職場のコミュニケーションを改善する方法・成功事例を紹介

従業員がある程度増えてくると発生するのが「社内コミュニケーション」の問題です。
情報共有にとても多くの時間がかかってしまったり、違うチーム・部門との情報の連携が上手くいかなくなってしまったりと様々な問題が発生します。
今回は、社内コミュニケーションの課題を改善するきっかけとなるよう、改善する方法や成功事例について紹介します。

職場のコミュニケーション不足が引き起こす問題

1.連携が取れなくなる

企業では異なる従業員や部署、支店が連携して仕事を進めていきます。
お互いがスムーズに働くにはコミュニケーションが不可欠です。
しかし、意思疎通ができていない企業では重要な情報ですら共有されていません。
そのため、意思決定に時間がかかって作業は遅れていきます。
顧客からの要望が上手く伝わらないなどの問題も発生するので、作業の精度も低くなるでしょう。

2.エンゲージメントが低下する

従業員は企業に強い思い入れを抱いているからこそモチベーションを高められます。
逆をいえば、エンゲージメントが強化されていないと仕事にやる気を持てません。
当然ながら大きな成果につながらず、ますますモチベーションが下がっていくという悪循環にはまってしまいます。

さらに、エンゲージメントが低い従業員は上司や同僚を信頼しにくく、悩みを抱え込んでしまう傾向にあります。
彼らや彼女らは周囲に悩みを打ち明けられないまま、離職していくことも珍しくないのです。

3.成長やビジネスチャンスなどの機会損失

「機会損失」もコミュニケーション不足の弊害です。
従業員が同僚に関心を持てない職場では、有益なアドバイスや意見が交換されることもありません。
そのため、誰かがビジネスチャンスをつかんでいても発展がなく、競合他社に奪われてしまうような失敗が多くなります。
個人や部署の枠を飛び越えられない企業では、どうしても新しい分野に進出しにくくなるでしょう。

職場のコミュニケーション改善を進める際に注意するべきポイント

1.普段からコミュニケーションを取れるような機会を設ける

従業員同士の接点が少ない企業では、いきなりコミュニケーションを活性化しようと掲げても必要性が理解されにくいです。そこで、経営陣や人事部の主導で定期的に社内イベントやランチ会などを開いて様々な人と接点を取れる機会を設けましょう。
仕事以外の場所では、仕事以外のことも話すことができて、相互理解が深まります。
ただし、「職場の人間と会社以外で接点を持ちたくない」という考えの人もいるので、企画を慎重に考えましょう。
まずは簡単なゲームなど、仕事の合間ですぐできるコミュニケーションから始めるのもひとつの方法です。

2.上司から積極的にコミュニケーションを取りに行く

リーダー職や経営陣など、目上の立場の従業員から部下へと話しかけるように心がけましょう。
普通に挨拶するだけでなく、何か一言添えてみるのも効果的です。
成果や仕事に対して素直に褒めたり助言を行ったりすることで、相手のモチベーションを引き出せるように工夫します。
部下からは「自分を見てくれている」とも実感できるので、今度は部下から上司にも話しかけやすくなるでしょう。

3.相手のことを否定しないという文化を作る

自分の意見が否定されてしまうと思い込んでいる以上、従業員は本音を語りにくくなっていきます。
会議やミーティングではどのような意見であれ、最後まで聞くルールを徹底しましょう。
そのうえで頭ごなしに反対せず他の選択肢を探ったり、意見を発展させたりすることを心がけます。

職場でのコミュニケーション改善の方法

1.社内研修/社内イベント

「社内研修」は全社員が集まる貴重なコミュニケーションを取ることができるイベントです。
飲み会や運動会といった社外イベントだと、従業員によっては「プライベートを犠牲にされた」という思いを抱きかねませんが、研修なら就業時間内に行えますし、本人のためにもなるので反対されにくいといえます。
意見交換やワークショップを従業員同士で行えば、自然に会話は弾みます。
普段は合わない他部署、他支店の考えに触れられるチャンスともなるでしょう。

2.社内SNSやチャットツールの活用

従業員の相互理解を深めるとともに、情報の連携を円滑化するには「社内SNS」や「チャットツール」、お互いの感謝を贈りあう「社内ポイント」などが効果的です。

これらのツールを日常的に利用すれば、コミュニケーションの機会は増えていきます。
たとえば、SNSの日記を読むと接点の薄い同僚でも考え方に触れられます。
話したことのない相手からでも、社内ポイントが贈られてきたなら好印象を抱くでしょう。
こうした些細なやりとりの積み重ねがコミュニケーション不足解消に役立ちます。

3.職場環境を整える

「職場環境を変える」ことで状況を好転させた会社もあります。
仮に部署間の会話が少ないならフリーアドレスを採用してみましょう。
カフェテリアや休憩室を充実させれば従業員もリラックスして打ち解けやすくなります。
離れているデスクを近づけるなどの小さな工夫も、コミュニケーションには大きく影響します。

有名企業におけるコミュニケーション改善の成功事例

株式会社サイバーエージェント

広告事業やインターネットテレビの運営で知られる「株式会社サイバーエージェント」では、シャッフルランチというイベントを定期的に開催しています。
シャッフルランチではあまり接点のない従業員同士を集め、昼食会を催しています。
こうやって従業員同士に新たなつながりが生まれ、仕事上のコミュニケーションもとりやすくなっているのです。
ランチ代は会社負担なので従業員の苦にもなっていません。
サイバーエージェント以降、シャッフルランチは多くの企業から注目されて積極的に導入されるようになりました。

株式会社ぐるなび

グルメサイト運営の「株式会社ぐるなび」は、ウォーキングミーティングというユニークな試みを続けています。
このミーティングでは参加者が散歩しながら議論を行います。
屋外の開放的な雰囲気の中、従業員は自由な発想をしやすくなりました。
さらに、フォーマルな場から離れることによって役職やキャリアの差を感じず、誰もが平等に発言できるのもメリットです。
コミュニケーションツール導入に踏み切り、成果を上げたのが「株式会社ジェイアイティ」です。

株式会社ジェイアイティ

ジェイアイティでは「THANKS GIFT」を使い、従業員のエンゲージメントを強めてきました。
たとえば、社内ポイントを貯めた従業員には「希望休を増やせる」などの特典をつけています。
こうした工夫により、従業員はお互いの仕事をリスペクトし、感謝しあう風習を受け入れるようになりました。
そのほかでは、ツール上で他己紹介のリレーをつなげているのもコミュニケーション活性化に役立っています。

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職場のコミュニケーションを活性化させて、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、職場でのコミュニケーションを改善する方法や成功事例について紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行う必要があります。

『THANKS GIFT』は、エンゲージメントを向上させる上で重要な理念浸透や社内コミュニケーションを活性化させる、Web社内報やサンクスカードなどの機能を搭載した社内コミュニケーションツールです。
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