日本でのテレワークの普及率は？進まない原因と対策も紹介

働き方改革で注目された取り組みであり、新型コロナウイルスの感染症対策としてもその有用性と必要性が見直されているテレワーク。
外部環境の急激な変化を受けて、企業での普及が急速に進んでいるように思われますが、実際の普及率はそこまで高くないのが現状です。
今回は、日本でのテレワークの普及率や進まない原因、その対策について紹介します。

日本におけるテレワークの普及率

テレワークの実施に関しては、さまざまな組織において、実態調査が行われています。
そのいくつかを取り上げて、日本における普及率の実態を考察してみましょう。

まず、総務省が発表している「令和2年版 情報通信白書」によると、2019年9月末時点での企業におけるテレワーク導入率は20.2%でした。
次に、パーソル総合研究所が、新型コロナ第3波による感染拡大期にあたる2020年11月に実施した調査によると、国内の正社員のテレワーク実施率は全国平均で24.7％という結果でした。

5月25日の緊急事態宣言解除直後は25.7であり、多少減少はしたものの同等の水準を維持しています。

加えて、テレワークの実施率は、企業規模によって格差があることも判明しています。
同調査によると、従業員が1万人以上の企業ではテレワークの実施率は45％と半数に迫る高い水準であるのに対し、100人未満の企業での実施率はわずか13.1％にとどまります。
業種別の実施率でもっとも高い割合となったのは「情報通信業」で、55.7％でした。
一方、コロナ収束後にもテレワークを継続したいかという質問に対しては、テレワークを実施した正社員の78.6％が継続したいと回答しています。

日本でテレワークが進まない原因

日本でテレワークが進まないのには、以下のような原因・背景が考えられます。

1.根強い紙文化

先述のように、中小企業ではなかなかテレワークの実施が進んでいません。
中小企業でのテレワーク導入が遅れている原因として確実に考えられるのは、「根強い紙文化」です。
中小企業では、紙をベースとした業務プロセスが、いまだに多く存在します。
日々やり取りする申請書や稟議書などがデジタル化されていないと、在宅勤務をしていても申請や承認のたびに結局出社せざるを得ません。
いわゆる「ハンコ出社」がなくならないのです。
会社に行かないと閲覧できない資料の存在が、在宅勤務を非効率に感じさせる要因になってしまい、テレワークが普及しないというわけです。

2.社内コミュニケーションの問題

テレワークの導入にあたっては、コミュニケーションの課題も懸念されます。
テレワークでは、目の前にいない取引先との連絡や意思疎通、同僚や上司などとの連絡や相談などにも工夫が必要です。
テレワークでは、同僚や上司と顔を合わせる機会も減ってしまいます。
コミュニケーション不足に陥ることで、認識のズレが起きやすくなったり、仲間意識が弱まったりして、業務効率や生産性が落ちてしまう場合もあります。
状況が悪化すると、組織としての一体感も失われてしまいかねません。
このような事態を恐れて、テレワークが敬遠されるケースも珍しくありません。

3.勤怠管理が困難

勤怠管理の難しさも、テレワークが進まない要因のひとつです。
オフィス勤務であれば、お互いの状況が見えるため、勤務状況や休憩の有無の把握も容易です。
しかし、テレワークとなると、部下が実際に何時から何時まで勤務をしていて、休憩もきちんと取っているのかを正確に把握しにくいですよね。
特に在宅勤務の場合は、仕事とプライベートとの境界線が曖昧になりやすく、社員のオーバーワークも懸念されます。
反対に、誰も見ていないからと高をくくって怠ける社員が現れる可能性も否定できません。
働きぶりがチェックできないと、適正な評価もしにくくなります。
成果を定量化できない業務では、特に評価が難しくなるでしょう。

テレワーク推進のための対策

それでは、上記の課題や原因を元に、テレワークを推進させるための対策について紹介します。

1.ペーパーレス化

テレワークを推進するには、まず「紙」を「デジタル化」すること、すなわち「ペーパーレス化」に取り組むことが必須です。
ペーパーレス化しやすい業務から随時デジタル化を進め、テレワークが実施できる環境を整備していきましょう。
たとえば、取引先との業務で使う見積書や発注書は難しくても、社内のみで使用する申請書や稟議書であれば、自社の判断でペーパーレス化が可能です。
ペーパーレス化をきっかけに、既存の業務プロセスを見直し、不要な書類は廃止するのも手です。
業務プロセスがスリム化されれば、業務効率もアップします。

さらに、一連の申請業務をワークフローシステムに移行すれば、申請や承認までのやり取りを自宅から行え、決済が完了した書類はすべてシステム内に自動保管されます。
デジタル化された書類であれば、自宅のパソコンから必要なときにいつでも閲覧可能です。
第三者による改ざんも防止できますし、紙のように紛失や破損なども起きません。
ペーパーレス化は、テレワークを前提とした業務効率化を後押しするだけでなく、内部統制の管理強化にもつながります。

2.テレワーク用ツールの導入

テレワークにおけるコミュニ―ション課題の多くは、テレワーク用のツールの導入によって解消できます。
テレワークでの業務にまず必要なのは、ビジネスチャットとWeb会議システムです。

ビジネスチャットは、日々のちょっとしたやり取りに使えます。
メールと違ってダイレクトに本題に入れるほか、絵文字などのスタンプもリアクション代わりに活用できるため、コミュニケーションのスピードがアップします。
ビジネスチャットの「オンオフ機能」を出勤のサイン代わりにするケースもあります。

Web会議システムは、チャットなどのテキストベースでは意思疎通が難しいやり取りやチームの定例会議などに便利です。
ビデオ会議であればお互いの顔を見ながら話せるので、テキストでのやり取りで生じやすいコミュニケーションエラーも減らせます。

3.勤怠管理・エンゲージメント向上ツールの導入

この他、テレワークに取り入れるといいのは、勤怠管理ツールやエンゲージメントクラウドです。
勤怠管理ツールを使えば、社員の出退勤や在席などのステータスを一元管理できます。
エンゲージメントクラウドとは、会社と社員との相互理解を深めることを目的としたツールやアプリです。
たとえば、「THANKS GIFT」は、「理念の浸透」「承認・称賛文化の醸成」「部署間の連携強化」などを通し、より強固な組織づくりをサポートする社内コミュニケーションアプリです。
サンクスカードやチャット、社内掲示板などの機能を有し、テレワーク環境でも抜群のコミュニケーションを実現します。
オンライン商談にも対応しており、テレワーク時のあらゆるやり取りに活用できます。

↓テレワーク環境下でのマネジメント方法について紹介した記事はこちら↓
テレワーク環境下でのマネジメントの方法・ポイント、よくある課題について紹介

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従業員が定着・活躍できる組織・チームを作ろう

今回は、日本でのテレワークの普及率や進まない原因、その対策について紹介しました。
テレワーク勤務では、従業員の状態が見えないからこそ、知らない間にエンゲージメントが低下しており、生産性の低下や離職の増加といった問題が発生する可能性は非常に高いです。
そういった問題を未然に防ぐためにも、従業員のエンゲージメントが高まるような仕組みを作っておくことが重要です。

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