社内SNSに期待できる具体的な効果、運用のポイントを紹介

ビジネスの世界は日進月歩であり、新しいツールやシステムが日々リリースされています。
社内環境を整備するためには、必要に応じてこうしたツールの導入を検討する事も重要でしょう。
そんな中で注目を集めているのが「社内SNS」と呼ばれるツールです。
本記事では社内SNSの機能概要から導入によって期待出来るメリット、導入に際して注意したいポイントなどを紹介します。

＜30秒で読める！この記事の要約まとめ＞

• 社内SNSとは、個人向けSNSの使い勝手を企業内向けに調整したツールで、チャットやファイル共有によるコミュニケーション円滑化が主な目的
• 導入効果は、コミュニケーション活性化・多様な働き方の後押し・離職抑止・ナレッジ共有・課題発見・企業理念の浸透の6点
• 運用成功のポイントは、導入目的と運用ルールの明確化・小規模での試験導入・従業員にとってのメリット設計・使いやすいシステム選定
• 失敗の主因は目的の曖昧さ・ルール不足・批判的投稿の放置で、経営陣が率先して活用する姿勢が定着を促進する

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社内SNSツールは、従業員が自由に投稿できる機能や投稿にリアクション・コメントする機能、従業員のみが利用できるためのクローズドな環境が必要です。
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社内SNSとは？

TwitterやFacebookなど、何かしらSNSを利用している人も多いのではないでしょうか。
SNSでは個人が気軽に情報を発信する事や、遠方に居る様々な人とのコミュニケーションが可能となります。
社内SNSとはこうした個人向けのSNSの使い勝手はそのままに、機能を企業内のメンバー向けに調整したものです。
細かな仕様や機能はツールによって異なりますが、メインとなるのはチャット機能・ファイル共有といったコミュニケーション・情報共有の円滑化および業務効率化を図るためのものとなっています。

関連記事：社内SNSとは？導入メリット・デメリット、成功事例を紹介

社内SNS導入によって期待できる効果

社内SNSは一見シンプルなシステムですが、活用方法によって様々なメリットが期待出来るフレキシブルなツールでもあります。
ここからは社内SNSの導入によって期待出来るメリットを見ていきましょう。

1.コミュニケーションの円滑化

社内SNSの導入によって、社内のコミュニケーションが活発になるというメリットが期待出来ます。
主にこの効果を狙って社内SNSの導入に踏み切る企業は多いと言えるでしょう。
従来の社内コミュニケーションでは、個人間でのメール・チャットのやり取りが主な手段となっていました。
この場合、一度にコミュニケーションを取れる人数はあくまで1対1なので場合によっては非効率的な方法となってしまいます。
一方、社内SNSではメンバー全員が発言・閲覧可能なコミュニティを作成するため、リアルタイムなオープンコミュニケーションが可能となります。
部署や役職を越えたボーダーレスなコミュニケーションが実現する事によって、報・連・相がしやすくなり業務効率の改善に繋がります。
また、日常的に関わり続ける訳ではない部署の業務状況や事情を知る事も出来るため、いざという時に部署間での連絡も取りやすくなるでしょう。

2.働き方の多様化

現代人のライフスタイルは多様化が進んでおり、それに伴って働き方も十人十色と言えるようになりました。
社内SNSはツールがインストールされているデバイスとネットワーク環境さえあれば業務連絡や情報共有が可能となるので、場所を選ばずに利用出来るというメリットがあります。
そのため、従業員の多様な働き方を後押しして働きやすい職場環境を整える事が出来るのです。
例えばリモートワークで働く従業員や育児休暇中の社員、外部委託のフリーランサーなどがその一例として挙げられるでしょう。
このメリットによって外回りの多い営業職や頻繁に出張する従業員、遠方に支社に勤めるスタッフとも円滑にコミュニケーションが取れるようになります。
社内SNSは組織に関わる人間であればどこに居ても情報共有・関係の維持が可能となります。

3.離職抑止

社内SNSによるコミュニケーションの活性化は、従業員の離職防止にも一役買ってくれます。
職場環境が整っていない現場では従業員が仕事上の悩みや不安を抱えてしまい、中々周囲に相談出来ずに一人で問題を抱え込んでしまいがちです。
こうした状況を回避するためには、社内SNSの導入によって質問・相談がしやすい環境が整える事が有効になります。
特に職場の雰囲気や業務に慣れていない新入社員の不安解消には大きな効果が期待出来るでしょう。
社内SNSは会社への帰属意識や信頼感を育てるためにうってつけのツールです。

