新入社員受け入れで準備すべき事や必要な心構えを紹介

企業にとって新入社員の存在は非常に重要です。
これからの企業を担う存在となるため、正しい成長が遂げられるよう受け入れの準備を整えておく必要があります。
企業の受け入れ体制により、新入社員の受ける印象やモチベーションも変わってくるでしょう。
そのことを理解したうえで準備しなければいけません。
今回は、企業が新入社員を受け入れる際に準備すべきことや必要な心構えについて紹介します。

新入社員受け入れで準備しておくもの

新入社員は入社後、企業に用意されたものを渡される瞬間に責任感が芽生えることも少なくありません。
そのような意識を高められるよう、企業は必要なものを整えておきましょう。
また、スムーズに物事を進めるために、各種手続きに関しての通知なども可能な限り企業側が行います。

環境や備品

デスクや椅子、パソコンや業務用の携帯電話など、作業できる環境を整えましょう。
業務がスムーズに行えるよう、個別のメールアドレスや名刺も必要です。
制服や社員証など、タイムカードやロッカーなども名前入りで準備しておきましょう。

各種書類

採用選考に通過した人へと送る内定通知書は欠かせません。
新入社員を受け入れるために、雇用契約書や入社誓約書などの書類も用意しておきます。
労働条件を記した労働条件通知書も必須です。
これらの書類は企業が内定者や新入社員へと送ります。
一部は署名などをして再び企業へと返してもらわなければいけませんので、その旨も丁寧に説明しながら書類を渡してください。
雇用契約書や労働条件通知書の内容に関して疑問等があれば丁寧に対応・回答します。
何かあれば気兼ねなく尋ねてもらえるような体制も整えておきましょう。

新入社員から企業側へと提出する書類もあります。
住民票記載事項証明書や年金手帳、給与の振込先を記した書類や身元保証書、健康診断書などです。
他にも、通勤手当支給申請書や資格免許証、合格証明書、マイナンバーが記載された書類などがあります。
新入社員側が提出するものではありますが、スムーズな書類確認と手続きのため必要書類の概要などの通知は企業側が行いましょう。

各種手続き

新入社員に対して、雇用保険資格取得手続きや健康保険資格取得手続きなど複数の手続きを行う必要があります。
これらは従業員を守るために欠かせない保険手続きです。
また、給与や住民税に関する手続きも行いましょう。
手続きの際には、新入社員の情報や署名などが必要なケースがあります。
書類はあらかじめ用意し、必要に応じて新入社員に署名・記入してもらいましょう。
企業側にとっては毎年行っていることですが、新入社員にとってははじめてのこととなるはずです。
戸惑わないよう、書類とともに丁寧に説明できる体制も整えておかなければいけません。

新入社員向けの研修・教育の準備

新入社員は企業独自の研修や教育を受けることで、企業にとって必要な人材へと成長します。
新入社員を戦力へと育てるためには、適切かつ充実した研修・教育環境の整備が重要です。
具体的な内容は業種・職種により異なりますが、企業としてどのような点を重視し育成環境を整えるべきか考えてみましょう。

目的や計画を明確にする

研修や教育プログラムでは、目的や計画を明確化する必要があります。
なんのために行っているのかが理解できなければ、新入社員は戸惑ってしまうでしょう。
必要性も見出せず、研修そのものにも身が入りません。
計画的に行わなければ研修や教育が形骸化する恐れもあります。
目指すべき人材を明確にイメージできるような研修・教育プログラムを準備しましょう。

模範と丁寧な説明をセットで用意する

言葉で説明されただけで、すぐに理解できる新入社員は稀でしょう。
先輩や上司による模範を示し、さらに丁寧な説明により理解度を上げてもらわなければいけません。
新入社員に対して説得力のある模範や説明であることが重要です。
それが深い理解や早い成長へとつながり、戦力強化へと直結します。
しばしば、模範も示さずに新入社員にトライさせる企業があります。
ゲーム性があり楽しめるものであれば構いませんが、業務に直接関わるようなものであれば、やはり先に模範をみせるとともに丁寧な説明もセットで提示すべきでしょう。
新入社員向けの研修や教育の場は厳しさを教えるよりも、業務や組織に馴染むためのものだと理解しておかなければいけません。

成功体験が得られるプログラムを構成する

研修や教育のプログラムを構成する際には、成功体験が得られる仕組みを整えることが重要です。
単にこなすだけでは、短期間で十分な成長は見込めないでしょう。
理解するのにも時間がかかり、新入社員の能力によって差も生まれやすくなります。
一人一人が成功体験が得られる仕組みとなっていれば、業務に対するモチベーションや企業に対するエンゲージメントの向上にも役立つでしょう。
「この企業を選んでよかった」と感じることにもつながります。

新入社員を受け入れる際の心構え

新入社員に対してどのように接するべきか、まずは企業が理解する必要があります。
新入社員を受け入れる前に、企業として正しい心構えを持っておきましょう。
どのような点を意識しながら新入社員を迎え、接するべきかを考えます。

新入社員の個性や特性を理解する

新入社員と一言でまとめられがちですが、複数人の社員が新たに入ってくるのであれば、その人数分の個性や特性があることを理解しなければいけません。
人によって能力や飲み込みの早さ、価値観や感情などは異なります。
すぐに正確に理解することは簡単ではありませんが、まずは「一人一人が違う人間である」という点は頭に入れながら接しましょう。
この心構えを忘れると、人事担当者など企業側にフラストレーションが溜まってしまいます。
よい関係性の構築の弊害にもなるため、個々の違いを認めながら接することを意識しなければいけません。

新入社員の意見や疑問に耳を傾ける

新入社員にも意見や疑問はあるはずですのでそのような声に耳を傾ける心構えも、企業側には求められます。
新入社員の声や意見を無視すれば成長を阻害しエンゲージメントも上がりません。
入社を後悔する人が出てくる恐れも高まります。
自分の頭で考えさせることも重要ですが、その土台となるのは安心感や信頼感であることは心に留めておきましょう。
むしろ人事担当者側が新入社員の抱いている意見や疑問を引き出せるような環境を整えることが重要です。

企業側の改善も視野に入れる 企業側の行っていることがすべて正しいとは限りません。
研修や教育のプログラムはもちろん、業務体制や職場の仕組み、企業文化や慣習まで、課題や問題点が一切ないという意識を持つことは避けましょう。
新入社員の意見・主張などが時代に合っているケースや効率化へとつながる可能性も否定はできません。
企業側が柔軟な思考をもち、新入社員から多くのことを吸収する心構えを整えることが重要です。
場合によっては仕組みや環境を積極的に改善し、役職や勤続年数などにかかわらず居心地のよい企業を目指すことが求められます。

新入社員の受け入れでは、立場を超えたコミュニケーションが重要

新入社員を受け入れる際に企業が最も意識すべきことは、密なコミュニケーションです。
お互いを理解することや職場環境の改善なども、コミュニケーションから生まれます。
各種書類や手続きの準備も、コミュニケーションがなければ適切に行えません。
研修や教育に関しても同様です。
お互いに尊敬や称賛しあえる環境を企業が積極的に整えることで、新入社員も安心して働き続けられるのではないでしょうか。
結果的に能力を最大限発揮することへとつながり、企業の業績アップにも貢献してくれるでしょう。

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今回は、企業が新入社員を受け入れる際に準備すべきことや必要な心構えなどについて紹介しました。
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