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テレワークでのコミュニケーションの課題を解決する方法とは?

テレワークでのコミュニケーションの課題を解決する方法とは?

働き方の多様化が進む現代は「テレワーク」を導入する企業も増えています。

ただ、テレワークは利便性が高い反面、「コミュニケーション」に課題を持つケースも多いとされています。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するためには、どうすれば良いのでしょうか。

そこで今回は、テレワークで多くみられるコミュニケーションの課題の内容や、その対処法について紹介します。

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テレワークでの大きな課題はコミュニケーション不足

テレワークの導入において、重要な課題として挙げられることも多いのが「コミュニケーション不足」です。

今までのオフィス勤務とテレワークとでは、コミュニケーションのとり方にどのような違いがあるのでしょうか。

主な問題点には、以下のようなものが挙げられます。

課題1.コミュニケーションを取る機会が少ない

テレワークでの課題の1つ目は、「コミュニケーションのタイミングがわからなくなる」ことです。

オフィスに勤務している場合、相手の様子を見て話しかけるためのタイミングを見計らうことができ、このときに雑談をしたり、仕事の相談をしたりすることができます。

しかし、テレワークでのコミュニケーションはチャットなどがメインとなるケースが多く、相手の様子が見えにくいという課題があります。

そのため、「今は声をかけても大丈夫だろうか」と不安になり、結果としてコミュニケーション不足に陥ったり、仕事に必要な相談をなかなかできなかったりすることが発生します。

また、オンライン上のやり取りはどうしてもタイムラグが発生しやすい傾向にあります。

人によってはすぐに返答を得られず、ストレスを感じるケースもあるでしょう。

課題2.偶発的なコミュニケーションが発生しにくい

次に、「偶発的なコミュニケーションが発生しにくい」ことが課題として挙げられます。

オフィスでの雑談のなかにも、意外と仕事に生かせるヒントは隠れているものです。

オフィス勤務は同じ部署内の人はもちろん、通路などでほかの部署の人とも会話をしやすい環境にあります。

しかし、チャットなどが主なコミュニケーションツールとなるテレワークでは、わざわざ相手に連絡を入れる必要が生じます。

こうした背景から「用事がなければ声をかけにくい」という状況になり、雑談や情報交換の機会が失われてしまうのです。

すると、従業員同士のコミュニケーションが不足し、連携や業務効率の低下などを招く原因につながります。

課題3.従業員が孤独感を感じやすい

さらに、テレワークは「従業員の孤独感をあおる」要因にもなり得ます。

テレワークによる在宅勤務は人との交流が減り、人によっては孤独を強く感じることがあります。

他の人と話したいものの、「わざわざチャットを入れるのは気が引ける」「オンライン上のやり取りだと相手の対応が冷たく感じる」など、精神的に不安になりやすい傾向にあります。

テレワークを導入する場合は、企業は従業員の孤独や不安を解消できるような対策を講じることが必要です。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題への対処法

テレワークにおけるコミュニケーション不足の課題を解決するためには、企業側が積極的に施策を講じることが肝要です。

具体的には、以下のような施策が考えられます。

  • 従業員同士で連絡が取りやすいチャットツールを導入する
  • チームで朝会や終業前の会議などできれば毎日コミュニケーションを取る時間を設ける
  • Web会議の場合は、出来る限りカメラをONにして、お互いの顔を表示する
  • 他のチームとコミュニケーションを取れる機会を設ける
  • 組織サーベイを活用し、従業員の課題を把握する

上記のように、コミュニケーションの機会を増やすとともに、その中でもお互いの顔を見て話せるような仕組み・ルールを作ることが重要です。

テレワーク環境下でのコミュニケーションを活性化させるためのポイント

テレワークによるコミュニケーションを活性化させるためのポイントには、以下のようなものが挙げられます。

1.チャットの返信漏れが内容に注意してもらう

まずは「チャットの返信漏れが内容に注意してもらう」ことです。

チャットでのやり取りは、会話の進むスピードがメールなどに比べて早いので、しばらく放置すると情報についていけなくなる可能性があります。

情報から取り残されてしまわないためにも、チャットはこまめにチェックすることや必要な返信を早めに行うことが重要です。

2.チャットの文章は受け手の気持ちを配慮する

さらに、チャットやメールなどは「文章に気を付ける」こともポイントです。

チャットやメールは文字だけのやり取りとなるため、文章によっては思わぬ誤解を招くことがあります。

テレワークの場合は職場で会う機会がないと、誤解が生まれたまま解決しない可能性もあるため要注意です。

文章は丁寧かつネガティブな単語を避けることが重要です。

できる限りポジティブな単語を使い、ときには絵文字を活用するなどの工夫を行うと良いでしょう。

絵文字を使えば顔が見えない状態でも、感情をよりわかりやすく伝えられます。

3.家庭でのネットワーク環境の整備を行ってもらう

その他、テレワークで業務を行う場合、ネットワーク環境の整備を行うことは重要です。

ネットワーク環境が良くなく、Web会議が行えないとなると、業務に大きな支障をきたします。

コミュニケーションを円滑に取れるように、家庭でのネットワークの環境を整えてもらうよう支援を行うことも必要です。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、テレワーク環境下でのコミュニケーション不足で発生している課題やその課題を解決する方法について紹介しました。

テレワークの環境下では、コミュニケーションが減少してしまったり、顔を見れないのでその人の状況を把握しにくかったりとオフィスでは発生していなかった問題が発生しています。

組織サーベイなどを活用することによって、自社の課題や個々人の状況を把握し、適切にフォローを行いましょう。

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