4.情報やナレッジのスピーディーな共有

社内SNSで共有出来る情報は業務連絡だけではありません。
各従業員が持っている「仕事のノウハウ」や「業務に対する気づき」など、目には見えない貴重な情報をスピーディに共有・蓄積出来る点も社内SNSの大きなメリットです。
仕事のノウハウが偏ってしまうと「この仕事はあの人じゃなきゃ出来ない」といういわゆる業務の属人化が発生してしまいます。
従業員が持っているノウハウ・スキルは会社の財産です。
これらを可視化・保存して周囲の従業員に共有する事は、部署や会社全体の業務効率改善に繋がります。
こうしたノウハウや気づきの共有が出来ている職場では、新人が一人前に育つのも早い傾向にあります。
社内SNSがあれば分からない事があった際にすぐ質問を投稿出来るため、解決策を知っている別の従業員がサポートしやすい環境が整うでしょう。

5.会社の課題発見

社内SNSは会社全体の業務を「見える化」する事が出来ます。
具体的には各業務の内容や進捗状況、顧客からのクレームや問い合わせ、従業員が気づいた事などです。
細かな事でもテキストやファイル情報として可視化すると、会社全体の仕事がどのような状況にあるのかが誰でもイメージしやすくなります。
仕事においては全体像が見えなければ気づく事の出来ない問題点というものは少なくありません。
よしんば気づく事が出来たとしても、原因究明や解決策の考案には業務全体を見渡す必要がある場合が多いです。
社内SNSは単なるコミュニケーションツールではなく、会社の課題点を見つけやすくするための診断ツールとしても機能すると認識しておきましょう。

6.企業理念の浸透や目標の周知

複数人で何かを成し遂げる際、重要なのは目的やビジョンの共有です。
これは仕事についても同じ事が言えます。
会社の従業員として全員が知っておくべき事は「企業理念と目標」でしょう。
社内SNSで企業理念・会社の目標・会社の現状といったポイントを絡めた投稿を増やしていけば、自然と従業員全体に周知する事が出来ます。
押し付けるように唱え続けるのではなく、あくまで業務連絡や情報共有の一環として自然に付け加えるのがポイントです。
組織全体が同じ方向を向いて仕事に取り組む環境が整えば各従業員のパフォーマンスが向上すると言えるでしょう。
また、従業員の意識が大きな目標に向く事によって、経営陣と従業員のコミュニケーションも円滑になります。
従業員全員が目前の仕事をこなすだけではなく「会社のために自分が出来る事」を見据えている状態が理想的です。

↓社内SNSの導入目的や注目される背景について紹介した記事はこちら↓
社内SNSの導入目的とは？注目される背景や期待できる効果などを紹介

社内SNSと他のツールとの違い

従業員同士のコミュニケーションを活性化させるツールは社内SNS以外にも存在します。
例えばグループウェアやビジネスチャットなどがその代表例として挙げられるでしょう。
前者はある程度の人数間で情報を共有する事に、後者は個人間での細かい連絡に特化したツールとなっています。
これらに対して、社内SNSの最大の特徴は「手軽さ・気軽さ」です。
社内SNSで発言する際はわざわざ宛先を選択する必要もなく、いつでもすぐに情報を発信する事が出来ます。

一方グループウェアでは多機能な反面、最初にグループを作成するのにある程度の手間がかかってしまうため手軽にメッセージを送信するのには不向きです。
また、ビジネスチャットは個人間で多くの情報量をやり取りするためのインターフェースが組まれているため、複数人で連絡を取ると情報過多になってしまいがちになります。
しかしこの事実は「社内SNSの方が手軽で優秀」という事を意味している訳ではありません。
大切なのは状況に応じてツールを使い分ける柔軟さである事にも留意しておきましょう。

関連記事：

社内SNS運用の効果・メリットを最大化する方法

社内SNSは導入するだけでメリットが享受出来るというものではありません。
導入後にしっかりと効果を出すためには、以下の2点に注意しておく事が重要です。

目的とルールを周知する

社内SNSの導入にあたっては、まず「目的」と「運用ルール」の2つを明確にしておきましょう。
そしてこの2つは明確にするだけではなく、全従業員に向けてしっかりと周知する事が大切です。
目的とルールは社内SNSの不正利用や悪用を防ぐ意味でも重要ですが、基本的には従業員が気軽に利用出来るようにするために策定するものになります。
「何のために」「どう使ってほしいのか」という事が分からなければ、従業員は自分が発信しようとしている情報が社内SNSの運用に相応しいかどうか判断出来ないのです。
また、目的と運用ルールは一方的に押し付けるのではなく、策定会議に従業員の意見を取り入れるなどして理解を得るように心がけましょう。

