在宅勤務における課題と対策、企業側の支援策例を紹介

働き方改革や感染予防などの影響により、在宅勤務を認める企業が増えてきました。
しかし、メリットが多い働き方である一方、デメリットもあるので注意しなければなりません。
そのなかでも特に警戒を求められるのはストレスの蓄積です。
今回は、在宅勤務でストレスがたまる主な原因を説明し、それとセットで企業側がサポートできる内容も紹介します。

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在宅勤務における課題と対策

1.コミュニケーションや孤独感

職場で行う業務において、連絡や報告といったコミュニケーションは欠かせないものです。
また、雑談を通して相互理解が深まり、チームワークや連携力がアップすることもあるでしょう。
しかし、自宅で働いているとそのような機会は減り、他の従業員と疎遠になりやすいというリスクが発生します。
次第に孤独感が強くなっていき、それがストレスという形でたまっていくことも多いです。
特に一人暮らしをしている従業員の場合、会話をしない日が何日も続くようなケースも珍しくありません。
そうなると、孤独を感じる頻度はますます高くなってしまいます。

在宅勤務のコミュニケーション・孤独感の課題は、企業側の支援によってコミュニケーションを増やすことが対策になります。
電話やメールによる情報伝達も、他の従業員との関わりを持てる行為です。
しかし、声や文字だけのやりとりであるため、孤独を予防する観点では最適とはいえないので注意しましょう。
対面のコミュニケーションに近い体験を重視するなら、オンラインのテレビ会議システムを導入することが得策です。
リアルタイムで映像や音声を送受信できますし、文字によるチャットの機能を備えているタイプもあります。
互いの様子を見ながら日常的に報告や連絡などを行っていれば、疎遠に感じることを防ぎやすいです。
また、テレビ会議システムを用いてランチミーティングを行うなど、オンラインによるイベントの積極的な実施も効果を期待できます。

2.集中力低下

在宅で働いていると、仕事とプライベートの境界があいまいになりがちです。
家族が話しかけてきたり友人から電話がかかってきたりするたびに、集中力が途切れることになりかねません。
また、本来は働くことを想定していない場所であるため、疲れたときなどに気が緩みやすくなります。
このような状況なので集中力の維持が難しく、なかなか仕事が進まないことにストレスを感じるケースもよくあるのです。
やりがいや達成感の少なさが、その困った状況を助長させてしまいます。
出社していた頃と勤務時間が変わらないのに成果が出ていない場合は、その可能性を疑いましょう。

この場合の基本的な支援は、上司による目標の設定と進捗の確認、必要に応じてのフォローを行うことが必要です。
業務時間の全てを集中して取り組むことは難しいですので、ある程度は従業員の主体性に任せつつ、目標達成が難しそうな場合は、必要に応じて状況を確認し、フォローを行いましょう。
在宅だからといって監視を強化すれば、管理職の仕事が増える他、従業員側もメンタルヘルスが健康な状態が保たれませんので、きちんと成果が出ているのか、出ていなければ支援をするというマネジメントを行いましょう。

3.ネットワークの環境

新しい職場で働くときは、慣れるまで多かれ少なかれストレスを感じるものです。
それは在宅勤務に関しても同様で、これまでに経験がないなら最初は苦労することも多いでしょう。
特にインターネットの利用を前提とするテレワークの場合、IT関連の知識が少なくて仕事の準備をうまく進められない従業員も珍しくありません。
いったん成功できても、通信が安定しないなどの理由で、たびたび手を止めざるを得ない場合もあります。
本来の業務以外の部分に時間をかけることは、腹立たしさや焦りに結びつきやすいです。

これに関しては、自宅における作業環境の構築を企業がサポートすれば、ある程度はネットワークなどの問題が解消されることが期待されます。
具体的な作業として欠かせないのはマニュアルの整備です。
作業環境の準備について分かりやすい手順を載せることが基本となります。
それだけでなく、在宅勤務のスタートまでに説明会も実施し、内容を正しく理解させることが望ましいです。
さらに、社内に専用のヘルプデスクを設けて、不明な点をいつでも尋ねられる体制を築いておく必要もあります。
ヘルプデスク側は想定される質問と回答を用意しなければなりません。
また、パソコンなどの機器は企業が選んだものを提供し、セキュリティの設定をしっかり行っておくことも重要です。

