スマートワークとは？導入のポイントや事例を紹介

現代は働き方が多様化しており、企業にも柔軟な変化が求められています。

最近では、「スマートワーク」という働き方が注目されています。

スマートワークとは、一体どのようなものなのでしょうか。

今回はスマートワークの概要や導入するメリット、さらに導入時のポイントや導入事例について紹介します。

スマートワークの意味

スマートワークとは、その名前の通り「賢い働き方」という意味を持ちます。

主な目的は「従業員の幸福度をより高める」「より効率的な働き方を実現させる」ことなどです。

たとえば、ICTの利用によって場所や時間に制限されない働き方を実現させたり、IoTで得られるデータを利用して生産性を高めたりする働き方などが含まれます。

少子化などの影響を受け、常に深刻な労働力不足に悩まされている企業も少なくありません。

このような背景から、日本政府は育児や介護などの事情があり働けない人も活躍できるよう、施策を推進しています。

そのうちの一つがこのスマートワークです。

情報漏えいのリスクから、今まではスマートワークの実現は難しいとされてきましたが、少しずつICT技術が進化を遂げ、インフラ整備が普及したことによってスマートワークを導入できる企業が増えてきています。

スマートワークによって働き方の選択肢が広がり、多くの人がより自身のライフスタイルに合う働き方を実現しやすくなります。

深刻な労働力不足に悩まされている日本において、スマートワークは今後ますます注目が高まっていくことが予想されています。

スマートワークを導入するメリット

スマートワークの導入による主なメリットには、以下のようなものがあります。

1.無駄な時間を削減できる

スマートワークは時間や場所に縛られず、従業員の都合に合わせて業務を進められる働き方です。

これにより、無駄な時間を削減してより効率的な時間の使い方を実現できます。

たとえば、会社まで通勤していた従業員の場合、その通勤時間そのものを業務時間にあてることができます。

また、一度会社に出社してから営業先へと向かっていた従業員がいるとした場合、自宅からそのまま営業先へと向かうことで、移動時間を効果的に削減できます。

上記のような無駄な時間の削減の結果、生産性のアップに繋がります。

ICT技術の活用やテレワークの導入によって、こうしたスマートワークの効率的な働き方が実現できるのです。

2.優秀な人材の採用に繋がる

さらに、「人材確保につなげられる」というメリットもあります。

育児や家事など、さまざまな事情により「働きたくても働けない」という人も少なくありません。

スマートワークの導入によってより柔軟な働き方が実現でき、人材の確保・活用につなげられます。

たとえば、小さな子どもや介護が必要な家族などがいて自宅を空けられない従業員には、テレワークによる働き方を提案できます。

自宅にいながらWeb会議に参加したり、パソコンでリモートワークに取り組んだりすることで、無理なく育児・介護と仕事の両立を果たせるようになるでしょう。

事情があり勤務が難しい従業員も、企業側がこうした柔軟な働き方を提案することで、無理なく活躍してもらうことが可能です。

従業員が働きやすい環境を整えることで優秀な人材の流出を防ぎ、企業のさらなる成長につなげられるでしょう。

スマートワーク導入の際のポイント

スマートワークを導入する際のポイントには、以下のようなものがあります。

1.業務管理をきちんと行える体制・仕組みを作る

マートワークは自由な働き方を実現できる一方、管理が難しいという側面があります。

企業内は監視下にあるため、従業員の管理もしっかりと行えますが、自宅で業務を進めてもらう場合は監視下に置くことができません。

上司が気づかない間に特定の人に業務が偏ってしまっていたり、きちんと稼動できているかをすぐに確認できないなどのことも考えられます。

こうした事態を避けるためにも、スマートワークを導入する際は業務・勤怠管理を徹底する必要があります。

コミュニケーションツールや勤怠管理のツール導入などで労働時間を企業側がしっかりと管理できる環境を整えておきましょう。

2.勤務ルールを明確に定める

どのような成果でどのような評価を行うのか、また業務上の禁止事項にはどのようなものがあるのか、従業員にしっかりと伝えておく必要があります。

本来の目的はチームや組織の生産性を向上させることですので、1人1人の生産性が向上しても連携が取れなくなってしまうのは本末転倒ですので、勤務上のルールを定めた上で活動してもらいましょう。

3.セキュリティー管理を行う

スマートワークの導入にあたり、セキュリティの強化は欠かせないものです。

企業は従業員や顧客などの情報をきちんと管理し、守らなければいけません。

しかし、パソコンやインターネットのセキュリティが甘い状態だと、情報が外部に漏れてしまう可能性があります。

個人および顧客の大切な情報を守るためにも、セキュリティ強化に努めましょう。

セキュリティソフトを導入したり、不正アクセスを制御したりするなど、できる限りの対策を行うことが大切です。

また、従業員に対しても情報漏えいのリスクを説明するなど、指導・教育を行いましょう。

4.スマートワークの導入・運用コストを把握しておく

マートワークを導入するにあたり、システム投資が必要になる可能性があります。

その場合、どのくらいの費用がかかるのか、把握しておくことが肝心です。

特に、気を付けたいのがランニングコストです。

たとえば、セキュリティソフトを利用する場合、導入費用だけではなく月々の使用料金がかかる可能性もあります。

長期的な視点でかかる費用を計算しておくことが重要です。

スマートワークの導入事例

ここでは、実際にスマートワークを導入している企業の事例を紹介します。

ソフトバンクグループ

ソフトバンクグループではIT・AIなどを利用して、生産効率を高めるための取り組みをしています。

具体的には、在宅勤務やスーパーリフレックスタイム制などの導入です。

コニカミノルタ株式会社

コニカミノルタはスマートワーク経営を実施し、その成果が認められて「日経Smart Work大賞2018」を受賞しています。

多様な人材の採用と活用に力を注いでおり、グローバル企業として高く評価されています。

従業員が定着・活躍できる職場・組織づくりを行おう

今回は、スマートワークの意味や導入メリット、注意点などを紹介しました。

新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い、リモートワークを導入した企業も増加しており、今後はますます働く時間や場所については従業員の生産性や企業の業績などの状況に合わせて緩和されることが予想されています。

ぜひ、働く場所や時間だけでなく、従業員が定着・活躍できるための職場環境や組織づくりにも力をいれてみてはいかがでしょうか。

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