従業員データ管理の目的や方法、項目例を紹介

人事担当者の業務の中でも多くの時間や手間を必要とするのが「従業員データ管理」です。
退職や異動などによって常に変化する膨大なデータなので、適切に管理するのは難しいでしょう。
今回は、従業員データ管理の目的や管理方法、データ管理の項目例などについて紹介します。

従業員データ管理とは？

従業員データ管理とは、従業員の「経歴」「スキル」「人事評価」「勤怠データ」などのデータを企業が適切に管理するとともに、人員配置や組織戦略に活用することです。
従業員データ管理を通して、限られた人材をより活用できるメリットが生まれます。
従業員データの管理は、方法次第で人事業務の効率化を目指すことも可能です。

従業員データ管理の種類

従業員データ管理は「人材管理に関するデータ」「労務管理に関するデータ」の2つに大別できます。
人材管理のデータに含まれるのは、採用時から現在に至るまでの人事評価や配置の状況などです。
主な労務管理のデータには給与や勤怠、環境整備などがあります。

従業員データ管理の重要性

従業員データを適切に管理することは、人事業務の効率化だけでなく人を育てるための対策を講じるためにも重要です。
例えば、人材育成のための研修の内容を決める場合や適材適所に人員配置をする際にもデータをもとにして分析できます。
企業ごとに行っている従業員データの管理方法は異なりますが、紙への記入やExcelなどへ手動で入力しているのなら、データ管理には時間や手間がかかります。
従業員データはツールを利用して一元化すれば、今よりも従業員データを活用できるでしょう。

従業員データを管理する目的

従業員データを管理する目的は、基本情報を整理して把握することにや従業員データを十分に活用することです。
それぞれの目的別に詳しく見ていきましょう。

基本情報を把握する

人材を管理する上で大切なのは、個々の基本的な情報を「見える化」してから現状を正しく把握することです。
従業員データがあれば、従業員の中から業務ごとに求められる人材を探すこともできます。
また、従業員が抱える課題を見つけることができれば、育成に必要な研修なども提供できるでしょう。
そのためには、企業ごとにニーズが異なる個人情報や勤怠データなど豊富な項目のあるデータベースが必要です。

従業員データを活用する

基本的な個人情報、勤怠データなどを整理したデータベースは、人事担当者が人材にかかわる采配をする際に活用できます。
例えば、誰をどの部署に配置すれば良いのか、評価の基準をどうするのかなどを決めるときにも有効です。
活用方法は企業ごとに異なるため、はじめにデータを使う目的を明確にしておきましょう。

従業員データ管理の方法

従業員データを管理するには、最終目標や管理方法を決めてからデータを整理していくステップを踏んで進めていくのがおすすめです。
適切な管理を目指すために、それぞれのステップを丁寧に進めていくようにしましょう。

最終的な目標を決める

はじめに、従業員データ管理で達成したい企業ごとの最終的な目標を確認しておきます。
例えば、従業員に関するデータが整理されていないので業務を効率化したい、プロジェクトチームや部門ごとにデータを整理したいなど、具体的に決めておきましょう。
何を最終目標とするのかは企業や業務内容によって異なります。
また、現状を踏まえて難しすぎない目標設定にすることも大切です。

現状を確認してから管理方法を決める

企業ごとに従業員データの状態は異なるため、管理方法を決める前に現在の状況を改めて確認することも必要なステップです。
書類で従業員のデータ管理を主に行ってきた場合や、書類とExcelの両方がある場合は、すべてのデータを一元管理すると人事業務の効率化が進むでしょう。
それには、データ管理システム構築できるサービスを活用するのがおすすめです。

データを収集して整理する

従業員データを一元化するためには、さらに詳しいデータを集めていく作業が必要です。
このステップでは、人事担当者が従業員にデータ収集の目的を伝え、コミュニケーションを大切にしながら丁寧に進めていきます。
従業員の協力を得てデータが集まったら、間違いがあれば修正するなどの作業をしながら整理しましょう。
従来からあるデータと新しいものを突き合わせながら、追加や修正などをしておけば正確な従業員データとして管理しやすくなります。

従業員データ管理の項目例

従業員データ管理には次のような項目例があります。

• 基本的な個人情報：名前、住所、雇用年月日、配置場所や業務内容など
• 従業員としての情報：経歴や実績、スキル、希望するキャリアなど
• 勤怠情報：遅刻、欠勤、休暇、出退勤時間など
• 労務情報：勤務時間、給与、福利厚生など
• モチベーション：面談履歴、適性検査の結果、評価など

従業員データ管理のポイント

従業員データに間違いがある場合や整理されていない場合、管理する人事担当者の業務時間や手間は格段に増えることになります。
従業員の退職時には、その都度多くのデータの中から探し出す作業が発生します。
人事異動や給与額の決定時にも、書類やExcelの中から探さなくてはなりません。
紙ベースで保管するには場所の確保も必要です。
人事担当者の業務を効率化し従業員データを活用するには、管理システムを導入するのがポイントになります。

また、従業員データを活用できるツールを導入する際には、企業ごとに異なる目的に沿っているものを選ぶようにしましょう。
最終目標を達成するために必要な項目があり、目指すものに合っているのかがチェックポイントです。
個人情報から始まり、労務データや勤怠データまで、従業員データは規模が大変大きくなります。
そのため、最初は無理なく始められるようなサービスを選ぶほうが良いでしょう。

個人情報を取り扱う従業員データは、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことも忘れてはいけません。
万が一にも情報漏洩などのトラブルに発展しないよう、できるだけ強固なセキュリティ対策を実施しているものを選ぶようにしましょう。
従業員データは変化するものなので、変更の度に更新しておかなければなりません。
従業員データ管理は一度構築すれば終わりというわけではなく、常に新しいデータをもとに適切に行うのも大切なポイントです。

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従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、従業員データ管理の目的や管理方法、データ管理の項目例などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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