4.メンタル・フィジカルの悪化

在宅勤務では自然と家にいる時間が長くなるため、運動不足などにより気晴らしをうまくできない従業員もいるでしょう。
もともと将来に不安を感じているような場合は、暗い気持ちが大きくなっていき、ストレスが慢性化するようなケースも懸念されます。

それゆえ、企業は心理面を考慮したサポートも行わなければなりません。
精神的に苦しいと感じた従業員が相談できる窓口を設置しましょう。
もちろん、定期的に上司が面談して状態を把握することもケアにつながります。
しかし、不安な気持ちを上司に知られたくないケースもありますし、そもそも上司の存在がプレッシャーになっているケースも多いです。
このため、相談の窓口は各部門から独立させておくことが条件となります。
内容によっては、個別のケアを行なったり、全社員に向けた施策を実施するなどの対策を行う必要があります。

在宅勤務の問題解消に企業が行える支援策

在宅勤務手当の支給

大手企業をはじめ、在宅勤務を実施している企業の中には、自宅で快適に仕事ができる環境を整備するための費用として、在宅勤務手当を支給しているケースがあります。
例えば、自宅でのWi-Fi環境の整備や光熱費の補填、業務用のデスクやチェアの購入補助などが手当の範囲に該当します。

階層別のメンタルヘルス研修

管理職や若手社員、新入社員など、階層別にメンタルヘルス研修を実施している企業もあります。
在宅勤務ではお互いの状況が見えにくいため、上司が気付かないうちに部下がメンタルの不調に陥ってしまうケースが指摘されます。
いち早く異変に気付けるよう管理職向けに研修を行っておくことが大事です。
また、社会人になったばかりの新入社員には、不安を取り除くためのサポートプログラムも必要でしょう。
e-learningの形式であれば、在宅勤務でも受講可能です。

相談窓口の設置

悩みがあっても、直属の上司には相談しにくい場合もあるでしょう。
テレワーク下での働き方への悩みや質問、心身の不調に対応する相談窓口を設置しておくことも企業側の重要な支援策の一つです。
匿名でも相談できるようにするなど、社員のプライバシーにも配慮することで、多くの社員にとって使いやすいものとなります。
社内ポータルサイトなどを使って、相談窓口の存在を全社員に向けて周知しておきましょう。

アンケートやヒアリング調査

ストレスは、知らず知らずのうちに蓄積してしまうことも少なくありません。
定期的に全社的なアンケートやヒアリング調査を実施し、社員の心身の状態を把握することも大切です。
把握するだけでなく、問題が見つかった場合には迅速な対処が求められます。
例えば、強いストレスを感じていると判明した社員には、産業医との面談機会を設けるなどのケアが必要でしょう。
チームや部署単位でモチベーションの低下が顕著な場合には、管理職への指導が急務と考えられます。

サンクスカードなどのコミュニケーションアプリの活用

社員同士や上司と部下などで、感謝の気持ちを伝え合うサンクスカードを導入するのも良い方法です。
貢献が可視化されるため、承認欲求を満たすことによるモチベーション向上が期待できます。
また、社内に承認・賞賛文化が醸成されるので、前向きなコミュニケーションが活性化していきます。
在宅勤務前に手渡すカードの形で実施していた場合は、オンライン上で実施できるアプリやツールに切り替えると良いでしょう。

在宅勤務に必要なツール

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、在宅勤務などのテレワークに必須のコミュニケーションツールです。
業務上のやり取りや資料送付などに活用でき、1対1だけでなく、1対複数人によるコミュニケーションも可能です。
テレワーク用のツールの中でも使いやすく、無料で利用できるものも多くあります。

ビジネスチャットでのコミュニケーションのメリットは、「気軽でスピーディ」「リアルタイム」「マルチデバイス対応」の3つです。
まず、メールのように都度宛先を設定したり硬い挨拶文を入れたりする必要がなく直接本題に入れます。
さらに、リアクション機能や編集・削除機能も付いているので、気軽でスピーディなやり取りが可能で、ちょっとした質問や雑談にも便利です。

