テレワーク環境下でのマネジメントの方法・ポイント、よくある課題について紹介

働き方改革が進められる中で広がった新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。
在宅勤務をはじめとするテレワークでは、通常のオフィス勤務と同じ方法でマネジメントを行うのは難しいとされています。
今回は、テレワーク環境下でのマネジメントの方法・ポイント、よくある課題について紹介します。

テレワークにおけるマネジメントの課題

テレワークは、社員のワークライフバランス改善につながるなどのメリットがある一方、マネジメント面ではさまざまな課題があります。
お互いの状況が見えないテレワーク環境下で生じる、主なマネジメント課題を4つ紹介します。

1.コミュニケーションが不足する

テレワークでは、量と質の両方の側面から、コミュニケーションの希薄化が懸念されます。
まず、相手が目の前にいないため、業務の報連相だけでなく、気軽な雑談も含めてコミュニケーションの機会が減ります。
また、テキストベースでのやり取りが中心となるため、「相手に伝えて」はいても、意図がきちんと「相手に伝わった」のかどうかも判断しづらいでしょう。
上司と部下との間で連携が取れていないと、業務上のミスやトラブルが増えやすく、作業効率を大きく下げてしまう恐れがあります。

2.労働時間の管理が難しい

テレワークの場合は、部下の労働時間を正確に把握することが難しいです。
オフィス勤務であれば残業している部下の姿が見えますが、テレワークでは始業と就業の時間が曖昧になりがちです。
また部下自身も、在宅勤務ではオンとオフの境目をはっきりと区別することが難しく、結果としてオーバーワークに陥りやすい傾向にあります。
マネジメントとしては、チーム内の業務配分のバランスを客観的に管理して、特定の部下に負荷がかかり過ぎないように注意する必要があります。

3.成果でしか評価できない

同じオフィスにいれば、目標達成に至るまでのプロセスや周囲との協力関係なども含めて、部下の働きを評価できます。
しかし、テレワークでは成果に至るまでの手順や行動が見えづらいため、成果のみでの評価になってしまう恐れがあります。
組織の中には、短期間で成果を出しにくく、また成果の数値化自体も困難という職種も少なくありません。
正当な評価が受けられずに評価の根拠も不明確という状況が続けば、部下は上司や会社に不信感を持つようになるでしょう。

4.組織としての一体感が失われる

コミュニケーションが減り、お互いの状況も見えなくなることで、チーム内の人間関係も希薄化していく恐れがあります。
マネジメントのビジョンも不明瞭であれば、従業員エンゲージメントも低下していくでしょう。
現場の社員とも目的意識を共有し、チームとして達成することで得られる達成感がテレワーク環境下で一体感を保ち続けるうえで大きな意味を持ちます。

テレワークでのマネジメントの方法

テレワーク環境下で生じる課題を放置すると、やがてチームの崩壊や社員の離職などの深刻な問題に発展してしまいかねません。
ここからは、テレワークを効率よくマネジメントするための方法について解説します。

リアルタイム・双方向のコミュニケーションを取る

テレワーク下で上司と部下がきちんと連携を取るためには、テレワークに適したコミュニケーションを行っていくことが重要です。
具体的には、リアルタイムかつ双方向のコミュニケーションを増やし、タイムラグや認識のズレによるミスやトラブルの種をできるだけつぶしていきましょう。
テレワーク向けに、ビジネスチャットやウェブ会議システムなどのコミュニケーションツールが多数登場しています。
要件に合わせて、適宜使い分けるのがコツです。

業務を見える化する

それぞれのテレワークの業務内容や量が見えるように、タスク管理できるツールも導入しましょう。
個々の小さなタスクからチーム全体の大きなタスクまで一元管理できるツールを使えば、関係者全員でチーム全体の目標から、個人のスケジュールや進捗状況まで共有できます。
タスクの優先度を決める、進捗が遅れているタスクに増員するなど、全体最適の視点でのマネジメント判断も容易になるでしょう。
潜在的な問題も含めて課題を発見しやすくもなるため、将来に向けた軌道修正も速やかに行えます。

テレワーク環境下でのマネジメントのポイント

テレワークを快適に継続するために、マネジメントとして意識すると良い2つのポイントについても解説します。

1.相談しやすい雰囲気をつくる

テレワークでは相手の状況が見えないため、上司に相談したいことがあっても部下の立場ではギリギリまで遠慮してしまいがちです。
必要な報連相が遅れてしまわないよう、いつでも相談しやすい雰囲気をつくっておきましょう。
具体的には、チャットを常時接続して「着席中」などのステイタスを相談可能なサインとする、1日のスケジュールを部下全員にオープンにするなどの方法があります。
いずれにしても、相談可能な時間帯をできるだけ広く取り、かつ明確にしておくのがコツです。
また、テレワーク時には業務上のやり取りにチャットの絵文字も解禁するなど、普段から和やかな空気をつくっていくことも有用です。

2.オフィス時よりもミーティングを増やす

オフィス勤務時よりも、定例ミーティングや1対1のミーティングを増やして、コミュニケーション不足をカバーしていくことも大事です。
いつでも相談して良いと伝えていても、部下からは話しかけづらい場合も多々あります。
上司のほうでそのための時間をあらかじめ確保し、報連相を促すようにしましょう。
また、上司からこまめに課題を確認する、完了後にはフィードバックを行うことも大事です。

オフィス勤務時では、1日を通してみれば、さまざまな雑談をしています。
その時間をミーティングに充てると考えれば、業務の生産性はさほど落ちないはずです。
1対1のミーティングは、できるだけウェブ会議システムを使って、部下の表情や見た目の疲労度なども確認するようにしましょう。
特に議題を決めず、業務上の疑問や不安を自由に相談できる場にしても良いでしょう。

テレワークの社内コミュニケーションの問題解決に社内コミュニケーションアプリを使うのも手

組織内のコミュニケーションを活性化させるアプリを導入するのも、テレワークの課題を解決する一つの方法です。
「THANKSGIFT」には、社員同士のコミュニケーションを促進し、組織と社員との相互理解を深める機能がそろっています。
たとえば、社員同士で感謝や賞賛を伝え合える「サンクスカード」や企業のビジョンを共有する「理念浸透」、社内のネットワークを構築する場となる「掲示板・社内報」機能などが充実しています。
テレワークの課題については、管理職だけに押し付けるのではなく組織全体の問題として捉え、アプリでスマートに解決してみてはいかがでしょうか。

従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、心理的安全性が高いチーム・組織の特徴や心理的安全性を高めるためのポイントなどについて紹介しました。

従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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