試験的に始める

社内SNSに限った事ではありませんが、新しいツールやシステムの導入は現場に混乱をもたらすリスクも孕んでいます。
職場環境を大きく乱さないようにするには、まずチームや部署単位など小さなグループ内で試験的に社内SNSを導入するのがポイントです。
特にSNSというツールの性質上、悪意ある投稿や誹謗中傷によって炎上してしまうというトラブルも少なくはありません。
最初に小さなグループで運用を始める事でトラブル発生のリスクが抑えられる事はもちろん、課題やニーズを把握しやすいというメリットもあるのです。
また、試験的に導入するグループには社内SNSの導入・運営に関与していない部署やメンバーを選定すると公平性が保たれ新鮮な意見が望めます。
試験運用中に把握した課題を解決しながら徐々に運用範囲を広げていく事で、大きなトラブルの発生を防ぎながらツールを浸透させる事が可能です。

関連記事：社内SNSの具体的なメリットとは？注意点や成功する方法を紹介

社内SNSの実際の成功事例

社内SNSを実際に導入し、成功した事例はいくつかあります。

たとえば「第3回ホワイト企業対象 風通し経営賞」を受賞した、「ぜんち共済株式会社」という保険会社の例があります。
この会社は、社内SNSを導入するまでは風通しがよいと言える状況ではありませんでした。
その原因となっていたのが人間関係です。
社員が10名程度しかいなかったこともあり、メールでしか連絡を取ることができず、情報量の少なさに不満を抱いている人が多かったのです。
それゆえ会社の雰囲気も殺伐としており、縦割り組織になっていたため異なる部署同士の交流ができていませんでした。
そんな人間関係を解消するために社内SNSが導入されてからは、リアルタイムでの報連相が可能になり、コミュニケーションが一気に活発化。
またやり取りをすることが楽しいと感じる社員もいて、殺伐とした空気は改善されました。

また、「シチズン時計」の成功事例もあります。
シチズン時計ではもともと社内SNSが導入されていましたが、利用については任意でした。
よって他部門との情報共有が不十分、プロセス情報がうまく継承できないといった課題がありました。
そこで活用方法を改め、メールではなく社内SNSの使用を徹底したところ、メールの使用率は7割減少しています。
そして、業務に1時間もの無駄な時間が発生していたことが判明しました。
これらの事例のように、社内SNSを導入し活用することで、コミュニケーションの活性化や業務の効率化においてに大きな効果が期待できます。

社内SNSの運用を成功させるためのポイント

続いて、成功事例のように社内SNSをうまく活用するためのポイントをご紹介します。

導入目的・現状の課題の明確化

まずは、現状として社内にある課題やその原因、またその課題を解決した後に目指す理想の状態を明確化することが必要です。
たとえば、縦割り組織となっており他部署とのコミュニケーションが円滑に行えていないという課題があるとすれば、その原因はさまざまです。
情報共有ツールの使いづらさが原因となっているのであれば、社内SNSの導入が解決策となるでしょう。
しかしその他のことが原因となっている場合は、社内SNSの導入では解決できない可能性があります。
課題解決において、本当に社内SNSが有効なのかどうかをしっかりと考えてから検討することが大切です。

運用チームやルールを決める

社内SNSを実際に導入する場合は、運用担当者やチームを作ることをおすすめします。
そうすることで他の従業員を先導することができ、目的の達成に向けて進みやすくなります。
運用チームは人事部などのメンバーが参加することが一般的ですが、部署を超えたコミュニケーションを促したいのであれば、さまざまな部署からメンバーを集めることも効果的です。
たとえばリーダーは人事部が担当し、メンバーは各部署から集めて5～10人くらいで構成すると運用しやすいでしょう。
メンバーは有志で募る方法もありますが、SNSには若い人が慣れているケースも多いので、若手メンバーを中心にするという方法も考えられます。

また、運用チームが主体となってルールを定めておくことも重要です。
明確な運用ルールがない状態で始めると、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。
自由に発言できることが社内SNSのメリットではありますが、「業務に全く関係のない雑談はしない」、「特定個人へ向けた投稿はしない」などのルールは必要です。
さらに、既存ツールとのすみ分けについてもはっきりとさせておきましょう。
特に社内メールやチャットツールとは使用目的が被りやすいので注意が必要です。
たとえばフォーマルとインフォーマルな内容で分ける、すぐに返信がほしい内容と返信がいらない内容で分けるなどの工夫をしてください。

