【事例あり】社内SNSの効果とは?成功するための導入ポイントは?

【事例紹介あり】社内SNSの効果とは?成功するための導入ポイントは?

働き方改革の促進によりテレワーク・リモートワークが広がり、様々な雇用形態で働く人が出てきています。そんな中社員間でのコミュニケーションを活性するため注目されているのが社内SNSです。

本記事では社内SNSに興味があり導入を検討している人事担当者や経営者などのために、導入することによって具体的にどのような効果が期待できるのかについて説明していきます。実際の成功事例もご紹介するので、参考にしてください。また、活用を失敗してしまう原因や、社内SNSをうまく活用するためのポイントについても詳しく解説していきます。

 

社内SNS導入により期待できる効果

まずは社内SNSを導入することで得られるメリットを3つご紹介します。

異なる部署や拠点にいる従業員同士のコミュニケーションが活性化される

社内SNSにはリアクションをしやすいという側面があるため、特に従業員同士のディスカッションの活発化が期待できます。また、気軽にコミュニケーションを取ることによって情報共有もしやすいでしょう。導入前にはあまり知ることができなかった他部署の情報を得ることで、会社全体の動きを把握しやすくなります。

 

情報共有がスピーディーになる

社内SNSの情報はリアルタイムで更新されていくため、発信された情報は瞬時に社内中に広がります。さらに共有できる情報の量も増加するので、問題が発生した時にはすぐに対応し、多くの改善策を提案していくことが可能です。

 

経営陣からの情報を発信しやすくなる

経営陣と従業員の交流がさかんに行われている会社は、それほど多くないでしょう。会社の規模が大きくなるほど、経営陣と従業員の距離も大きくなりがちです。また、経営陣からの情報発信にメールやサイトなどを使用していると、一方向のコミュニケーションになります。よってその距離は縮まらず、情報が伝わりにくいといえます。しかし社内SNSを使用して情報を発信すれば、経営陣からの言葉を気軽に見ることができるのです。会社の現状報告やビジョンを発信すれば、伝わりやすく従業員一人一人に浸透しやすいでしょう。

 

社内SNSの実際の成功事例

社内SNSを実際に導入し、成功した事例はいくつかあります。

たとえば「第3回ホワイト企業対象 風通し経営賞」を受賞した、「ぜんち共済株式会社」という保険会社の例があります。この会社は、社内SNSを導入するまでは風通しがよいと言える状況ではありませんでした。その原因となっていたのが人間関係です。社員が10名程度しかいなかったこともあり、メールでしか連絡を取ることができず、情報量の少なさに不満を抱いている人が多かったのです。それゆえ会社の雰囲気も殺伐としており、縦割り組織になっていたため異なる部署同士の交流ができていませんでした。そんな人間関係を解消するために社内SNSが導入されてからは、リアルタイムでの報連相が可能になり、コミュニケーションが一気に活発化。またやり取りをすることが楽しいと感じる社員もいて、殺伐とした空気は改善されました。

 

また、「シチズン時計」の成功事例もあります。シチズン時計ではもともと社内SNSが導入されていましたが、利用については任意でした。よって他部門との情報共有が不十分、プロセス情報がうまく継承できないといった課題がありました。そこで活用方法を改め、メールではなく社内SNSの使用を徹底したところ、メールの使用率は7割減少したのです。そして、業務に1時間もの無駄な時間が発生していたことが判明しました。これらの事例のように、社内SNSを導入し活用することで、コミュニケーションの活性化や業務の効率化においてに大きな効果が期待できます。

 

社内SNSを成功させるためのポイント

続いて、成功事例のように社内SNSをうまく活用するためのポイントをご紹介します。

 

導入目的・現状の課題の明確化

まずは、現状として社内にある課題やその原因、またその課題を解決した後に目指す理想の状態を明確化することが必要です。たとえば、縦割り組織となっており他部署とのコミュニケーションが円滑に行えていないという課題があるとすれば、その原因はさまざまです。情報共有ツールの使いづらさが原因となっているのであれば、社内SNSの導入が解決策となるでしょう。しかしその他のことが原因となっている場合は、社内SNSの導入では解決できない可能性があります。課題解決において、本当に社内SNSが有効なのかどうかをしっかりと考えてから検討することが大切です。

 

