BYODとは？導入メリット・デメリット、注意点を紹介

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットをはじめ、さまざまなデバイスが使われるようになりました。
プライベートで複数を使いこなしている人もいるでしょう。
BYODは個人が所有するスマートフォンなどを業務に使おうという考え方です。
今回は、実際に企業でBYODを導入するメリット・デメリットや注意点などについて紹介します。

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BYODとは？

BYODは英語の「Bring Your Own Device」略した用語で、社員が個人で所有しているデバイスを業務でも使おうという発想です。
スマートフォンが普及したことを受けて、アメリカや欧米を中心に広まりました。
ただし、日本国内ではそれほど導入が進んでいるとはいえません。

BYODを適切に運用できれば業務を効率化できる可能性があるため、検討する企業も増えています。
特に働き方改革や新型コロナウィルスの感染拡大などを経て、テレワークが推進されていることも後押ししています。
教育現場においても教員が個人のデバイスを業務に使用する、児童や生徒が所有するデバイスを使って授業を受けるなど、BYODを進める取り組みも増えつつある現状です。

BYODを導入するメリット

BYODを導入することによって以下のようなメリットがあります。

1.使い慣れたデバイスで業務効率化が図れる

社員自身が使い慣れているデバイスなら社員への初期教育をせずに済み、ヘルプデスク等を設置する必要もありません。
使いづらいデバイスでは社員のモチベーションも下がる可能性があります。
自分の好みに合うデバイスを使えればパフォーマンスを落とさず、生産性の向上にもつながるでしょう。

2.デバイスを複数持ち歩く必要がない

業種によっては、企業から業務用のデバイスを支給されていることもあるでしょう。
BYODを導入すれば、プライベート用と業務用のデバイスの両方を持ち歩く必要がありません。
単にデバイス本体だけの問題ではなく、バッテリーの管理なども2台分の対応をしなくてもよくなります。

3.場所や時間を選ばず多様な働き方に対応できる

私物のデバイスを業務に使えれば、テレワークもしやすくなります。
外出が多い営業職などの場合、移動や待ち時間のちょっとした隙間も有効活用できるでしょう。
自宅などでテレワークをする際も、あらためてデバイスを準備する必要がありません。
育児や介護をしながら働きたい場合、時短勤務やテレワークを取り入れた業務形態を希望するなど、働き方に対する希望も多様化しています。
BYODを導入することによって、多様な働き方にも対応しやすくなります。

4.初期費用を削減できる

社員に業務で使用するデバイスを支給する場合、デバイスの購入費用や維持費など、それなりにコストがかかります。
社員数が多い企業なら、かなりの負担になるでしょう。
社員がもともと使用しているデバイスを活用することで、初期費用を削減できるのは大きなメリットです。

5.シャドーIT対策が可能

許可を得ずに社員が私物のデバイスなどを使って業務を行うことは、「シャドーIT」と呼ばれています。
シャドーITは企業が管理できる範囲を超えてしまうため、セキュリティ面でのリスクが大きくなるなど問題になっていました。
BYODを導入するにあたり、あらかじめルールを設けておくことでシャドーIT対策になります。

BYODを導入するデメリット

BYODを導入することによって以下のようなデメリットがあります。

1.情報セキュリティのリスクは高まる可能性がある

BYODを導入することで最も心配されるのはセキュリティです。
業務用のデバイスでは使用場所やインストールするアプリなどを限定できるかもしれませんが、私物のデバイスを利用する場合はプライベートでどのような使い方をするのか、企業がすべて把握することはできません。
万一、端末を紛失したり、私的な使用で不正アクセスを受けたりした際、業務に関わる内容まで情報漏洩してしまうリスクがあります。

2.公私の使い分けが難しくなる

私物のデバイスを業務に使うことになれば、公私の線引きがしにくくなる可能性もあります。
仕事もプライベートも同じデバイスを使うことで切り替えがしにくく、ストレスに感じる社員が出てくるかもしれません。
通信費を公私で区分するのが難しいなどの問題が出てくるケースもあるでしょう。
また、子どもが勝手に使ってしまい、本人が知らないうちに情報漏洩のリスクにさらされることもあり得ます。

3.社員の労働管理が難しい

業務とプライベートで同じデバイスを使っていれば切り替えが難しくなり、長時間労働につながる可能性もあります。
BYODはいつ・どこでも業務ができるメリットがある一方で、時間外労働をしていても企業側が把握しにくく、むしろ長時間労働を誘発してしまうかもしれないのです。
デバイスを使っているのが業務なのか、プライベートなのかを判断しにくいのもデメリットの一つです。

4.社員のプライバシー確保も難しくなる

社員の私物を業務に使うにあたり、企業によってはプライバシーに関わるデバイスの情報を提供しなければならない場合やデバイスを管理するためのアプリをインストールさせる場合もあります。
また、業務上、取引先などに連絡先として社員自身の電話番号やメールアドレスなどを教えなければならないケースも発生しかねません。
人によってはプライバシーを確保できないことがストレスになることもあるでしょう。

BYODを導入するうえで注意しておきたいポイント

BYODを導入する上で以下のような点に注意しましょう。

1.システムを整えてセキュリティ対策を万全に

BYODを導入する際のセキュリティ対策として、MDM（Mobile Device Management）がよく利用されています。
MDMは企業側が社員の使うデバイスをリモートで管理・制御できるシステムです。
例えば企業のセキュリティポリシーに合わせて、ネットワークの設定やアプリのインストール制限などができます。
また、万一の場合はリモートでロックをかけられる機能があるなど、しっかりセキュリティ対策を施せます。

2.ガイドラインや運用ルームを整える

システムだけを整えても、それを使う人の理解が伴っていなければ意味がありません。
リスクを避けられるよう、実際に使う社員の意識を高めることが大事です。
具体的には業務の範囲や情報の取り扱い、フリーWi-Fiの利用の可否などが挙げられます。
ルールをしっかり定め、ガイドラインを社員に周知徹底するようにしましょう。

メリット・デメリットをしっかり把握してBYODを導入しましょう

BYODは情報漏洩のリスクや労働管理が難しくなるなど、導入するには注意も必要です。
しかし、業務の効率化や初期費用削減をはじめ、企業側にも社員側にもさまざまなメリットがあります。
テレワークを取り入れる企業も多くなり、BYODを検討するケースも増えるでしょう。
注意しておきたいポイントを押さえ、安心できる環境でBYODを活用してください。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、実際に企業でBYODを導入するメリット・デメリットや注意点などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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