従業員側に使うメリットがあるようにする

いくら便利でも、従業員側にメリットがなければ使われなくなります。
情報共有をするツールとしては、メールなど他の方法もあるためです。
それゆえ、「他のツールでは得ることができない学びがある」、「普段あまり交流できない他部署の従業員や経営陣との交流が楽しい」、「自分の投稿に反応があって嬉しい」などの楽しさや喜びが感じられるものにすることが大切です。
せっかく導入したのに使われなくなったという結果にならないように、従業員にとってのメリットを作り出しましょう。

誰でも使える・使いやすいシステムを選ぶ

社内SNSは便利なツールですが、全ての従業員のITリテラシーが高いかどうかは分かりません。
SNSを全く使ったことがない、使い方が分からない従業員がいることが考えられます。
一方普段からさかんにSNSを使用している人にとって、使いづらいシステムはストレスの原因になります。
そのため、SNSに慣れていない人も慣れている人も使いやすいシステムを選んでください。
また、使い慣れていない人に対する丁寧なフォローも必要です。ルールも工夫して、ITリテラシーがあまり高くない従業員が取り残されることのないようにしましょう。

【関連記事】社内SNSを導入する前に比較して確認しておきたい5つのこととは？

社内SNSの活用が失敗する原因

なんとなくよさそう、コミュニケーションにおける課題の解決策になりそうといった、あいまいな目的で導入すると効果は得られません。
中途半端な目的で導入すると、「やっぱり元々のメールが使いやすい」と思われて、結果的に使われなくなります。
そこで、なぜ導入するのか、導入することでどのような状態を目指すのかなどを明確に決めてから始めることが非常に重要です。
また、ルールを定めずに従業員に丸投げしてフォローもしない。これも失敗の原因になります。
「社内でのコミュニケーションを活発化させるためのツールなので、自由に使ってください」と言われても、従業員は何を投稿したらいいのか分からなくて困ります。
社内SNSは自分の発言や投稿を全従業員に見られるものなので、ハードルが高いと感じる人も多いでしょう。

さらに、批判や叱責の場になることは避けなければいけません。
だれでも見ることができるSNS内で特定個人を批判したり叱責したりすると、叱責された本人はもちろん、他の従業員も利用をやめてしまうでしょう。
あくまでも楽しくコミュニケーションを取る場として使用することが大切です。
社内SNSを導入して良い効果を得るためには、明確な目的のもと、誰もが投稿しやすい雰囲気を作ることが必要です。
導入する際には目的をしっかりと説明し、まずは経営陣や運営チームのリーダーなどが積極的に活用する姿を見せましょう。

【関連記事】社内SNSツール比較13選。導入効果・特徴まとめ

社内SNSに関するよくある質問

社内SNSに関するよくある質問と回答を紹介します。

Q. 社内SNSは、チャットツールやグループウェアと何が違うのですか？

チャットツールは個人間の細かい連絡に、グループウェアはある程度の人数での情報共有に特化したツールです。 社内SNSの最大の特徴は「手軽さ・気軽さ」にあり、宛先を選ばずにリアルタイムで情報を発信できる点が大きく異なります。 ただし、どれが優れているという話ではなく、状況や用途に応じてツールを使い分けることが重要です。

Q. 社内SNSを導入しても、なかなか従業員に使ってもらえません。どうすればよいですか？

まず、従業員が「使うメリット」を実感できているかどうかを確認することが大切です。 メールなど既存のツールで事足りると感じている場合は、社内SNSでしか得られない学びや他部署との交流、投稿への反応など、楽しさや喜びを感じられる仕掛けをつくることが効果的です。 また、経営陣や運用チームのリーダーが積極的に投稿する姿を見せることで、他の従業員も投稿しやすい雰囲気が生まれます。

Q. 社内SNSの運用でトラブルを防ぐには、どのような対策が必要ですか？

導入前に「何のために使うか」「どのように使うか」を全従業員に明確に周知することが最初の対策です。 特定個人への批判や誹謗中傷、業務と無関係な内容に関するルールをあらかじめ明文化し、既存ツールとの使い分けも整理しておくことで混乱を防ぐことができます。 また、いきなり全社展開するのではなく、小規模なグループで試験的に運用し、課題を把握してから段階的に広げていくことをおすすめします。

Q. 社内SNSの導入効果は、どのくらいの期間で実感できますか？

効果が現れる時期は導入目的や組織規模によって異なりますが、コミュニケーションの活性化は比較的早い段階で実感できるケースが多いです。 一方、離職率の低下や企業理念の浸透といった効果は、継続的な運用を通じて中長期的に表れるものです。 導入直後に効果が見えなくても運用をやめず、活用状況を定期的に確認しながら改善を続けることが、効果を最大化する鍵となります。

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