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社内掲示板とは?メリット・デメリットや活用効果、事例を紹介

社内掲示板とは?メリット・デメリットや活用効果、事例を紹介

多くの会社に導入されている社内掲示板とは、どのようなものなのでしょうか。
また、社内掲示板はあるけれどもこれまで上手く活用できていなかった企業さんもあるかと思います。
そこで今回は、社内掲示板の概要やメリット・デメリット、活用事例などについて紹介します。

社内掲示板とは?

社内掲示板とは、社内全体の情報を共有させるためのボードのことをいいます。
共有される情報とは、「業務連絡」「売上状況や人事異動などの社内情報」「業務におけるアドバイス」「緊急時の連絡」などです。
社内掲示板の役割は「業務の効率化」や「生産性の向上」などであり、アナログ掲示板と、デジタルツールを利用した掲示板が存在します。

アナログの社内掲示板を活用するメリットとデメリット

アナログ掲示板は、ホワイトボードやプリント用紙を社内の所定の壁などに掲示することで、情報の共有をはかります。
アナログ掲示板には、デジタル関係に不慣れな社員でも問題なく対応できるとの大きなメリットがありますが、デメリットとしておもに以下の5点が考えられます。

  • 1度に閲覧できる情報量に限りがある
  • 古い情報は探しづらい
  • 掲示板の設置してある場所に出向いて確認しなければならない
  • 社員が情報を共有したのかを確認しづらい
  • 一方通行での情報発信になりがち

以上のデメリットにより、アナログ掲示板では情報を見逃す可能性が高まります。

デジタルの社内掲示板を活用するメリットとデメリット

デジタルツールを利用した掲示板に慣れていない社員は使えるまでに時間がかかることやツールに維持費やメンテナンスが必要などのデメリットがありますが、以下のように多くのメリットがあります。

  • クラウドや特定の記憶装置にすべての情報をもれなく蓄積可能
  • 情報の検索が可能であり、古い情報でもすぐに呼び出し可能
  • 情報の修正・更新が容易
  • 全社員が場所や時間に関わらず、パソコンやスマートフォンでの情報確認が可能
  • 確認機能や履歴により、個々の社員の情報確認状況の把握が容易
  • 双方向での情報発信が可能

これらのメリットにより、多くの会社では社内掲示板がアナログからデジタルへと切り替わっています。
その事実をふまえ、次章からは社内掲示板として、デジタルツールを利用したものを解説していきます。

デジタルツールによる社内掲示板の活用効果

デジタルツールを利用した社内掲示板には、主に以下の5つの活用効果が見られます。

  • 業務の効率化
  • モチベーションを感じる業務の遂行
  • 社内ノウハウを資産として形成
  • 教育担当者の負担の軽減
  • セキュリティ対策の強化

情報を必要なときにすぐに共有できるため、社員が必要な情報を理解している前提で業務を進めることが可能です。
また、個々の社員から同じ質問が何度も繰り返されて、業務に支障をきたすことも避けられます。
部門を超えた社員間の横のつながりの強化や情報共有による働きやすい職場環境の実現により、明確なビジョンと目的をもったモチベーションを感じる業務の遂行が可能です。
また、業務上での気づきなどは蓄積可能なため、会社独自のノウハウとして資産となっていきます。

新人への対応マニュアルや業務フローも掲示板に掲載可能です。
コピー機などのように、職務上に必要となる各種機器の使用法の説明など、教育担当者が常時付きそう必要はありません。
また、セキュリティに関する情報を社内に素早く共有することで、情報漏洩などにいち早く対応可能です。
このように、デジタルツールを利用した掲示板には多くの活用効果があります。

デジタルツールを利用した社内掲示板の導入から運用までのポイント

デジタルツールを利用した社内掲示板の導入から運用は、以下のような流れになるのが理想的といえるでしょう。

1.導入の目的を決定する

業務の効率化や社員のモチベーションの向上、またはセキュリティの向上など、掲示板を導入する目的を決定します。
目的を誤ると利用者の少ない掲示板になる可能性がありますので注意が必要です。

2.利用するツールを決定する

現代社会には、掲示板として利用可能な数多くのデジタルツールが存在します。
ツールによって特徴や得手不得手があるので、目的に合ったツールを選びましょう。
選ぶポイントは以下の4点です。

  • 会社の既存システムとの相性を確認する
  • 価格や維持費の安さだけにとらわれずに、ツールの性能を確認する
  • 社員に普及しない原因とならないように使い勝手を確認する
  • トラブルが起きた場合のメーカーのフォロー体制を確認する

3.掲示板の運用ルールを決める

掲示板の私物化などを防ぎ、社員が安心して掲示板を利用するにはルールが必要です。
主に以下がルールを決めるうえでのポイントです。

  • 誹謗中傷など、掲示板に掲載しない事柄を決める
  • 社員に掲示板が疎遠にならないように、定期的な更新頻度を決める
  • 管理職のみ可能など、情報によって閲覧できる社員を決める
  • 掲示板の適切な運用のため、管理者を決める

他社への情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ上のルールを決める

4.全社員に通達する

掲示板が利用できる旨を全社員に通達し、運用を開始します。

デジタルツールを利用した社内掲示板活用事例

ここではデジタルツールを利用した社内掲示板の実際の事例を紹介します。

株式会社池田模範堂

株式会社池田模範堂は、「ムヒ」などの虫刺されや肌トラブルの医薬品を製造販売している会社です。
以前から社内情報伝達の効率化をめざしてグループウェアは導入していましたが、社内に浸透しませんでした。
そのため庶務課には、相変わらず業務に支障をきたすほどの問い合わせ件数が、毎日発生していました。
そのため株式会社池田模範堂では、「使ってみたくなるような見た目」「デジタルに不慣れな社員にも面倒さを感じさせない簡単な設定」「運用に手間がかからない」ことを重視して、新たに掲示板機能付きのポータルウェアを導入します。
その結果、社員の間には「困り事があったら、まずはポータルサイトを確認」との習慣が定着し、現場レベルの業務改善と社員全体の意識の共有に成功しました。

株式会社INPEX

株式会社INPEXは、世界数十カ国で展開している、石油や天然ガスの調査・開発・生産・販売を手掛けている企業です。
INPEXでのおもな問題は、各地域からの最新情報を集約してみることができないことや社長メッセージのアーカイブが不可能などの「事業所間や国内・国外の垣根を越えたコミュニケーション」が実現できていないことでした。
そのため、全世界の拠点でのリアルタイムな情報共有をめざし、少ないクリック数で目的の情報にたどり着ける社内ポータルの構築が開始されました。
導入のポイントは「デザイン性と機能性の両立」「異なる文化・言語に妨げられない情報共有」です。
その結果、会社の最新情報を全世界の社員がリアルタイムで確認可能となる社内ポータルウェアが確立されました。

以上の事例からも分かるように、デジタルツールを利用した社内掲示板は社員の気持ちを結びつけ、業績を上げるための手段として有効に活用されています。

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今回は、社内掲示板の概要やメリット・デメリット、活用事例について紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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