フリーアドレスとは？期待される効果や廃止する企業が増えている理由を紹介

昨今、新たなオフィススタイルの一つとして、フリーアドレス制を導入する企業が増えつつあります。
しかしその一方で、フルーアドレスを廃止するケースも少なくありません。
フリーアドレスの働き方が今ひとつ定着しない理由はなぜなのでしょうか。
今回は、フリーアドレスの特徴や期待される効果、廃止する企業が増えている主な理由について紹介します。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員それぞれの席を固定せずに働くスタイルのことです。
広めのフロアに複数人分のデスクと座席が確保されており、その日のその時間に空いている着席場所を社員が自由に選んで仕事をします。
レイアウトは業種や社員数によって多種多様です。
一人用のスペースを多く確保しているケースもあれば、長机を使って横に並んですぐに打ち合わせができるようにしていたり、カフェのようなイメージで大きなソファを設置していたりする場合もあります。
フリーアドレスの導入には、無線LANやパソコンなどの環境整備が不可欠であり、モバイルワークやサテライトオフィスなどのテレワークの働き方をすでに導入している企業が多く取り入れているワークスタイルだといえます。

フリーアドレスの導入で期待される4つの効果

フリーアドレスは従来の席固定型の働き方と比べて柔軟性が高く、導入によってさまざまな効果が期待されます。
代表的なものを見ていきましょう。

社員同士のコミュニケーションが活性化される

フリーアドレスによって、通常の仕事では接することのない社員同士の交流が増えます。
偶然近くの席に座ったことで部門や役職を超えた接点が生まれ、新たな人脈が構築されるきっかけになります。
従来と比べて、管理職と社員との間での相互理解が深まったり、他部門の社員との仲間意識や協力意識が生まれやすくなったりするでしょう。
社員間のコミュニケーションが活発になれば、社内の雰囲気も明るくなるはずです。

仕事における新たなアイデアの創出につながる

普段とは異なる環境やこれまで接したことのない社員との交流は、仕事上の新たなアイデアの創出にもつながります。
さまざまな部門や立場の人とのコミュニケーションを取ることによって、新たな着眼点で物事を考えられるようになれば、課題についてもより広い視点からアプローチできるようになるはずです。
新たな商品やサービスの開発においても、気軽に他部門の意見を聞きやすくなるでしょう。

スペースの効率化とコスト削減を図れる

フリーアドレスでは、その日にいない人の席も有効活用できます。
社員一人ひとりに固定の席を用意するとなると人数分のデスクを確保しなければなりません。
その点、フリーアドレスであれば外回りに出て1日いない人や有給を取っている人の席を活用できます。
また、会議室に行かずともその場でミーティングを始められます。
新しいプロジェクトを立ち上げた場合にも席替えをする必要がなく、チームのメンバー同士で近くの席に座ればよいだけで済むので効率的です。
結果的に省スペース化やそれによるコスト削減を実現できます。

きれいなオフィスを維持できる

個人の席だと思うと、資料が増えてもそのままにしていたり、私物を置いたりと、つい管理が甘くなってしまいがちです。
飲食をした後の掃除も後回しにしてしまうケースもあるでしょう。
フリーアドレスの場合は共有のスペースであり、自分のすぐ後に他の人が使うことも多いため、おのずとデスク周りの環境美化が促進されます。
整理整頓が行き届いた衛生的なデスクのほうが、仕事にも集中しやすいでしょう。

フリーアドレスを廃止する企業が増えている5つの理由

社内の活性化などの効果が期待される一方で、昨今ではさまざまなデメリットからフリーアドレスを廃止する企業も増えているのが現状です。
主なデメリットは以下の通りです。

コロナ禍での感染防止対策が徹底できない

フリーアドレスは新型コロナウイルスの感染防止対策との相性が良くありません。
フリーアドレスの場合、その日誰がどの場所に座っていたのかの管理・追跡が難しくなります。
そのため、感染者が出た場合にも濃厚接触者の特定が困難になります。
また、デスク周りの機器などを共有するため都度消毒が必要となり、管理に手間がかかります。
これらの理由からコロナ禍でフリーアドレスを廃止した企業も多くあります。

部下の管理がしづらい

フリーアドレスでは個人が自由に着席場所を決めるため、上司からすると部下一人ひとりの進捗管理がしづらくなります。
確認したいことがあっても、誰がどこにいるのかわかりにくいという不便さも発生するでしょう。
結果的に業務のフォローが遅れてしまうリスクも生じます。
また、上司と部下との間でのコミュニケーション不足も懸念されます。
これらの問題の解消には、連絡が取りたいときすぐにメッセージが送れるビジネスチャットやコミュニケーションアプリ、業務の進捗を可視化できるタスク管理ツールの導入などが有効です。

結局は固定席になってしまう

縄張り意識から、フリーアドレスであっても結局はやがてそれぞれが決まった席に座るようになる場合もあります。
また、新しいデスクと古いデスクが混在している、というように席の環境に不平等があるときれいな席に人気が集中します。
仲良しのメンバーで常に固まって座るようになるパターンもあるでしょう。
結局は固定席になってしまうようではフリーアドレスを導入する意味がありません。
席の固定化が懸念される場合には、席をくじ引きで決めるなど選定方法をルール化する、席の環境の不平等さを撤廃するなどの工夫が必要です。
フリーアドレスを導入した目的と狙いについて、全社員に周知しておくことも大事です。

かえって集中できなくなる場合もある

社員のコミュニケーションが活性化する分、周囲のおしゃべりがうるさくてかえって集中できなくなるケースもあります。
仲間同士で近くに座られると、一人で作業をしている人が疎外感を感じてしまい、落ち着いて仕事できなくなる場合もあるでしょう。
全員の作業の効率性を高めるためには、オープンスペースだけでなく一人で集中できるスペースも設けるのが理想的です。

私物を置く場所が必要になる

フリーアドレスを徹底するために、会議などで離席する際には自分の荷物を都度すべて片付けることをルール化している企業も多いことでしょう。
しかしそのためには、カバンや書類、筆記用具などの私物をしまっておくロッカーなどのスペースを確保しなければなりません。
セキュリティの面では施錠も必要になるでしょう。
これらの管理・運用の手間が負担となり、フリーアドレスの導入がスムーズに進まなかったケースもあります。
フリーアドレスの導入にあたっては、メリットを最大化できる運用ルールの作成とデメリットへの対策が肝心です。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、フリーアドレスの特徴や期待される効果、廃止する企業が増えている主な理由などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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