社内掲示板とは？作り方や活用方法、掲載する内容例について紹介

働き方改革や新型コロナウイルスの感染対策の一環としてテレワークが進む中、社員同士の情報共有は従来よりも難しくなっていると言わざるを得ません。
物理的に離れた状況にある社員同士を繋げてくれるのが「社内掲示板」です。
今回は、社内掲示板の概要や活用方法、掲載する内容例などについて紹介します。

社内掲示板とは？

社内掲示板とは、社内で必要な情報を全社員に向けて共有・通達するためのツールのことです。
かつては、職場の壁などに貼り出すアナログ式のものが採用されていました。
しかし、インターネットの普及に伴い、工場を含む多くの職場にパソコンが設置されるようになった昨今では、デジタル化が急速に進んでいます。
近年導入が増えているのはグループウェアを使った掲示板ですが、SNS感覚で利用できるクラウド型のツールも人気です。
デジタル式であれば一度の発信で全社員に情報共有でき、修正や更新も簡単に行えるなど、情報の管理も一元化できます。
その他、アクセス権を持つ社員であればどこからでも閲覧できるため、テレワークとの相性も抜群です。

さらに、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できます。
組織の予算や工数に余裕があれば、社内掲示板用のウェブサイト構築やアプリ開発を一から内製することも可能ですが、開発費に加えて維持費もかかります。
ニーズの拡大に伴い、社内掲示板にチャットツールやタスク管理などの機能を備えた付加価値の高いツールも登場しています。
自社向けに使えるツールがないか、まずはリサーチしてみると良いでしょう。

社内掲示板を活用するメリット・効果

社内掲示板の導入によって期待できる主な効果は、

• 経営理念やビジョンの浸透
• 組織の横のつながりの強化
• 従業員のモチベーションの向上

の3つです。

まず、社長をはじめとする経営陣からのメッセージを全社員に伝えていくことで、経営理念やビジョンの浸透をスムーズに行え、経営陣と社員との足並みがそろえば、組織にも一体感が生まれます。
次に、社内のナレッジや取組みの情報共有を強化していくことで、組織の横のつながりも強化されます。
組織内での距離が近くなれば、部門を超えた協力も進んでいくでしょう。
経営陣のビジョンが明確で、部門同士の風通しも良い組織であれば、従業員も働きやすくなり、モチベーションも向上するはずです。
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社内掲示板に掲載する内容例

多くの企業で導入されている社内掲示板ですが、一般的に掲載されている内容が「企業・経営情報」「社内FAQやナレッジ」「社内イベント・ニュース」「緊急速報」の4つです。
それぞれ具体的にどういったものなのかを紹介します。

社内掲示板に掲載する内容例2.1.企業・経営情報

まず、「企業・経営情報」に該当するのは、企業が対外的に発信しているプレスリリースや決算情報、経営陣からのメッセージなどです。
プレスリリースは企業の公式ウェブサイトにもアップされますが、広報部など担当部署の社員でない限りは、都度チェックしていないという場合も多いのではないでしょうか。
しかし、自社がどのようなニュースを発表しているのかは社員であれば最低限知っておくべきであり、社内掲示板にもアップすることで目に留まりやすくなります。
また、社内掲示板があれば、社長や役員などの経営陣からのメッセージも共有できます。
対外的なプレスリリースには織り込めない、新商品にかける思いや企業の財務状況に関する補足情報などについて、経営陣自身の言葉で説明してもらうことは社内の一体化に有用です。

社内掲示板に掲載する内容例2.社内FAQやナレッジ

組織内には、さまざまな手続きや申請・承認プロセスが存在します。
特に、組織全体のルールや制度を管理する総務・人事部門では、社員からの問い合わせも多く、その対応だけでかなりの工数を取られてしまう日もあるのではないでしょうか。
日々の問い合わせを社内FAQとしてまとめ、社内掲示板にアップしておくことは、担当者の業務効率化に大きく役立ちます。
口頭では説明が難しい内容についても、表や画像、動画などを使えば、より分かりやすく説明できます。
また、掲示板を通じて他部門の社員にとっても有益な情報、知識や経験をナレッジとして共有できます。社内活性化のアイデアを全社員に募ることも、掲示板があれば容易に行えます。
成功例だけではなく、失敗例やその防止策を含むナレッジ共有に取り組むことも有用です。

社内掲示板に掲載する内容例3.社内イベント・ニュース

社内掲示板は、社内イベントやニュースを社員に周知徹底するのにも便利です。
たとえば、全社員を対象とした社内健康診断やできるだけ多くの人に参加してもらいたい社員向けのセミナー・社内表彰式などについて、前もって周知できます。
掲示板から申し込みサイトにリンクを飛ばし、その流れで申し込みまで完了できるようにすればなお効率的です。
このほか組織内には、各部署で毎年実施していても他部門にはあまり知られていないイベントやニュースも多くあるものです。たとえば、支社の社員が地域の人を対象に実施しているボランティア活動や見学会などがその一例です。
社内掲示板があれば、従来では埋もれてしまっていたイベントやニュースの存在もアピールできます。
社内で共有できる情報が多ければ多いほど、他部門への理解が深まるでしょう。

掲載する内容例4.緊急速報

新型コロナウイルスの感染拡大中には、社員に対して、感染対策の徹底やテレワークの推奨など、さまざまな緊急指示を出す場面も多かったことでしょう。
社内掲示板があれば、こうした緊急速報もすぐに発信できます。
さらにプッシュ通知も届くようにしておけば、見逃しのリスクも減らせます。
感染症以外でも、いつ台風や地震が発生し、社員に緊急帰宅や非難を命じなければならないとも限りません。
社内掲示板は、社員の安心・安全を守る重要な役割も果たします。
人手不足が深刻化する日本では、コロナが終息しても、テレワークの働き方は継続する可能性が高いでしょう。
物理的に離れた場所にいる社員と繋がれる社内掲示板の存在意義は、今後さらに高まっていくと考えられます。

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今回は、社内掲示板の概要や活用方法、掲載する内容例などについて紹介しました。
社内コミュニケーションは、生産性や従業員の定着に大きな影響を与えるため、会社としても支援や対策を行っていきましょう。

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