社内ポータルサイトとは？基本的な機能や運用におけるポイントを紹介

「あの情報どこにありますか？」「会社の備品の購入お願いします」などの従業員から質問責めにあったり、社内での情報共有や連携などに課題を感じている人事・総務、経営者の方も少なくないことと思います。
従業員が数十名になってきたタイミングから、様々な場所に情報が保存されるようになり、情報管理を最初から行なっていなければ、後から整理するのは非常に大変になります。
社内への連絡事項の掲示や情報の保管、社内コミュニケーションなどの課題を抱えている方は、ぜひ社内ポータルサイトの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
今回は、社内ポータルサイトの基本的な機能や運用におけるポイントなどについて紹介します。

社内ポータルサイトとは？

社内ポータルサイトとは、自社の従業員のみが閲覧できる自社の情報にアクセスするために訪れるサイトのことを指します。
社内イントラ（イントラサイト）と呼ばれるものとほぼ同じ意味の言葉で、会社の歴が長くなったり、人数が増えてくると様々な情報を管理することが非常に大変ですが、社内ポータルサイトを利用することで情報の共有や連携が簡単になります。
一般的なポータルサイトと比較して、社内に閉じており外部からのアクセスは遮断するため、セキュリティーに優れていることが特徴です。

社内ポータルサイトの基本的な機能

社内ポータルサイトは、各企業によって用途や機能が大きく異なりますが、以下のような機能を搭載していることが一般的です。

• 掲示板機能：社内制度や社内イベントなどのお知らせを行うもの
• ファイル管理機能：仕事に関する様々なデータを格納し、管理するもの
• ワークフロー機能：社内の物品購入申請や図書管理などの手続きを行うもの
• 勤怠管理機能：出退勤の打刻を行なったり、休暇を管理するもの
• スケジュール管理機能：チームメンバーと共有したり、自分の予定を管理するもの
• 社内SNS機能：社内のメンバーとコミュニケーションを取れるもの
• FAQ機能：管理部宛によくある質問とその回答をまとめたもの

上記はあくまでも一例ですが、社内の情報を一元管理を行うことが可能です。

社内ポータルサイトを活用するメリット

社内ポータルサイトを活用することによって、以下のようなメリットがあります。

• 他部署との連携や情報共有が行いやすい
• 社外からのアクセスを遮断するため、セキュリティーが比較的優れている
• 情報を一元管理することで、バラバラだった情報が1つに集約される
• ペーパーレス化に繋がる
• 管理部の社内問い合わせ対応の工数が減る

特に管理部は従業員から日々様々な依頼や質問が届きますが、社内ポータル内で解決できることが増えるため、他の業務に時間を使うことが可能になります。

社内ポータルサイトでよくある失敗

社内ポータルサイトに関することでよくある失敗として以下のようなものがあります。

• UIUXが悪く、情報が探しにくい・使いにくい
• 運用担当の退職などで更新が止まってしまう
• セキュリティーに詳しい人が設定を行わないと、逆にセキュリティーが脆くなる

上記のように、せっかく社内ポータルを作ったは良いものの、従業員にとって使いづらいということにならないためにも、デザインより使いやすさを元に設計していきましょう。

社内ポータルサイトの類似のツール・サービス

社内ポータルサイトに類似しているツール・サービスには、

• グループウェア
• 社内SNS
• 社内掲示板

などがありますが、これらの機能がまとめられたものが社内ポータルサイトです。
これから社内の情報管理や社内コミュニケーションに関するツールを選定している方は、まずどういった機能が必要なのかを洗い出してからどのツール/サービスが適切なのかを判断することがオススメです。

社内ポータルサイトを運用する上でのポイント

社内ポータルサイトを運用する上でのポイントは、上述のデメリットを可能な限り少なくすることです。
具体的には、

• 運用担当者を決めて常に更新する
• 従業員が「使いやすい」を元に設計する
• 情報管理はカテゴリーを分けたり階層化するなどとどこに情報があるかを分かりやすくする
• セキュリティー対策を万全にする

などを元に制作・運用を行なっていきましょう。

社内ポータルのサービスを比較検討する際のポイント

社内ポータルを内製するのではなく、クラウドサービスなどを利用する場合に比較検討する際のポイントを紹介します。

1.従業員にとって使いやすいかどうか

普段、そのシステムを利用する従業員にとって使いにくければ、そのツールは使われることなく、途中で運用が形骸化してしまいます。
従業員それぞれでITの知識には差がありますので、全ての従業員が使いやすいという観点でサービスを選定しましょう。

2.自社に必要な機能が搭載されているか

社内ポータルを導入したものの、仕事を進める上で必要な機能が足りない場合は、結局は複数のツールを使うことになり、情報の一元管理ができません。
事前に目的から棚卸しを行い、必要な機能は何かの要件を整理しましょう。

3.セキュリティーが強固であるか

最近では、テレワークも浸透しているため、オフィス以外の場所からのアクセスが発生することが考えられます。
その中でも2段階認証を用いるなどと自社の従業員しか閲覧できないような設定を行えることが必須です。

社内ポータルを活用して、従業員が働きやすい環境を整えよう

今回は、社内ポータルサイト導入のメリットや運用における注意点を紹介しました。
情報管理や社内コミュニケーションは、組織において非常に重要なものの1つで、従業員の働きやすさに大きな影響を与えます。
ぜひ、社内ポータルサイトをはじめ、他の制度やツールを導入することで従業員の働きやすい環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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