ペーパーレス化とは？普及が進む理由や具体的な方法を紹介

オフィスなどの仕事先だけではなく、家庭など日常生活の場にいたるまで、社会のさまざまな場面でペーパーレス化が拡大しています。
書類や書籍などがペーパーレスになると、どのような利点があるのでしょうか。
今回は、ペーパーレス化が普及が進む背景やペーパーレス化の具体的な方法について紹介します。

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ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、従来「紙」メディアに印刷されて配布されていた情報を「デジタル情報」に変換したり、最初からデジタル情報として活用していく方針のことです。
たとえば、旧来型オフィスでの事務作業には紙メディアが必須でした。
帳票や報告書、プレゼンテーションや図面などはすべてA4やA3などの用紙に手書きで記入したり、パソコンで作成したものをプリントアウトして情報共有が行われてきました。
「ペライチ」と呼ばれるような用紙一枚だけの簡易なものから、数百ページの書籍状のものまで、紙がなければ仕事にならない状態だったのです。

ところが、デジタル技術の発達にともない、文書や図面の表示デバイスが発達・普及してきています。
プリントアウトされた紙の代わりに、パソコンのモニターや電子黒板などに表示された文書を、キーボードやマウスやスタイラスペンで処理するようなりました。
さらに、Apple社のiPadに代表されるようなタブレットの登場でさらにペーパーレス化が進みます。
ペンを使った手書き入力ができるタブレットであれば、書き間違えたときの消しゴムや修正液もいらないので、紙メディアを使う必要がなくなってきています。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には下記のようなメリットがあります。

1.環境保護を促進できる

オフィスなどで使われるコピー用紙などの主な原料は「木」から作られたパルプです。
リサイクルされた古紙も使われますが、これももともと「木」から作られたものです。
このようなコピー用紙を含む日本の紙生産量は世界でも有数の規模にあり、国民一人あたりの消費量も世界トップクラスとなっています。
そして、その原料の多くは海外からの輸入に頼っています。
紙の原料となる木は主に熱帯地域の森林が利用されています。
そのため、伐採による森林の消失は、生態系の破壊や光合成による炭酸ガスの吸収量の減少など、地球温暖化を加速させる要因になるという意見もあります。
ペーパーレス化によって紙の生産量が抑えられれば、生産流通という観点からは、環境保護につながる可能性があります。

2.管理の簡易化・コスト削減

紙は読み書きする個人にとって取り扱いが容易で、電池などがなくても自立的に運用可能なメディアといえます。
オフィスで一般的に使われているA4コピー用紙などであれば、一枚あたりの単価もそれほど高いものではないので、紙の消費についてのコスト意識はそれほど高くないかもしれません。
それとは対照的に、組織全体を統括する管理者から見ると、紙メディアはかなりのコスト増加要因になっています。
まず、紙は物理的なメディアなので、印刷や輸送にコストが掛かります。

オフィスで紙に印刷したりコピーしたりするには、コピー・プリンター・FAXなどの機能が一台に集積された複合機を使います。
通常はリース契約で運用されますが、コピーやプリント一枚あたりに料金が発生し、故障などの保守管理契約料も必要です。
コピー用紙の購入計画や保管場所の手配も、手狭であったり、坪単価が高かったりするオフィスの場合は重要なコスト管理要因になります。
さらに、紙で作成した文書を社外に配布するには、封筒とその印刷の手間も発生します。
一旦作成した文書が機密性がある場合には、シュレッダーの導入や溶解処理業者の手配なども考えなければなりません。
ペーパーレス化が進めば、このような作業や手配に要する時間やコストが大幅に削減されるわけです。

3.作業効率の向上

ペーパーレス化すれば、情報はデジタル化してファイルサーバーに格納されるので一元管理が可能になります。
紙の文書には紛失・焼失・逸散のリスクがありますが、デジタル文書にすればあちこち探し回る必要はなく、キーワードで検索でアクセスできます。
また、設計図面などで問題になるバージョン管理も容易になります。
たとえば、建築工事などでは、多くの業者がコラボレートして工程が進みます。
すべての業者が最新のアップデートされた情報を共有していないと、古い図面で作業してしまい、やり直さなければならなくなる「手戻り」が発生してしまいます。
こうなると、工事がストップして工程管理が厳しくなるばかりではなく、作業も材料も無駄になります。
もし、図面をペーパーレス化して、サーバー経由で常に最新の図面を参照するようにしておけば、手戻りが発生する確率は格段に小さくなるでしょう。

ペーパーレス化を進める方法

業務効率を落とさずにオフィスの業務をペーパーレス化するには、相応の環境整備が必要です。
紙で作成された文書は主に「パッシブ型」と「アクティブ型」の2つのタイプに分類できます。
前者は、資料やマニュアルなどの参照すべき情報をまとめた情報資産であり、契約書・会議資料・設計図書などです。
後者は、実際の業務を遂行する際に社内や社外で取り交わされるもので、稟議書・決裁書・申請書・企画書など積極的に情報を追加していく必要がある文書です。
ペーパーレス化では、このようなタイプ別に現在使っている紙メディアを代替する機能を持つデバイスを揃えることになります。

「パッシブ型」であれば、主に資料を参照するための「読む」機能が求められるので、ビューワー機能を持つデバイスが必要です。
具体的には、高精細の液晶モニターやプロジェクターなどがあります。
スプレッドシートなどを扱う業務であれば、モニターのサイズと解像度がポイントです。
サイズは21インチ以上の大型のもので、かつ解像度は4K以上がおすすめです。
このスペックであれば、一度に多くのセルを表示できるため作業効率が格段に上がります。

「アクティブ型」であれば、「書き込み」機能が重要です。
従来のデジタルデバイスでは、キーボードとマウスなどが主な入力方法となり、紙にさっと手書きするときのような簡便さが欠けていました。
これはペーパーレス化を阻害する要因の一つですが、タブレットとスタイラスペンによって快適な手書き入力が可能となります。
設計図面などを扱う業務であれば、タブレットのサイズはなるべく大きなものがよいでしょう。
12.9インチあれば、ほぼA4サイズが原寸で表示できるため視認性に優れています。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、ペーパーレス化が普及が進む背景やペーパーレス化の具体的な方法について紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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