BPRとは？導入メリットや進め方、業務改善との違いを紹介

業務の生産性アップや働き方改革などへの意識が高まるなか、既存の業務プロセスの改善に限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。
抜本的な変化を起こしたいと考える経営層には、BPRの実施を検討している人も多いようです。
今回は、BPRの内容や導入するメリット、実施する際のポイントなどについて紹介します。

BPRとは？

BPRとは「Business Process Re-engineering（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」の略で、組織構造や社内の業務フローなどを根本的に見直し、再設計することです。
Rが示すRe-engineeringには「根本から再構築する」という意味があり、部分的ではなく全面的にデザインし直して改善することを意味します。
現状の問題点を改善し、ビジネスを成功に導くプロセスをつくり上げることが目的です。

BPRが注目される理由

BPRのニーズが高まった理由の一つとして、働き方改革が挙げられます。
社員が働きやすい環境を整えることは企業経営における大切な課題です。
長時間労働が増えると社員のワークライフバランスは崩れ、生産性も落ちてしまうでしょう。
業務プロセスを根本的に見直すことで効率化を図り、ムダな人件費も削減できます。
残業や休日出勤も減り、社員の満足度も高まると考えられています。

BPRで意識したいキーワード

BPRを成功させるためには、以下の3のキーワードを意識しましょう。

1.根本的

なぜその業務が必要なのかを、根本的に問いかける習慣をつけましょう。
業務プロセスやフローを一つずつ見直すことで改善点が見えてくるはずです。

2.抜本的

改革を起こすためには、ムダな要素を思い切って捨てることも必要です。
ただの慣習で行っている業務もあるかもしれません。
客観的に判断する目を養いましょう。

3.劇的

BPRの目的は、劇的な改革を行うことです。
目先の小さな改善ではなく、できる限り大きな改善を目指しましょう。

BPRと業務改善との違い

仕事の効率化を図るために日々業務改善を行っている企業は多いでしょう。
業務改善とは、既存のプロセスはそのままに部分的な改善を行うことです。
日々の業務プロセスを見直して、スムーズに業務を遂行できるようにすることが目的です。
効率化を図って仕事をしやすくすることを目指すため、少しずつ部分的に改善していく流れとなります。

一方、BPRは業務プロセスそのものを根本的に見直し、大きく一気に改善するのが特徴です。
既存のプロセスそのものを再構築するため、顧客の満足度をはじめ、社員のモチベーションを高めることも期待できます。

BPRを導入するメリット

BPRを導入するメリットとして、以下の2つが挙げられます。

1.生産性の向上

BPRの実施によって不要な業務内容などを改善し、生産性を向上させることが期待できます。
表面的な問題だけでなくあらゆるプロセスが見直されるため、問題を洗い出すことが可能になるでしょう。
問題が明確になったらムダを排除し、改善に向けて対策を立てることが可能になります。
業務プロセスやフローが整備されると商品やサービスが顧客へスムーズに届き、空いた時間を品質向上のために使うことができます。

2.社員の満足度向上

BPRを実施して業務プロセスや職場環境が改善されれば、社員の満足度アップにもつながります。
業務を効率化することで長時間労働なども減り、社員のモチベーションも上がるでしょう。
一人ひとりが仕事に集中できることで、さらに生産性の向上が期待できます。
その結果、最終的には顧客満足度アップにもつながるという良いサイクルが生まれるはずです。

BPRの進め方

BPRの進め方として、以下の5つのステップがあります。

1.検討

まずは、BPRを実施する目的・目標を設定し、業務範囲の設定を行います。
社員と上層部がそれぞれ考える問題点をすり合わせることからスタートしましょう。
あわせて、どの範囲に対してBPRを実施するのかを設定する必要もあります。
やみくもに進めては根本的な改革はできませんので、業務範囲をいかに明確にできるかが大切です。

2.分析

続いて、ツールなどを使って業務内容やプロセスなどを分析していきます。
現状の強みと弱みを洗い出して可視化し、改善方法を検討しましょう。
分析ツールにはいくつかありますが、活動基準原価計算という方法でコストを割り出すABCツールや、コスト以外に対する効果も割り出せるBSCツールなどが一般的です。

3.設計

分析結果から洗い出された課題に対し、改善に向けた戦略を検討します。
時間は限られているため、効果が見込めるものから優先順位をつけて行うことが重要です。
社内全体で内容を共有し、しっかりと共通認識を持って進めていく必要があります。
アウトソーシングできるものについては、この段階で検討します。

4.実施

いよいよ実施段階です。
BPRは根本的な改革なので、目標達成までに時間がかかるでしょう。
目標が遠い場合は中間目標を設定し、軌道修正しやすいようにしておくことをおすすめします。
方針がずれていないか、目標を達成できているかなどを都度確認しながら進めましょう。

5.モニタリング・評価

BPRの最終段階では、設計したプロセスがきちんと機能しているかをモニタリングします。
効果はどれくらいあったか問題があった場合は何が問題なのかを明確にし、必要に応じて修正が必要です。
また、部署間における効果や問題なども共有しましょう。

BPRを推進する上でのポイント

BPRを進めるにあたっては、以下の3つのポイントを意識しましょう。

1.BPRのゴールを明確にする

ゴールを明確にしないままBPRを進めると、軸が曖昧となり途中で大きくぶれてしまう危険性があります。
その結果、根本的な業務改革が難しくなる可能性もありますので、プランを立てる時点でBPRを実施する目的やゴールをはっきりさせておく必要があります。

2.全社でBPRの重要性を共有する

BPRをうまく進めていくためには、全社でその重要性を理解しておくことが必要です。
既存の業務プロセスを変えることに対し、抵抗を感じる社員もいるかもしれません。
しかし、BPRの重要性を共有することで抵抗感を減らし、さらには社員のモチベーションアップも期待できます。

3.スピードアップを視野に入れる

長期間が想定されるBPRでは、期間を設定して目的達成のスピードアップを図ることが大切です。
あまりにも長期化すると途中でだれてしまい、モチベーションも低下する可能性があります。
うまく短期・中期の目標も組み込んで進めるのがおすすめです。

BPRを導入し、従業員が定着・活躍できる組織を作ろう

今回は、BPRの内容や導入するメリット、実施する際のポイントなどについて紹介しました。
従業員が定着・活躍できる組織を作るために、自社の従業員の特徴や強みをしっかりと把握し、それぞれがやりがいを持って仕事を行えるよう、人員配置や教育、社内制度を通じた支援を行いましょう。

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