社内SNSに期待できる具体的な効果とは?効果的な運用のためにすべきこと

社内SNSに期待できる具体的な効果とは?効果的な運用のためにすべきこと

ビジネスの世界は日進月歩であり、新しいツールやシステムが日々リリースされています。社内環境を整備するためには、必要に応じてこうしたツールの導入を検討する事も重要でしょう。そんな中で注目を集めているのが「社内SNS」と呼ばれるツールです。本記事では社内SNSの機能概要から導入によって期待出来るメリット、導入に際して注意したいポイントなどをご紹介します。

 

社内SNSとは?主な機能は?

TwitterやFacebookなど、何かしらSNSを利用している人も多いのではないでしょうか。SNSでは個人が気軽に情報を発信する事や、遠方に居る様々な人とのコミュニケーションが可能となります。社内SNSとはこうした個人向けのSNSの使い勝手はそのままに、機能を企業内のメンバー向けに調整したものです。細かな仕様や機能はツールによって異なりますが、メインとなるのはチャット機能・ファイル共有といったコミュニケーション・情報共有の円滑化および業務効率化を図るためのものとなっています。

 

社内SNSで期待できる効果

社内SNSは一見シンプルなシステムですが、活用方法によって様々なメリットが期待出来るフレキシブルなツールでもあります。ここからは社内SNSの導入によって期待出来るメリットを見ていきましょう。

 

コミュニケーションの円滑化

社内SNSの導入によって、社内のコミュニケーションが活発になるというメリットが期待出来ます。主にこの効果を狙って社内SNSの導入に踏み切る企業は多いと言えるでしょう。従来の社内コミュニケーションでは、個人間でのメール・チャットのやり取りが主な手段となっていました。この場合、一度にコミュニケーションを取れる人数はあくまで1対1なので場合によっては非効率的な方法となってしまいます。一方、社内SNSではメンバー全員が発言・閲覧可能なコミュニティを作成するため、リアルタイムなオープンコミュニケーションが可能となるのです。部署や役職を越えたボーダーレスなコミュニケーションが実現する事によって、報・連・相がしやすくなり業務効率の改善に繋がります。また、日常的に関わり続ける訳ではない部署の業務状況や事情を知る事も出来るため、いざという時に部署間での連絡も取りやすくなるでしょう。

 

働き方の多様化

現代人のライフスタイルは多様化が進んでおり、それに伴って働き方も十人十色と言えるようになりました。社内SNSはツールがインストールされているデバイスとネットワーク環境さえあれば業務連絡や情報共有が可能となるので、場所を選ばずに利用出来るというメリットがあります。そのため、従業員の多様な働き方を後押しして働きやすい職場環境を整える事が出来るのです。例えばリモートワークで働く従業員や育児休暇中の社員、外部委託のフリーランサーなどがその一例として挙げられるでしょう。このメリットによって外回りの多い営業職や頻繁に出張する従業員、遠方に支社に勤めるスタッフとも円滑にコミュニケーションが取れるようになります。社内SNSは組織に関わる人間であればどこに居ても情報共有・関係の維持が可能となるのです。

 

離職抑止

社内SNSによるコミュニケーションの活性化は、従業員の離職防止にも一役買ってくれます。職場環境が整っていない現場では従業員が仕事上の悩みや不安を抱えてしまい、中々周囲に相談出来ずに一人で問題を抱え込んでしまいがちです。こうした状況を回避するためには、社内SNSの導入によって質問・相談がしやすい環境が整える事が有効になります。特に職場の雰囲気や業務に慣れていない新入社員の不安解消には大きな効果が期待出来るでしょう。社内SNSは会社への帰属意識や信頼感を育てるためにうってつけのツールなのです。

 

情報やナレッジのスピーディーな共有

社内SNSで共有出来る情報は業務連絡だけではありません。各従業員が持っている「仕事のノウハウ」や「業務に対する気づき」など、目には見えない貴重な情報をスピーディに共有・蓄積出来る点も社内SNSの大きなメリットです。仕事のノウハウが偏ってしまうと「この仕事はあの人じゃなきゃ出来ない」といういわゆる業務の属人化が発生してしまいます。従業員が持っているノウハウ・スキルは会社の財産です。これらを可視化・保存して周囲の従業員に共有する事は、部署や会社全体の業務効率改善に繋がるのです。こうしたノウハウや気づきの共有が出来ている職場では、新人が一人前に育つのも早い傾向にあります。社内SNSがあれば分からない事があった際にすぐ質問を投稿出来るため、解決策を知っている別の従業員がサポートしやすい環境が整うでしょう。

 

