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労働組合用のDXツールとは?機能やメリット、導入事例を紹介

労働組合用のDXツールとは?機能やメリット、導入事例を紹介

労働組合の活動は、日本国憲法第28条によって権利を保障されているものです。
ただ、多くの企業で労働組合員の構成員の高齢化や積極的な関わりの低下などによって、組合活動が組合員にかかる負担は大きくなっています。
今回は、労働組合活動において活用できるツールや用途、活用事例などについて紹介します。

労働組合とは?

労働組合とは「労働者が主体となって自主的に労働条件の維持・改善や経済的地位の向上を目的として組織する団体」のことです。
主に、労働者の賃金や労働条件や職場環境を改善させる役割を持ちます。
正社員や契約社員やパートなどの雇用形態に関わらず、2人以上の労働者が集まれば労働組合を結成できます。
なお、労働組合の結成にあたって行政機関の認可や届出は必要ありません。
また、日本国憲法第28条により労働者には以下の権利が保証されており、労働組合ではこれらの権利を行使して会社と交渉します。

  • 労働者が労働組合を結成したり加入したりする権利(団結権)
  • 労働組合が雇う側と交渉し約束を交わす権利(団体交渉権)
  • 労働者が要求実現のために団体で行動する権利(団体行動権・争議権)

参考:労働組合 |厚生労働省 日本国憲法 | e-Gov法令検索

↓労働組合の作り方や活動目的、加入方法等を紹介した記事はこちら↓
労働組合とは?作り方や活動目的・内容、加入方法について紹介

労働組合における課題

労働形態や雇用形態が多用になった現代、労働組合は衰退傾向にあり発展させるには課題の解決が急務です。
ここでは、労働組合が抱えるいくつかの課題を紹介します。

労働組合の活動目的や内容が浸透していない

労働組合の最大の課題として、活動目的や内容が浸透していないことが挙げられます。
日本労働組合総連合会の調査によると、全国15歳以上の男女の90.5%が労働組合を知っていると回答しました。
一方、10代の男女では73.0%しか労働組合を知らないと回答しており、若い世代ほど認知度が低い傾向にあります。
また、現在働いている人のうち74.1%が労働組合に加入していない、または加入しているか分からないと回答しました。
労働組合という組織があることは理解しているものの、実際の目的や内容までは知らない、興味がないことを表した結果ともいえます。
さらに、厚生労働省が実施した調査によると、労働組合の組織率が16.3%と過去最低の水準を記録しています。

参考:連合および労働組合のイメージ調査 令和5年労働組合基礎調査の概況|厚生労働省

組合員への情報共有用のツールが無い

労働組合は、個人では立場の弱い労働者たちが団結することで力を発揮します。
しかし、加入した組合員たちへ情報を共有したり発信したりできないと労働組合として連携が取れません。
組合員と連携が取れなければ、労働組合の権利である団体交渉権や団体行動権を行使することが難しいでしょう。

また、掲示板の利用や機関紙発行など紙媒体を使って情報共有を行う際にも、いくつかの問題点があります。
例えば、規模の大きな労働組合の場合、本部だけでなく支部にもビラや機関紙を配布しなければなりません。
しかし、紙媒体の情報発信では、本部と支部でどうしてもタイムラグが生じます。
そのため、情報が古くなりやすく組合員に正しい内容が伝わらない恐れがあります。
組合員の信頼を損なわずに組合活動を行うためには、即時性の高い情報共有ツールの導入が急務です。

組合執行部と組合構成員の繋がりが希薄化している

近年、組合執行部と組合構成員とのつながりの希薄化が問題となっています。
理由として、労働環境の変化や組合活動への理解不足などが挙げられるでしょう。
執行部と組合員とのつながりが薄くなると、組合活動の参加率低下や、組合からの脱退者増加が予想されます。
結果として、労働組合の交渉力や活動の効果が低下してしまい、労働者の利益を守る役割に影響を及ぼしかねません。
また、執行部と組合員と交流を図る機会が減ると、組合員からの意見や提案や不満などをしっかりと聞く機会が減ってしまうことにもつながります。

さらに、労働組合の運営を担う人材も不足するため、労働組合そのものが衰退してしまう恐れもあります。
労働組合を発展させるには、執行部内だけでなく、一般組合員と密接にコミュニケーションを取れる環境づくりが必要です。

手当や経費等の申請が紙で運用されている

労働組合は、いまだに組合員の管理や手当や経費の申請を紙で運用しているところも多いようです。
アナログな文書管理は、書類の紛失や劣化の恐れがあります。場合によっては、組合員の個人情報流出につながるかもしれません。
また、紙での運用は、データの集計や整理に時間がかかり業務効率の点でも問題です。
非効率的な管理方法を続けると、運営コストがかさんでしまい労働組合の活動が衰退してしまいます。
問題を解決するためには、デジタルツールやクラウドベースのシステムの導入が必要です。

