報連相とは？必要性と上手くいかない場合の理由・対策を紹介

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった用語でビジネスの基本です。
報連相を意識するだけで仕事を円滑に進めることができますが、報告・連絡・相談は適切な相手に適切なタイミングで実施することも大切です。
今回は、ビジネスにおける報連相の必要性や上手くいかない場合の理由と対策について紹介します。

報連相とは？

報連相という用語は、山種証券（現SMBC日興証券）の会長でもあった山崎富治氏が1986年に出版した『ほうれんそうが会社を強くする』がベストセラーになったことにより、日本で広く知られるようになりました。
提唱から40年近く経っているものの、現在も多くの企業で活用されています。
報告・連絡・相談は、仕事を円滑に進めていくためには欠かせませんが、伝える相手や使用するシーンはそれぞれ異なります。

報告

報告とは、任務を与えられた者が経過や結果を告げ知らせるときに用いられる言葉です。
ビジネスシーンにおける報告の相手は、自分の仕事内容を把握している上司や先輩となります。
使用するシーンとしては、指示された仕事に対する進捗報告、突発的なトラブル情報の共有などが挙げられます。

連絡

連絡とは、情報などを互いに知らせるときに用いられる言葉です。
ビジネスシーンにおける連絡の相手は、一緒に仕事を行っているチームメンバーや他部門の関係者となります。
使用するシーンとしては、プロジェクトのスケジュールに関する連絡、活用できる資料の共有などが挙げられます。

相談

相談とは、疑問や問題を解決することを目的として他者の意見を聞くときに用いられる言葉です。
ビジネスシーンにおける相談の相手は、同僚・先輩・上司となります。
使用するシーンとしては、仕事の効率的な進め方に関する意見伺い、人間関係の悩み相談などが挙げられます。
人間関係など直接業務に関わらない相談であれば、同期をはじめ社内の親しい相手にすることもあります。

報連相を徹底することができれば、ビジネスの効率は格段に向上します。
また、コミュニケーションエラーによるトラブルを未然に防ぐこともできるでしょう。
社員に報連相を浸透させていくためには、企業や管理職が報連相を意識づける取り組みを行っていくことが重要です。

ビジネスにおける報連相の重要性

個人の数値目標がある営業職も、1人だけで仕事をしているわけではありません。
月間目標に対して現在どれくらい達成できているかを上司に報告し、商談に使える資料を作成したことをチームメンバーに連絡し、競合他社が優勢になっている取引先へのアプローチ方法を同僚に相談するなど、さまざまな人と関わり合って仕事は成り立っています。

報連相が上手く機能している組織は、職場の雰囲気も良好で活気があります。
また、トップセールスのノウハウをチーム内で共有したり、成功事例を横展開したりすることができれば、会社の利益にも大きく貢献できるでしょう。
ビジネスにおいて、報連相を徹底することは、円滑なコミュニケーションをとることに直結します。

報連相が上手くいっていない場合に発生する問題

報連相を意識して行動することはトラブル発生時にも役立ちます。
トラブルをスムーズに処理していくためには、初期対応が非常に重要です。
報連相が上手く機能していない組織では、「自分1人で解決できるはず」「トラブルが発生したことを知られたくない」と考えてしまうことも多く、初期対応が遅れます。
1人でも解決できることもあるかもしれませんが、トラブルの内容によってはさらに大きな問題に発展してしまうケースもあるでしょう。
組織は社員が抱えているトラブルにいち早く気づけるような体制を整えることが大切です。
同時に、ビジネスの基本である報連相を徹底することも求められます。

報連相が上手く機能していない理由と対策

報連相が上手く機能していない場合は、大きく2つの原因が考えられます。

1.報連相を受ける側の問題

ここでは、部下から上司への報連相を例に見ていきましょう。
基本的に上司への報連相は気持ちが萎縮しやすく、憂鬱に感じる社員も少なくありません。
「忙しそうだから相談しづらい」と後回しにしたまま、報連相のタイミングを逃してしまうこともあるでしょう。
「わざわざ時間をとってまで伝えるべきことではない」と、自己判断をして報連相を怠ってしまう社員もいるかもしれません。
どちらのケースも共通しているのは、「上司への話しかけづらさ」です。
普段から威圧的だったり感情が表に出やすいタイプの上司では、部下は恐縮して円滑なコミュニケーションはとれません。

対策としては、上司から積極的に部下に声がけすることが有効です。
部下が何か問題を抱えていそうな気配を感じたら、「何かできることはあるか？」といった声がけをしましょう。
「大丈夫か？」「問題はないか？」と聞いてしまうと、反射的に「大丈夫です」「問題ないです」と答えてしまう社員もいるため、伝え方には注意します。
また、ランチミーティングや交流会など、仕事以外の場で部下とコミュニケーションとるのもおすすめです。
上司は部下に仕事の指示を出したり、進捗を管理したりする必要があるため、適度な距離感を保つ必要はありますが、少しずつコミュニケーションを重ねていくことでお互いの関係性を深めていくことは可能です。

2.組織の問題

報連相を徹底する重要性は理解していてもルールが決まっていなければ、適切に運用することはできません。
月間目標に関する進捗についても、毎日口頭で報告する必要はないでしょう。
また、軽微なトラブルをすべて報告していては、仕事の効率も低下してしまいます。

対策としては、大まかなルールを決めておくことが有効です。
「月間目標の進捗報告は週に1回、口頭ではなくメールで行う」と決めることで、上司と部下双方の負担を軽減することができます。
トラブルについては「はじめにチームリーダーに相談して、必要と判断した場合に上司に報告する」というように二段階の仕組みを構築するのもおすすめです。
ルールは都度見直しを行い、本当に必要なものだけを厳選していきましょう。
上司と部下の円滑なコミュニケーションを意識しつつ、組織にあったルールを定めていくことで報連相がしっかりと機能した組織を作り上げられます。

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