コミュニケーション不足の原因や対策、企業事例を紹介

仕事をする上でコミュニケーションが不足しているとさまざまな面でマイナス効果が働いてしまうことも多いです。
しかし、その状況を改善しようにも原因がわからなければ対策のしようがありません。
今回は、コミュニケーション不足の原因や対策、具体的な企業事例について紹介します。

コミュニケーション不足の原因とは？

コミュニケーション不足は信頼し合う人間関係を築きにくく、結果的に仕事のミスにつながるケースが少なくありません。
また、仕事の悩みなどがあっても相談できる相手がおらず、ストレスなど精神的負担が蓄積されやすいです。
仕事に対するモチベーションの低下や人間関係の悩みといったマイナス要素が増加すると離職につながる可能性が高まります。
そのため、コミュニケーション不足は、早めの対策が必要です。

たとえば、各部署間で情報共有がされていない場合、プロジェクトなどでチームを組んだときにスムーズに進めづらくなる可能性があります。
普段からどのような業務を担当しているのか、どのような性格なのかといった情報がわからない相手には仕事以外の話もしにくいので、淡々と業務内容のみを話すチームになる可能性もあるでしょう。
そのような関係のなかで信頼関係が生まれることは難しく、積極的に発言する人の意見のみが採用されがちになったり、メンバーのストレスが蓄積されてしまったりするケースもあります。

また、業務以外の会話ができない雰囲気があるとコミュニケーションが気軽にできる状態ではありません。
それどころか、わからないことを質問する、ミスについて報告してアドバイスを求めるといった必要な行動さえもしづらくなってしまいます。
相談しにくい環境は失敗を隠したり、対応が遅れたりする原因になりがちです。
職場では上下関係をはっきりとさせたうえで適度な緊張感が必要ですが、必要以上に緊張しなければならない雰囲気はかえって生産性の低下につながってしまうので注意しましょう。

さらに、テレワークを導入することで顔を合わせたり、直接会話をしたりする機会が減少していることもコミュニケーション不足の原因になっています。
ビデオ通話を利用することも可能ですが、毎回では業務効率の低下につながる可能性があるため、チャットでのやりとりや通話する場合も用件のみ伝えるというシンプルなものになりがちです。

コミュニケーション不足状態における対策

職場のコミュニケーション不足は、生産性の向上と深くかかわりがある心理的安全性の低下を招きます。
心理的安全性とは、組織において誰もが不安や心配を感じることなく、安心して自由に発言できる状態のことです。
コミュニケーションは心理的安全性を高める基本といっても良いものであり、もし職場がコミュニケーション不足だった場合は早期改善が必要といっても良いでしょう。

具体的な改善対策としては、ピアボーナス制度を設けるという方法があります。
ピア（peer）とは仲間や同僚という意味があり、ピアボーナスは仲間から仲間へ感謝の気持ちなどを贈る制度です。
報酬ではなく、拍手や感謝の言葉といった形で行うことも可能ですし、チャットツールや情報共有ツールなどをとおしてほかの従業員にも可視化できます。
自分の努力をほかの人から認められることでモチベーションアップや貢献意欲の向上に効果的です。

ほかには、1on1ミーティングを定期的に行うのも良いでしょう。
こちらは、上司と部下が1対1で悩みや疑問などについて話す機会を持つことです。
あくまでもメインに話すのは部下で、それに対して適切なアドバイスしたり、気持ちに寄り添ったりすることが大切です。
場合によっては相手を褒めてモチベーションアップにつなげるのも良いですが、評価するための面談ではないため、聞き手にまわることを優先しましょう。
同時に、上司のほうから部下に毎朝挨拶をする習慣をつくることも大切です。
上司のほうから声がけすると親しい雰囲気を与えられます。

また、社内イベントやさまざまな部署間でのシャッフルランチなどを行ったり、社内SNSの活用をしたりするのも良い方法です。
各部署の従業員の顔を覚えるためや業務外の会話ができるチャンスをつくることで、心理的安全性の向上が期待できます。
イベントやランチといったカジュアルな雰囲気のなかであれば、初対面であっても会話のきっかけを見つけやすいです。

実際にコミュニケーション不足が改善された企業事例

コミュニケーション不足を改善するべく行動に出て、実際にポジティブな結果を得た企業も多いです。

たとえば、本社以外にも複数の支社がある企業では1つの会社内だけではなく、本社と支社、支社と支社などのコミュニケーション不足という問題を抱えていました。
以前からサンクスカードの導入はしていたものの、従業員数の増加や事業拡大などによってうまく活用できない状況になりつつあったからです。
そこで、まずは管理職のスキルアップによる信頼関係の構築やチームの頑張りに対する報酬を用意してモチベーションアップにつなげるなどの対策を行いました。
さらに、アナログだったサンクスカードの代わりにピアボーナス制度の導入、月に1度の1on1ミーティングといった方法を取り入れたことで部署間の隔たりをなくし、可視化できるようになっています。

離職率の減少を目指し、その原因のひとつであるコミュニケーション不足の改善を目指した企業もあります。
こちらは従業員に対する指摘や注意などが離職につながっていたことから、感謝の気持ちを伝える大切さを社内に浸透させました。
簡単に感謝の言葉を伝えることができるものとして導入されたのがピアボーナスツールの導入です。
ただ、幅広い年齢の従業員がいることから年配の従業員にとっては活用が難しい面もありました。
その点もピアボーナスとして贈る報酬の種類を「おつかれさま」「挨拶」などのシンプルな内容に変更し、気軽に贈れるものにしたことで解決しています。
また、スマホを頻繁に使用していない従業員にとっては慣れない方法だったことから、スマホが身近なアイテムになっている若手従業員が中心となり、ピアボーナスを活用して従業員にひろめていきました。
その結果、感謝の気持ちを伝えるだけではなく、企業理念や社風を従業員に理解してもらう点においても効果を得ています。

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今回は、コミュニケーション不足の原因や対策、具体的な企業事例などについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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