↓社内や組織内でコミュニケーションツールを比較した記事はこちら↓
社内コミュニケーションツール比較12選。導入効果、特徴を紹介

労働組合用のDXツールの主な機能

DXツールとは、企業や組織の業務のデジタル化を推進するツールのことです。
労働組合用のDXツールには、労働組合が抱える課題を解決する便利な機能がいくつか存在します。

組合イベントや活動内容を周知するWeb掲示板

DXツールの中には、オンライン上で連絡事項を組合員に周知させる掲示板機能があります。
アナログ型の掲示板の場合、情報を掲示できるスペースに限りがあるため、古い情報は残りません。
一方、Web掲示板であればオンライン上に情報が蓄積されるため、古い情報も履歴として保存が可能です。
また、PCやスマホがあれば時間や場所を問わず読めるうえ、検索機能を使えば簡単に欲しい情報を見つけられます。
さらに、必要な人に必要な情報だけ伝えたり重要な情報を目立たせたりできるため、情報の見逃しを防げるでしょう。

掲示板投稿の閲覧状況の分析機能

DXツールを使えば、Web掲示板を設置するだけでなくその閲覧状況の確認も可能です。
紙で情報を共有している場合、どの組合員が情報を確認したのか分からないため、連絡ミスが起こるかもしれません。
一方、DXツールの中には、どの組合員が掲示板を見たのかチェックできる既読機能が存在します。
既読機能を使えば掲示を見落としている組合員を把握できるため、連絡ミスを未然に防げるでしょう。
また、具体的な閲覧日時も把握できるため、組合員がどのタイミングで掲示板を閲覧しているのか分析できます。

組合員向けのアンケート

DXツールの中には、組合員向けのアンケートを実施できる機能も存在します。
アンケートを実施することで、組合員の意見や不満をヒアリングしたり組合活動の改善点を見つけられます。
紙でアンケートを行うとなれば、印刷代のコストがかかり、集計にも時間を要することになるでしょう。
一方、DXツールならWeb上でアンケートを実施できるため、印刷費用をかけず回答結果の集計も容易です。
また、アンケートのURLやQRコードを生成する機能を使えば、組合員へアンケートを素早く共有できます。
スムーズに情報を収集できれば、労働組合として執行部と組合構成員の足並みをそろえられるでしょう。

組合員同士のチャット

DXツールは、組合員同士のコミュニケーションの活発化にも効果的です。
チャット機能を使えば、手持ちのPCやスマホを使ってリアルタイムに情報や意見を交換できます。
メールとは違い、件名や署名などを入れる必要もなく、組合員同士で気軽にコミュニケーションを取れます。
スタンプ機能やリアクション機能も使用できるツールもあるため、文章では伝わりづらいニュアンスも伝えられるでしょう。
また、チャットだけでなく通話機能やビデオ通話も使用できるツールもあります。

組合構成員のプロフィール機能

DXツールのプロフィール機能を使えば、組合員の情報を登録して、一目で分かるように管理することも可能です。
組合員の名前や性別だけでなく、会社での所属や趣味などの情報も設定できるため、組合員同士の理解を深められます。
プロフィールをもとに組合員を知ることで、新たなコミュニケーションが生まれるでしょう。
また、ツールによっては会社の組織を登録して所属する部門ごとに組合員を表示させることも可能です。
組合員が会社でどのような活動を行っているのか、どのような役割を担っているのか確認できます。
そのほか、プロフィールを使って連絡網を作ったり、労働組合の人事に活用したりすることもできます。

労働組合用のDXツール活用のメリット

労働組合用のDXツールの活用には、いくつかのメリットが存在します。
具体的には、組合員との情報のやり取りや、各種申請の業務の改善が期待できます。

組合からの発信をリアルタイムで伝えられるようになる

DXツールを使えばオンライン上で情報を発信できるため、紙媒体を使った情報発信よりも情報をリアルタイムで伝えられます。
また、DXツールの中にはWeb掲示板を更新した際に組合員にプッシュ通知する機能が存在します。
情報を発信した瞬間に組合員のPCやスマホにお知らせを届けられるため、情報の見逃しを防げるでしょう。

