。
本音を伝えたり話が得意ではなかったりする従業員に対しては、最初に「イエス」「ノー」の二択で答えられる質問から始めて、少しずつ話を深められる質問に移っていく方法もあります。

その時々の場面や従業員の反応を見ながら適切な質問内容を上手に選ぶことも大切です。
たとえば、従業員の聞き取りの場面で不満が出なかった場合には「前回の目標を達成するにあたって会社や上司のサポートに不十分な点はありませんでしたか」といった質問を上司側から出すのも方法です。

また、従業員が目標達成できなかったことに悩んでいる様子があった場合には、「目標を達成するために具体的にどのような方法や行動を取りましたか」と聞き、改善策を従業員自らが考えられるようなアドバイスを与えるのも効果的です。
そもそも目標をなかなか定められない従業員に対しては「今期で思うように進めることができなかったり結果が出なかったりした仕事はありますか」「今後挑戦したいことや伸ばしたいと考えている能力はありますか」などのような質問をして目標を具体的に挙げられるように後押しする方法もあります。
上司はどのような質問をする際にも、聞かれている従業員が非難されているように感じたり圧迫感を覚えたりするような尋ね方をしないことが重要です。

関連記事：1on1ミーティングとは？メリット・デメリット、効果的な運用方法を紹介

フィードバック面談に関するよくある質問

フィードバック面談に関するよくある質問と回答を紹介します。

Q1. フィードバック面談とはどのようなものですか？

フィードバック面談とは、人事評価や人事考課の結果をもとに、上司が部下へフィードバックを行う面談のことです。 評価結果を共有するだけでなく、その原因を上司と部下が一緒に振り返ることで、部下の成長を支援することを目的としています。

Q2. フィードバック面談を実施するメリットは何ですか？

部下が評価の理由を理解することで納得感が高まり、次にとるべき行動が明確になるメリットがあります。 また、上司にとっても部下の不満や悩みを引き出す中でマネジメント能力を養う機会となり、互いの信頼関係の構築にもつながります。

Q3. フィードバック面談が逆効果になるのはどのような場合ですか？

人格を否定するような発言や、根拠が不明確な評価は部下の不信感を招き、逆効果になります。 また、上司が一方的に話し続けて部下の意見を聞かない場合や、心理的安全性が確保されていない環境では、部下が本音を話せず建設的な対話ができなくなります。

Q4. フィードバック面談はどのような流れで進めるのが良いですか？

まず、人事考課シートの内容を確認し、伝えるべきことや想定される質問への回答を整理する事前準備が重要です。 面談当日はアイスブレイクで緊張をほぐした後、部下からのヒアリングを優先し、上司は途中で話を遮らないことがポイントです。 最後に今後の目標を部下自身が考えられるよう促し、期待を伝えてモチベーションを高めて締めくくりましょう。

Q5. フィードバック面談ではどのような質問をすればよいですか？

部下の性格や状況に合わせて質問を工夫することが大切です。 話すことが得意でない部下には、まず答えやすい二択の質問から始め、徐々に深い内容へ移っていく方法が有効です。 いずれの場合も、部下が非難されていると感じるような聞き方は避け、自ら改善策を考えられるよう後押しする姿勢で臨みましょう。

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今回は、フィードバック面談におけるポイントや、面談での質問例を紹介しました。
フィードバック面談を定期的に実施することで、従業員が自身の活動を振り返って見直すきっかけになる他、上司から期待値を伝えたりアドバイスを行うことで成長を支援することが可能です。
評価のタイミングに合わせて実施してみてはいかがでしょうか。

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