フィードバック面談とは？実施の際のポイントや質問例を紹介

企業において、従業員の成長を支援することは、業績の向上や組織づくりなど様々な良い影響を与えるため、非常に重要な取り組みの1つです。
従業員の育成は、様々な手法がありますが、最近1on1の導入が進んでいるように、面談を通して従業員を育成することも重視されています。
今回は、その中でもフィードバック面談にフォーカスを当て、フィードバック面談を実施する際のポイントや質問例を紹介します。

フィードバック面談とは？

フィードバック面談とは人事評価や人事考課の結果を上司が部下にフィードバックを行う面談のことを指します。
フィードバックという言葉は英語でfeedbackと書き、もともと工学やITの分野などで使用さていて、入力と出力をもつ電気回路において、出力結果を入力に戻して電圧を調整する動作を意味します。
この動作は結果を原因となるものへ戻すことによって原因を調整するために行うもので、フィードバック面談も同様に、結果や目的を達成するためにアドバイスや指摘を行うことによって取り組みを修正してもらうために実施されます。
人事評価や人事考課では従業員の仕事ぶりに対する判断や処遇についての査定を行いますが、フィードバック面談では、その結果を上司と部下で共有して原因を見直すことにより部下の成長を支援するために実施されます。

フィードバック面談を導入するメリット

フィードバック面談では上司が部下に対して評価結果を伝えるだけではなく、その理由も併せて話すため、部下は自身が受けた評価について納得して受け入れやすいです。
さらに、具体的にどのような行動がよい評価につながるかが明確化されるため部下自身で取るべき行動を判断しやすくなり、よい結果が出やすくなる点もメリットです。

そもそも悪い評価が出たときに、部下がなぜそのような評価を受けたのかを納得できないままでいると、仕事に対するやる気を失うことにもなりかねません。
一方、良い評価だった場合でも、結果を出すだけだとその場限りで喜ぶだけとなり、それを生かして成長につなげることもできずに終わってしまう可能性があります。

また、フィードバック面談は部下の成長を促すためのものだけではなく、面談を実施する上司側にもプラスの効果がある手段です。
フィードバック面談では、今後の課題につながる部下の不満や悩みを上手に引き出すことが求められるため、上司のマネジメント能力を養うことにも期待が持てます。
さらに、部下が持つ課題について上司と部下がともに向き合う場はコミュニケーションを深める機会にもなります。
普段から定期的に話し合いの場を持つことでお互いへの理解を深めることができ、信頼関係の構築にも繋がります。

フィードバック面談の実施の流れとポイント

フィードバック面談は各企業に合った方法で行うことが必要ですが、ここでは、一般的な実施の流れを紹介します。

1.事前準備を行う

まず、上司はフィードバック面談の実施に向けて事前準備を行わなければなりません。
面談の際に重要な資料となる「人事考課シート」を手元に用意し、内容を確認します。
人事考課シートとは各従業員の仕事に対する姿勢や能力などの評価を記載するものです。
最初に従業員ひとりひとりに配布し、それぞれが自己評価を記入します。
従業員本人による記入を終えたら、今度は従業員の直属の上司が評価を書き込み、さらにその後も役職の高い人へと順に回して、各役職者による評価を加えていきます。

面談を行う上司は、自分以外の役職者が評価した内容についてもきちんと部下に説明ができるよう、面談前に十分な理解を行っておくことが重要です。
理解できない部分については状況に応じて事前にその役職者から説明を受けておく必要もあります。

また、限られた時間を有効に使うために、話す内容を前もって整理し、部下に質問したい事項をリストアップしておくことも大切な準備です。
特に、悪い評価に対する説明は部下のモチベーションを下げないように配慮ある伝え方をしっかりと考えておかなければなりません。
また、部下から出そうな質問への回答やアドバイスを前もって想定し答えを考えておくと、当日スムーズに面談を進められます。

2.フィードバック面談の実施

準備を終えたらついに面談です。
フィードバック面談は部下の本音を聞き出すことが重要となるため、最初に緊張をほぐすためのアイスブレイクを取り入れるとよいでしょう。

また、初めに面談の趣旨や大まかな流れについての説明も行っておくようにします。
説明を終えたら次に行うのは人事考課シートをもとにした部下からのヒアリングです。
今期の業務に対する自己評価の結果と理由などについて部下自らが説明する時間を設けます。
このとき、聞き手となる上司は話の途中で口を出さないことがポイントです。
特に、途中で話を否定したり、反論するような意見をいったりすることは、部下が本音を話しづらくなるため気を付けなければなりません。

部下からの説明をすべて聞き終えたら、今度は上司側から評価に関する説明を行い、続けて、上司による説明を受けたうえでの部下の意見の聞き取りも行います。
部下が納得できていない点については上司から重ねて説明を行い、お互いに意見交換をしながら不明点や不満点を必ず解決しておかなければなりません。

3.今後の目標設定を行い、期待値を伝える

評価結果について両者が十分に理解を得られたら、今度は今後の仕事に対する目標設定を行います。
部下自身が大切にしている考え方や仕事に対する姿勢などを踏まえながら、達成までの期間や実現する手段なども含めて、できるだけ具体的な目標を設定することがポイントです。

また、目標は本人が自分で考えることが大切で、上司が行うのはアドバイスにとどめるようにします。
部下が自分で解決策を考える習慣付けにもつなげられるからです。

最後は、目標が達成されることによる人事考課への具体的な影響や、今後の活躍に期待していることなどを伝えて、部下のモチベーションがより上がるようにしておきましょう。

フィードバック面談での質問例

フィードバック面談では部下の考えや思いを聞き出すために質問を取り入れる方法が有効です。
質問の方法は部下の性格などを踏まえたうえで工夫する必要があります。
本音を伝えたり話が得意ではなかったりする従業員に対しては、最初に「イエス」「ノー」の二択で答えられる質問から始めて、少しずつ話を深められる質問に移っていく方法もあります。

その時々の場面や従業員の反応を見ながら適切な質問内容を上手に選ぶことも大切です。
たとえば、従業員の聞き取りの場面で不満が出なかった場合には「前回の目標を達成するにあたって会社や上司のサポートに不十分な点はありませんでしたか」といった質問を上司側から出すのも方法です。

また、従業員が目標達成できなかったことに悩んでいる様子があった場合には、「目標を達成するために具体的にどのような方法や行動を取りましたか」と聞き、改善策を従業員自らが考えられるようなアドバイスを与えるのも効果的です。
そもそも目標をなかなか定められない従業員に対しては「今期で思うように進めることができなかったり結果が出なかったりした仕事はありますか」「今後挑戦したいことや伸ばしたいと考えている能力はありますか」などのような質問をして目標を具体的に挙げられるように後押しする方法もあります。
上司はどのような質問をする際にも、聞かれている従業員が非難されているように感じたり圧迫感を覚えたりするような尋ね方をしないことが重要です。

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今回は、フィードバック面談におけるポイントや、面談での質問例を紹介しました。
フィードバック面談を定期的に実施することで、従業員が自身の活動を振り返って見直すきっかけになる他、上司から期待値を伝えたりアドバイスを行うことで成長を支援することが可能です。
評価のタイミングに合わせて実施してみてはいかがでしょうか。

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