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人事異動とは?目的や決め方、注意点や社内通知方法について紹介

人事異動とは?目的や決め方、注意点や社内通知方法について紹介

人事異動には公式的な定義はなく、実施のされ方も組織によって微妙に異なる面があり、自社で人事異動を初めて行う場合や前回の人事異動から時間が空いている場合は、分からないことも多いと思います。
今回は、人事異動の目的や決め方、注意点や社内通知方法などについて紹介します。

人事異動とは?

人事異動とは、会社の命令によって社員の配置や勤務地、職位などを変更することです。
大きく、「社内の異動」と「社外の異動」の2パターンに分類され、さらにその中にさまざまな種類が存在します。
まず、社内の異動の代表例は、配置転換や転勤、職種変更、昇格・降格などです。
組織によっては、休職や長期出張応援も社内の人事異動の施策に含んでいることでしょう。
社員の自発性を尊重する人事異動の仕組みとして「社内公募制度」を導入する企業も増えています。

社外の異動にあたるのは、グループ会社への出向や転籍などです。
出向は自社の社員として在籍したままの異動ですが、転籍は元の会社との労働契約を解除し、転籍先の会社と新たに労働契約を結んで業務に従事するものです。
転籍は実質的には転職に近いでしょう。
このように人事異動は、大なり小なり社員の業務内容や地位に影響するものであり、場合によっては転居を伴ったり身分が変わったりします。
そのため、企業としてなぜその異動を命じるのか、業務上の一定の合理性や目的の正当性が問われます。

人事異動の4つの目的

人事異動の目的は主に次の4つです。

経営戦略の実現

企業が経営戦略を実現するうえでは、組織内の人材ニーズと整合の取れた人材配置が不可欠です。
外部環境の変化への対応や業界内での競争力を維持するために、組織を拡大・縮小したり、新規事業を立ち上げたりするのは、企業にとって珍しいことではありません。
これらの実行には中・長期的な視点での適材適所な人材配置が重要です。
人材の調達方法には社外からと社内からの2つのやり方があり、社外から人材を調達する方法が採用活動であり、社内で調達する方法が人事異動というわけです。

社員の人材育成・能力開発

人事異動には、社員に多様な仕事を経験させて全社的な視点を養う、より高度な業務にステップアップさせる目的もあります。
社内の人材育成プランに異動計画が組み込まれているケースも少なくありません。
例えば、新入社員から若手時代にかけて複数の部門をローテーションさせて適性を見て正式な配置を決める、管理職に昇進するまでに海外や出向も含めて少なくとも3回の異動を経験するといったケースです。
組織運営には、高い専門性を持つスペシャリストと総合的な判断をするゼネラリストのどちらも欠かせませんが、後者の育成には計画的な人事異動が必須といえるでしょう。

組織の活性化

人事異動には組織を活性化させる役割もあります。
長期間、ずっと同じ仕事を続けているとどうしても仕事がマンネリ化したり、同じメンバー同士でのなれ合いが生まれたりします。
業務の属人化も進んでしまいますし、同じ部門に塩漬けといった状況ではモチベーションの維持も難しくなってくるでしょう。
定期的に職種や部署を変えることで、こうした問題を解消できます。
本来の実力を生かせる適正の高い部署への異動が叶うなど、人事異動によって優秀な人材を発掘できる可能性も十分にあります。

社内不正の防止

定期的な配置転換や転勤は、社内不正の防止にもつながります。
特定の部門に長く居続けることでその人しか把握していない領域が生まれ、結果的に不正が起きやすくなる、発覚が遅れるリスクがあり、それを回避する目的で人事異動を行うケースも中にはあります。
例えば日々お金を扱う金融機関では、不正防止のために定期的に社員を異動させていることが多いでしょう。

人事異動における注意点

原則として、労働契約などで職種や勤務地を限定する取り決めがない場合には、社員は会社が命じた人事異動には従わなくてはなりません。
しかし、人事異動は会社による権限の濫用であってはならず、命じるうえでは業務上の必要性や正当な動機が問われます。
社員の個人的な事情もある程度は考慮する必要があるでしょう。
これらを無視して人事異動を命じると、後に社員との間でのトラブルに発展する恐れもあります。
人事異動を決定する際には次の2点に注意して慎重に進めましょう。

異動の必要性や条件について説明を尽くす

円満な人事異動には、社員の合意が欠かせません。
そのためには、異動の必要性について上司から丁寧に説明することが大事です。
異動が本人の能力開発や業務の円滑化に必須であるなど、合理的な説明ができれば受け入れてもらいやすいでしょう。
また、異動後の勤務場所や職位、業務内容などの条件について書面でも交付しておくと、後々の「言った・言わない」のトラブルを防げます。

社員の個人的な事情をヒアリングしておく

人事異動によって影響を受けるのは本人だけとは限りません。
転居を伴う異動は、社員の家族にとっても重要な話です。
「単身赴任はイヤ」「家を買ったばかり」など、社員の私生活上の不利益は基本的に認められません。
ただし、介護が必要な家族がいて転勤が困難な事情があるといった深刻なケースは例外でしょう。
会社側にも人選を考え直すなどの配慮が求められる場合があります。
個人的な事情をヒアリングするうえでは、周囲に声が聞こえない会議室など、適切な場所を選ぶのもマナーです。

人事異動の社内での通知方法と手順

人事異動の通知は、本人→社内→社外の順番で段階的に行うのが一般的です。
まずは異動の前に本人に非公式で内示します。
人事異動に対する心構えやそれに向けての準備のためです。
遅くとも辞令の1ヵ月前には伝えておく必要があるでしょう。
4月1日付けの辞令であれば、2月末までに伝えておくようなイメージです。
後任者への引き継ぎ期間も設けなければなりません。
そのため、次に本人の合意を得たうえで、辞令の日より少し先に部署内やチームメンバーに向けた情報共有がなされます。
平行して、オフレコの形で社外の取引先に挨拶するケースもあるでしょう。
社内での公式通知のタイミングは基本的に辞令日当日で、主に社内メールやイントラネット経由で行われます。
4月や10月の定期異動や組織改革に伴う人事異動で対象となる社員が多数いる場合には、内部向けのニュースとして一つの書面にまとめてイントラネットに掲載する場合もあります。
部長級以上など、役職者の異動については、抜粋してプレスリリースの形で企業の公式サイトにも掲載することが多いです。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、人事異動の目的や決め方、注意点や社内通知方法などについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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