イベントの出欠確認やアンケート投票をツール上で行えるようになる

イベントの出欠を確認する際、電話やメールなどの従来の方法では、一人一人に都度連絡と確認をしなければならず非効率的です。
DXツールのアンケート機能を活用すれば、イベントの参加・不参加を一括で確認できます。
アンケート機能を工夫すると、設定した日程の中から参加できる日を選択してもらい、スケジュールを調整することもできるでしょう。
また、労働組合の役員選挙や組合員投票などにも、アンケート機能は効果的です。
組合員にオンライン上で投票を提出させることで、投票の回収や集計ミスが無くなります。
また、組合員への投票の催促も容易になるため、回収率の向上にも期待できるでしょう。
さらに、手持ちのPCやスマホだけでアンケートができるため、場所や時間を問わず投票ができます。
もちろん、投票した組合員のアカウントや行動ログを管理すれば、二重投票や集計結果の改ざんなども防げます。

メールや電話を使わずに連絡が取れるようになる

DXツールのチャット機能を使えば、メールや電話を使わずに連絡が取れます。
電話は、録音しない限り記録を残せないうえに、複数人とのコミュニケーションには不向きです。
また、規模が大きい労働組合の場合、組合員全員の電話番号やメールアドレスを適切に管理し把握することは困難です。
一方、チャットであればログが残るため、連絡された内容を後から見返したり検索したりできます。
また、グループでのチャットにも対応しているため、組合員へ一斉に連絡できます。
さらに、チャットそのものが連絡先となるため、組合員の連絡先を探す手間も省けるでしょう。

各種申請を紙での運用からツールでの運用に切り替えられる

DXツールを導入すれば、福利厚生の申請や会費の支払いなどの手続きを、Webサイト上で行えます。
組合員は、手持ちのPCやスマホを使うだけでスムーズに手続き可能で、組合員の負担も軽減できます。
また、申請書類をスキャンして送るだけで手続きを完了させることも可能です。
オンライン上で管理すれば紙代や印刷代の費用削減にもつながるうえ、書類の管理が簡単になったり紛失を防げます。
検索性も大幅に向上するため、無駄なコストや労力を削減できるでしょう。

↓人事・HR領域でのDXの内容や効果を紹介した記事はこちら↓
人事・HR領域におけるDXの内容や効果を紹介

労働組合用のDXツールを活用した事例

ここからは、実際に労働組合用のDXツールを活用した事例を紹介します。
実際の事例を参考にして、DXツールを導入しましょう。

茅ヶ崎市職員労働組合でのDXツール活用事例

神奈川県茅ヶ崎市に位置する茅ヶ崎市職員労働組合は、1956年に創設され現在約1,600名の組合員を抱える労働組合です。
茅ヶ崎市職員労働組合では、組合活動を周知させるための情報発信に課題を抱えていました。
また、コロナ禍により非接触・非対面の生活様式が求められたこともあり、DXツールを導入します。
その結果、組合員の手元のPCやスマホに一斉に情報を届けられ、いつでもどこでも組合の情報を見られます。
組合員の反応も分かりやすくなり、組合員の求める情報を発信できるようになりました。
DXツールの導入によって、労働組合の存在意義や組合活動の内容を組合員へ伝えることに成功した事例といえます。

伊藤忠商事労働組合でのDXツール活用事例

本部のほかに4つの支部を持つ伊藤忠商事労働組合は、1949年に創設され現在約3,150名の組合員を抱える労働組合です。
伊藤忠商事労働組合は、組合員とのコミュニケーションに課題を抱えていました。
新型コロナウイルスの流行もあり、ホームページを使った一方通行の情報発信には限界があると感じます。
そこで、アプリ上で情報を双方向に発信できるDXツールを導入します。
その結果、組合員の声を直接聞けるようになり、組合員へのアンケートの回答率も25%増やすことに成功しました。
また、労働組合内でカジュアルなやり取りが増え、誰でも発信して良い雰囲気作りにも成功しています。
2022年12月末には、労働組合内でのDXツールの利用率が80%を突破しており、こちらもDXツールの導入に成功した事例といえるでしょう。

本田技研労働組合でのDXツール活用事例

全国に9つの支部を持つ本田技研労働組合は、約3万8千人もの組合員を抱える労働組合です。
本田技研労働組合では、組合員への情報共有やコミュニケーションに課題を抱えていました。
そこで、組合員のPCやスマホに直接発信できるDXツールを導入します。
DXツールを導入により、業務時間外でも組合員の私用スマホで情報を見られるようになりました。
また、普段から発行しているニュースだけでなく、福利厚生制度や労働協約などの規定をツール上で周知させます。
貸出備品の受付や優待チケットの発行、イベント募集などもツール上で行うことで、業務の効率化にもつながりました。

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今回は、労働組合活動において活用できるツールや用途、活用事例などについて紹介しました。
労働組合活動は、業務外の活動であるため、組合員の負担が少なくなく、積極的な参加者も減少している現状では、上手くDXツールを活用することが必要です。

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