Web会議システム

在宅勤務が急速に普及している中、Web会議システムの需要も拡大傾向にあります。
Web会議システムは自宅のパソコンなどから音声と動画でのコミュニケーションが取れるツールです。
テキストベースでは意思疎通が難しい込み入ったやり取りやチームの定例会議などに便利です。

Web会議システムの導入メリットには、「準備が楽」「双方向のコミュニケーションが可能」「経費削減」などがあります。
まずWeb会議システムの場合、テレビ会議のように専用機器のある場所でしか使えないということはなく、インターネット環境がある場所ならどこからでも接続可能です。

次に、音声や動画でリアルタイムのやり取りができるので、遠隔地の相手との双方向のコミュニケーションを行えます。
毎朝の朝礼に取り入れて1日に一度はお互いの顔を合わせる時間を設ければ、在宅勤務下で懸念されるチームメンバーの孤立防止にもなるでしょう。

ワークフローシステム

在宅勤務中でも、業務発注や稟議決裁、人事上の手続きなど、さまざまな申請・承認業務が想定されます。
ワークフローシステムは、こうした申請・承認業務をオンライン上で完結できるツールです。
利用には書類の電子化が必要ですが、ワークフローシステムの導入は、「在宅勤務の促進」「業務効率化」「内部統制の強化」など、組織に大きなメリットをもたらします。

申請や業務のためにオフィスに出社する必要がなくなり、いわゆる「ハンコ出社」を廃止できます。
また、毎回手書きで記入する手間も省けるので申請書の起案が楽になり、ヒューマンエラーの削減にも効果的です。
申請をすればシステム内で案件ごとの承認ルートが生成されて通知も届くので、申請から承認までのスピードアップも目指せます。
業務プロセスが明確になることによる業務効率化も期待できるでしょう。

タスク管理ツール

チームワークが主体の職場では、タスク管理ツールも不可欠です。
タスク管理ツールとは、オンライン上でプロジェクトの進捗度合いを管理できるツールです。
在宅勤務は個人の柔軟な働き方を後押しする一方、目の前にいないメンバーの業務管理をどう行うかという点では課題があります。

タスク管理ツールを使うことによって、在宅勤務中のチームメンバーの業務管理をスムーズに行えます。
タスク管理ツールは、在宅勤務時の「スケジュール管理」「チームワーク強化」に効果的です。
タスク管理を使用することで、チームメンバーごとの業務の進捗状況や業務負荷の度合いを簡単に可視化できます。
納期遅れやタスク漏れを防ぐことができ、バランスのとれた業務アサインにも役立つはずです。
完了したタスクは区別されて表示されるため、チーム全体の余力も瞬時に判断できます。

メンバー同士でもお互いの状況が見えれば助け合いやすくなります。
人間関係が良好なチームではシナジー効果も生まれやすく、生産性の向上も期待できます。
タスク管理ツールの導入によって、今まで以上にチームや組織での目標達成を意識しながら個人の業務を進められるようになるでしょう。

エンゲージメントクラウド

組織と社員、あるいは社員間で距離が生まれやすい在宅勤務時には、エンゲージメントクラウドを導入して社内の一体感醸成に取り組むことも大切です。
エンゲージメントクラウドとは、サンクスカードや社内SNSなどの機能をそろえたツールです。
組織と社員の相互理解を深め、組織活性化に寄与するツールとして注目を集めています。

在宅勤務にエンゲージメントクラウドを導入するメリットは「コミュニケーションの活性化」「エンゲージメントの向上」です。
まず、サンクスカード機能を使えば、上司と部下、同僚同士で気軽かつオープンに感謝・賞賛し合えます。
職場の雰囲気が明るくなり、承認欲求が満たされることでのモチベーション効果も期待できます。
結果的に、円滑な業務推進を後押しするでしょう。

在宅勤務の環境を整備し、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、在宅勤務によって発生している課題とその解決方法について紹介しました。
在宅勤務では、コミュニケーションが減少してしまったり、顔を見れないのでその人の状況を把握しにくかったりとオフィスでは発生していなかった問題が発生しています。
組織サーベイなどを活用することによって、自社の課題や個々人の状況を把握し、適切にフォローを行いましょう。

『THANKS GIFT』は、エンゲージメントを向上させる上で重要な理念浸透や社内コミュニケーションを活性化させる、Web社内報やサンクスカードなどの機能を搭載した社内コミュニケーションツールです。
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