会社の課題発見

社内SNSは会社全体の業務を「見える化」する事が出来ます。具体的には各業務の内容や進捗状況、顧客からのクレームや問い合わせ、従業員が気づいた事などです。細かな事でもテキストやファイル情報として可視化すると、会社全体の仕事がどのような状況にあるのかが誰でもイメージしやすくなります。仕事においては全体像が見えなければ気づく事の出来ない問題点というものは少なくありません。よしんば気づく事が出来たとしても、原因究明や解決策の考案には業務全体を見渡す必要がある場合が多いです。社内SNSは単なるコミュニケーションツールではなく、会社の課題点を見つけやすくするための診断ツールとしても機能すると認識しておきましょう。

 

企業理念の浸透や目標の周知

複数人で何かを成し遂げる際、重要なのは目的やビジョンの共有です。これは仕事についても同じ事が言えます。会社の従業員として全員が知っておくべき事は「企業理念と目標」でしょう。社内SNSで企業理念・会社の目標・会社の現状といったポイントを絡めた投稿を増やしていけば、自然と従業員全体に周知する事が出来ます。押し付けるように唱え続けるのではなく、あくまで業務連絡や情報共有の一環として自然に付け加えるのがポイントです。組織全体が同じ方向を向いて仕事に取り組む環境が整えば各従業員のパフォーマンスが向上すると言えるでしょう。また、従業員の意識が大きな目標に向く事によって、経営陣と従業員のコミュニケーションも円滑になります。従業員全員が目前の仕事をこなすだけではなく「会社のために自分が出来る事」を見据えている状態が理想的です。

 

社内SNSと他のツールとの違いは?

従業員同士のコミュニケーションを活性化させるツールは社内SNS以外にも存在します。例えばグループウェアやビジネスチャットなどがその代表例として挙げられるでしょう。前者はある程度の人数間で情報を共有する事に、後者は個人間での細かい連絡に特化したツールとなっています。これらに対して、社内SNSの最大の特徴は「手軽さ・気軽さ」です。社内SNSで発言する際はわざわざ宛先を選択する必要もなく、いつでもすぐに情報を発信する事が出来ます。

 

一方グループウェアでは多機能な反面、最初にグループを作成するのにある程度の手間がかかってしまうため手軽にメッセージを送信するのには不向きです。また、ビジネスチャットは個人間で多くの情報量をやり取りするためのインターフェースが組まれているため、複数人で連絡を取ると情報過多になってしまいがちになります。しかしこの事実は「社内SNSの方が手軽で優秀」という事を意味している訳ではありません。大切なのは状況に応じてツールを使い分ける柔軟さである事にも留意しておきましょう。

 

社内SNSが効果を発揮するためにすべきこと

社内SNSは導入するだけでメリットが享受出来るというものではありません。導入後にしっかりと効果を出すためには、以下の2点に注意しておく事が重要です。

 

目的とルールを周知する

社内SNSの導入にあたっては、まず「目的」と「運用ルール」の2つを明確にしておきましょう。そしてこの2つは明確にするだけではなく、全従業員に向けてしっかりと周知する事が大切です。目的とルールは社内SNSの不正利用や悪用を防ぐ意味でも重要ですが、基本的には従業員が気軽に利用出来るようにするために策定するものになります。「何のために」「どう使ってほしいのか」という事が分からなければ、従業員は自分が発信しようとしている情報が社内SNSの運用に相応しいかどうか判断出来ないのです。また、目的と運用ルールは一方的に押し付けるのではなく、策定会議に従業員の意見を取り入れるなどして理解を得るように心がけましょう。

 

試験的に始める

社内SNSに限った事ではありませんが、新しいツールやシステムの導入は現場に混乱をもたらすリスクも孕んでいます。職場環境を大きく乱さないようにするには、まずチームや部署単位など小さなグループ内で試験的に社内SNSを導入するのがポイントです。特にSNSというツールの性質上、悪意ある投稿や誹謗中傷によって炎上してしまうというトラブルも少なくはありません。最初に小さなグループで運用を始める事でトラブル発生のリスクが抑えられる事はもちろん、課題やニーズを把握しやすいというメリットもあるのです。また、試験的に導入するグループには社内SNSの導入・運営に関与していない部署やメンバーを選定すると公平性が保たれ新鮮な意見が望めます。試験運用中に把握した課題を解決しながら徐々に運用範囲を広げていく事で、大きなトラブルの発生を防ぎながらツールを浸透させる事が可能です。

 

社内SNSは会社に大きなインパクトを与えることができる

社内SNSは従業員同士のコミュニケーション活性化を軸にして、様々なメリットが期待出来るツールです。停滞した職場環境に導入すれば、大きなインパクトをもたらす事も可能でしょう。また、ひとくちに社内SNSといってもリリースされている製品は様々です。自社の風土や目的に合わったものを選ぶ事が重要ですが、特に「コミュニケーション活性化」「会社のビジョンを浸透」といった点を重視するのであれば「THANKS GIFT」がマッチするでしょう。THANKS GIFTは従業員に対する「感謝・称賛」というポジティブな感情を軸にしているため、社内での明るいコミュニケーションが発達しやすいのです。社内SNSの導入を検討する際には、候補のひとつとして覚えておくと良いでしょう。

 

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