スキルマップとは？作り方のポイントや活用メリット、作成の手順を紹介

自社に優秀な従業員が多くいるほど、会社の発展や売上アップなどに繋がります。
しかし、従業員ひとりひとりが秘めている能力を知るのは困難です。
その従業員のスキルセットや得意なことを把握する上で有効なものが「スキルマップ」です。
今回は、スキルマップの概要や作り方のコツ、活用メリットや作成手順などについて紹介します。

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スキルマップとは？

「スキルマップ」とは、従業員の仕事に関するスキルを可視化したものです。
必要なスキルを整理し、定義づけて一覧表にすることで、従業員のスキルを数字で評価できます。
スキルマップによって従業員の得意分野を明確にできれば、そのスキルを活かせる部署で活躍してもらえます。
従業員ひとりひとりではなく、チーム単位や部署単位での評価を出すこともでき、目標達成度などを知りたい場合にも効果的です。
厚生労働省ではスキルマップを「職業能力評価シート」としており、テンプレートもダウンロードできます。
定期的にスキルマップを見直せば、より高い効果を得ることも期待できます。

スキルマップを作成することのメリット

スキルマップを作成することで、以下のようなメリットを期待できます。

1.従業員教育を効率的に行える

スキルマップを作成することによって、従業員全体のスキルを可視化すると自社で不足しているスキル・今後強化すべきスキルなども把握できます。
不足しているスキルについては定期的に研修を行い、効率的に従業員の育成に活かせます。
また、スキルマップを活用することによって、自社に不足しているスキルを補うための人材採用にも活かせます。

2.勤務年数などに左右されず、従業員全員を公平に評価できる

人事による評価は勤務年数が長いほど有利になる傾向があり、スキルがある従業員が正当に評価されないことも珍しくありません。
しかし、スキルマップがあれば従業員全員のスキルが正確に把握できるため、勤務年数を問わず、評価に反映しやすくなります。
正当な評価を行っている企業ではそういった従業員の評価に関する不満も少なく、従業員の退職削減や生産性の向上などに繋がります。

スキルマップを作成する方法

1.スキルマップを作成する目的やゴールを決める

スキルマップを作成するには、まず、目的を決めます。
作成者が複数人いる場合はスキルマップに関する共通の認識を持ち、作成後の活用場面を具体的にイメージして目的設定を行いましょう。

2.自社で評価の対象とするスキルを洗い出す

次に、スキルマップを作成するために自社の業務の棚卸しをして、評価をするスキルを洗い出します。
業務の棚卸しとは、自社で行っている業務を整理することです。
ここまでできたら、スキルマップに盛り込むスキルの項目を設定しやすくなります。
項目は1つのスキルをさらに細かく分類して、より具体的に設定するのがおすすめです。

たとえば、単に「顧客対応力」とするのではなく、その項目を階層に分け、「状況把握」「問題解決」などの項目を設けます。
階層分けする項目数は業務や会社によって違いますが、3つ前後に分けられていることが多いです。

スキルマップの評価基準も合わせて決めましょう。
わかりやすいのは「できる」「できない」というシンプルな記載方法ですが、レベル別に評価することでさらにわかりやすい評価ができます。
ただ、あまりにも細かく評価すると逆にわかりにくくなるため、1～5段階に分けて評価している企業が多いです。

3.スキルマップをお試しで導入し、社内からフィードバックを受ける

スキルマップが出来上がったら、お試し期間を設け、実際に導入してみましょう。
お試し期間を設けることで従業員・管理者どちらからも意見をもらえるため、必要に応じて内容修正もできます。

最終的なスキルマップが完成したら、

• スキルマップの目的
• 管理者が誰なのか
• 活用方法

などをまとめたマニュアルを作成しましょう。
スキルマップに関する研修を行って従業員の理解を深め、導入後に活用しやすい環境づくりをすることも大切です。

スキルマップを作成する際に気をつけるべきこと

スキルマップを作成するときのポイントは、「評価項目の階層を細かくしすぎないこと」です。
せっかく作るのだから評価をできるだけ細かくできるようにしたいと考えてしまいがちですが、評価項目を増やしすぎると管理するのも大変になります。
正しく評価するために作成したスキルマップによって、かえって混乱する結果になりかねません。
そのため、評価項目の階層は厳選して3つ前後、多くても5つ程度に抑えるようにしましょう。

また、1度作成したものをずっと使い続けるのではなく、定期的に作り直す必要があります。
作成済みのスキルマップの内容は、その当時の状況に合わせて考慮されたものです。
評価を行ったことで状況が変化している可能性があるため、その時々で必要な評価項目を盛り込む必要があります。
定期的に作成し直すことは、自社に足りないスキルが改善されたかどうかを知るためにも有効です。
スキルマップの作り直しは、頻繁に行うとスキルレベルの変化を把握し辛くなるため、最低でも半年や1年など一定期間を空けて行いましょう。

スキルマップの管理方法

スキルマップの管理方法は、主に「あらかじめ決められた担当者が管理する」「各部署の上司が管理する」「従業員本人が管理する」という3つの方法があります。

「あらかじめ決められた担当者が管理する」という方法は、人材育成という意味では特に有効な方法です。
スキルマップから適材適所に人材配置を行い、スキルアップのために必要な研修会を開くなど、会社全体の管理がしやすくなります。
ただ、管理する第三者がいないので公平性の問題や人事異動を行う際に担当者がどの程度の権限を持つかといった点が問題になりやすいです。

「各部署の上司が管理する」という方法も公平性の問題がでる可能性があり、さらに工期次第でスキル不足の従業員を投入するといったことが起きないとは限りません。
しかし、部下の近くで毎日仕事をしている様子を見ることができるのも上司であり、スキル育成という意味でもスムーズに進めやすいです。

「従業員本人が管理する」という方法は、担当者や上司が定期的にスキルマップを確認してアドバイスを行いながら、従業員本人が足りないスキルを磨いたり、目標修正を行ったりします。
こちらの方法のデメリットは、従業員本人の精神的なコンディションによって達成度が左右されてしまう点です。
しかし、頻繁に担当者や上司がチェックを行うと従業員の仕事に対する自信を失わせる可能性があるため、気をつけなければなりません。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、スキルマップの概要や作り方のコツ、活用メリットや作成手順などについて紹介しました。

従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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