無料の社内SNSを利用する際の2つの注意点を紹介

社内のコミュニケーションをよりリアルタイムにそして円滑に行うために、これまでの電話やメールでのやり取りから社内SNSなどのチャットツールへの乗り換えを検討している企業も多いことと思います。
個人間の連絡もこれまではメールが主流でしたが、今ではLINEやInstagram、FacebookのMessengerなどが当たり前になってきました。
同じように仕事を行う中でもよりコミュニケーションを取りやすいようにと社内SNSの利用が増えておりますが、今回は社内SNSの選定ポイントや無料の社内SNSを利用する際の注意点などを紹介します。

⇒感謝・称賛をきっかけに組織を活性化させるツール『THANKS GIFT』の資料ダウンロードはこちら

社内SNSとは？

社内SNSとは、社内でのコミュニケーションをより気軽に行えるように、そして画像や書類、URLなども合わせて必要な情報のやり取りを行うことを目的としたツールです。
個人間のやり取りもSNSが主流になっていますが、仕事における社内のやり取りもよりリアルタイムかつ円滑に行うために社内SNSを導入する企業が増えています。
機能の制限はありますが無料で利用できるツールや無料トライアルを行なった上で社内に導入するかどうかを判断できるツールもあります。

社内SNSを導入することのメリット

社内SNSを導入・活用することで以下のようなメリットや効果が考えられます。

・リアルタイムに情報の共有が行える
・気軽にコミュニケーションが取れる
・打ち合わせや会議の時間を短縮できる
・複数人でのやり取りが簡単になる
・チームメンバー同士のやり取りや他部署のやり取りを把握できる
・コミュニケーションの問題が軽減し、従業員のエンゲージメントが向上する
・コミュニケーションが活性化し、従業員の生産性が向上する

社内SNSを導入することのデメリット

一方、社内SNSを導入することで以下のようなデメリットが考えられます。

・全社員に導入する際には、導入や教育の時間がかかる
・ランニングコストがかかる
・いつでも連絡が取れるために、仕事モードの時間が長時間化する恐れがある

社内SNSを選定する際のポイント

社内SNSは、従業員が利用するツールですので、使いやすさや利用できる機能など選定すべきポイントを確認した上で導入を進めないと、活用されずに放置されてしまう可能性があります。
社内SNSを選定する際は、企業活動・従業員の視点から以下のポイントを確認しましょう。

・導入目的と合ったサービスか（誰にどのような用途で使って欲しいのかをイメージする）
・必要な機能が搭載されているか
・価格は適正であるか
・社内の人間が使いこなせそうか
・サポート体制はどうか

安さだけで選んでしまった場合は、本来やりたいことができなかったり、従業員が使いこなせずに活用されなくなってしまう可能性もあります。
ぜひ、上記ポイントの中でも優先度をつけて選ぶことで選定がしやすくなります。

無料の社内SNSを利用する際の注意点

無料の社内SNSを利用する際は、大きく2つのことに注意する必要があります。

1.一部機能の利用や上限設定

そしてその制限された機能は、企業活動を行う上で必要な機能であることが多いため、全社員で本格的に利用するのにはあまり適しません。
全社で導入する際の利用イメージをより具体的に持つためなどの目的で利用することがオススメです。

2.セキュリティーや情報漏洩のリスク

無料の社内SNSの場合は、機能拡張や設備投資、セキュリティー対策に十分な投資を行うことができないために、会社の情報が外部に漏れてしまう可能性があります。
そのためにもし無料の社内SNSを使い続けるつもりであれば、セキュリティーに関してはよく確認を行なった上での利用をオススメします。
上記2つの理由により、会社でのコミュニケーションを活性化させたり、問題を解決するためには、多少の費用を払ってでも自社に適したツールを導入することが適切だと思われます。

無料トライアルからの利用も可能な社内SNSツール『THANKS GIFT』

今回は、社内SNSの選定ポイントや無料の社内SNSを利用する際の注意点などを紹介しました。
社内SNSのツール導入だけでは、コミュニケーションの問題は解決しませんので、同時に組織が活性化されるような取り組みを行なっていくことが重要です。

エンゲージメントクラウドの『THANKS GIFT』では、サンクスカードやチャットの機能を通して、従業員の感謝や称賛をきっかけにコミュニケーションを生むことや理念浸透に繋げていくことが可能なサービスです。
無料トライアルを行なった上で利用もできますので、サービス紹介資料をダウンロードして、自社の課題が解消できそうか確認してみてはいかがでしょうか。