運用チームやルールを決める

社内SNSを実際に導入する場合は、運用担当者やチームを作ることをおすすめします。そうすることで他の従業員を先導することができ、目的の達成に向けて進みやすくなります。運用チームは人事部などのメンバーが参加することが一般的ですが、部署を超えたコミュニケーションを促したいのであれば、さまざまな部署からメンバーを集めることも効果的です。たとえばリーダーは人事部が担当し、メンバーは各部署から集めて5~10人くらいで構成すると運用しやすいでしょう。メンバーは有志で募る方法もありますが、SNSには若い人が慣れているケースも多いので、若手メンバーを中心にするという方法も考えられます。

 

また、運用チームが主体となってルールを定めておくことも重要です。明確な運用ルールがない状態で始めると、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。自由に発言できることが社内SNSのメリットではありますが、「業務に全く関係のない雑談はしない」、「特定個人へ向けた投稿はしない」などのルールは必要です。さらに、既存ツールとのすみ分けについてもはっきりとさせておきましょう。特に社内メールやチャットツールとは使用目的が被りやすいので注意が必要です。たとえばフォーマルとインフォーマルな内容で分ける、すぐに返信がほしい内容と返信がいらない内容で分けるなどの工夫をしてください。

 

従業員側に使うメリットがあるようにする

いくら便利でも、従業員側にメリットがなければ使われなくなります。情報共有をするツールとしては、メールなど他の方法もあるためです。それゆえ、「他のツールでは得ることができない学びがある」、「普段あまり交流できない他部署の従業員や経営陣との交流が楽しい」、「自分の投稿に反応があって嬉しい」などの楽しさや喜びが感じられるものにすることが大切です。せっかく導入したのに使われなくなったという結果にならないように、従業員にとってのメリットを作り出しましょう。

 

誰でも使える・使いやすいシステムを選ぶ

社内SNSは便利なツールですが、全ての従業員のITリテラシーが高いかどうかは分かりません。SNSを全く使ったことがない、使い方が分からない従業員がいることが考えられます。一方普段からさかんにSNSを使用している人にとって、使いづらいシステムはストレスの原因になります。そのため、SNSに慣れていない人も慣れている人も使いやすいシステムを選んでください。また、使い慣れていない人に対する丁寧なフォローも必要です。ルールも工夫して、ITリテラシーがあまり高くない従業員が取り残されることのないようにしましょう。

 

社内SNSが失敗する原因

なんとなくよさそう、コミュニケーションにおける課題の解決策になりそうといった、あいまいな目的で導入すると効果は得られません。中途半端な目的で導入すると、「やっぱり元々のメールが使いやすい」と思われて、結果的に使われなくなります。そこで、なぜ導入するのか、導入することでどのような状態を目指すのかなどを明確に決めてから始めることが非常に重要です。また、ルールを定めずに従業員に丸投げしてフォローもしない。これも失敗の原因になります。「社内でのコミュニケーションを活発化させるためのツールなので、自由に使ってください」と言われても、従業員は何を投稿したらいいのか分からなくて困ります。社内SNSは自分の発言や投稿を全従業員に見られるものなので、ハードルが高いと感じる人も多いでしょう。

 

さらに、批判や叱責の場になることは避けなければいけません。だれでも見ることができるSNS内で特定個人を批判したり叱責したりすると、叱責された本人はもちろん、他の従業員も利用をやめてしまうでしょう。あくまでも楽しくコミュニケーションを取る場として使用することが大切です。社内SNSを導入して良い効果を得るためには、明確な目的のもと、誰もが投稿しやすい雰囲気を作ることが必要です。導入する際には目的をしっかりと説明し、まずは経営陣や運営チームのリーダーなどが積極的に活用する姿を見せましょう。

 

社内SNSの導入で強い組織づくりを

明確な目的を持って社内SNSを導入し、コミュニケーションが活発な組織、エンゲージメントの高い強い組織を作りましょう。そのためには、「ポジティブな反応を得ることで仕事へのモチベーションがアップする」という特徴を持つSNSの導入が必要です。たとえば、「THANKS GIFT」は「感謝」を軸としたコミュニケーションが取れる社内SNSです。従業員の定着率アップや経営陣が持つビジョンの浸透に有効なので、ぜひ検討してみてください。

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