社内SNSの導入目的、注目される背景や期待できる効果などを紹介

社内SNSという言葉は知っていても、それがどのような役目を果たすツールか理解している人は多くありません。
実際、多くの企業が社内SNSを導入しており、一定の効果を上げています。
その効果とは、一体どのようなものでしょうか。
本記事では、社内SNSの概要や注目を集める理由を解説するとともに、一般的な社内SNSの導入目的についても紹介します。

＜30秒で読める！この記事の要約まとめ＞

• 社内SNSとは、一般のSNSをビジネス向けに特化し利用者を社内に限定したツールで、チャットやファイル共有によるリアルタイムな情報共有が主な機能
• 組織拡大に伴うコミュニケーション希薄化や離職率増加への対策として注目されている
• 主な導入目的は、部署横断のコミュニケーション促進・業務効率化・企業理念の浸透と経営状況の周知の3点
• デメリットとして「SNS疲れ」や公私混同のリスクがあり、就業時間外の利用制限などルール整備が重要
• 導入失敗を防ぐには、目的の明確化・運用ルール策定・全従業員への周知徹底が不可欠

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社内SNSとは？

TwitterやFacebook、LINEなどのSNSは広く普及しています。それと同等の機能を持ちながらビジネスに特化し、なおかつ利用者を社内の人間に限定したものを社内SNSと呼びます。
社内SNSの主な機能は、個人やグループを対象としたチャット機能、WordやExcelファイルなどをやり取りするためのファイルアップロード機能など。
社内SNSを導入する目的は、会社内のコミュニケーションを円滑にしつつ、あらゆる情報をリアルタイムに共有するためというのが一般的です。

【関連記事】社内SNSとは？利用するメリット、導入前の比較検討ポイント、成功事例を紹介

社内SNSが人気の背景

ビジネス業界の常識は日々変化しており、社員一人ひとりが最新の情報を把握しておかないと、企業は発展できません。
そのため、上層部の経営陣はもちろん末端の従業員に至るまで、企業を構成するすべての人間が同じ情報を共有し、情報交換やアイデアを出し合うことが大切です。
また、組織が大きくなるほどコミュニケーションが希薄になる傾向があります。スタッフが孤立すると、問題を抱え込んでしまうかもしれません。

従業員同士がお互いに助け合えば解決可能な問題だとしても、一人で抱え込むと悩み苦しむ危険があります。
その結果、離職率の増加や労働意欲の低下につながると、企業は衰退してしまうでしょう。
逆に、従業員同士が気軽にコミュニケーションをとれる土壌があると業務に良い影響が生まれます。
つまり、企業が発展を続け、スタッフが生き生きと業務に取り組むためには、コミュニケーションを促進する社内SNSが有効です。

【関連記事】社内SNSに期待できる具体的な効果とは？効果的な運用のためにすべきこと

社内SNSの主な導入目的・期待できる効果

実際に社内SNSを利用している企業は、どのような効果を期待して導入したのでしょうか。
以下では、よくある導入目的を紹介します。

コミュニケーション促進

日常的に交流を深め社内の雰囲気を活性化させることができれば、従業員の仕事に対するモチベーションを向上させることが可能です。
このような目的を持って、社内SNSを導入する企業が増えています。
例えば同じ会社の従業員であっても部署が違えばコミュニケーションをとることは難しいでしょう。
しかし社内SNSが浸透すれば、対面して挨拶を交わすのと同じように交流できます。
社会人の基本である報告・連絡・相談がスムーズに行えるので、業務効率が向上します。

また、社内SNSは、同じ立場のスタッフ同士で構成される横のつながりだけでなく、上司と部下をつなぐ縦のつながりも円滑にします。
なぜなら、双方向のコミュニケーションが実現可能であるたmです。
コミュニケーションを円滑におこないたい場合、指示や意見を一方通行で伝えるだけでは不十分でしょう。
投げかけに対するリアクションも受け止めなければなりません。
社内SNSを介するとこのようなやり取りが可能になるので、上司と部下はお互いに理解し合うことができます。

自分の意志や考えが正確に伝わらない状態はストレスに感じます。
場合によっては離職が頭をよぎる従業員もいるでしょう。
しかし、逆にコミュニケーションを促進することで、従業員の離職防止やモチベーションアップにつなげられます。
社内SNSは、そのために有効なツールだといえます。

業務効率化

会社の従業員が一丸となれば、業績効率は向上します。
なぜなら個々が持つ情報や、一人ひとりに備わっているスキルや経験を有効に活用できるためです。
例えば、A社に新規営業をかける時、初対面ならゼロから関係を築かなければなりません。
しかし、過去にA社と関わりがある従業員と社内SNSでつながり、有益な情報を得られたら、アドバンテージがある状態で顧客との関係をスタートできます。
つまり、関係構築のための無駄な時間とコストを省き、スピーディーに商談を進めることができるので機会損失を防ぐ効果もあります。
このような業務効率化を目的にして社内SNSを導入する企業は多くあります。

そもそも社内SNSが浸透した会社では、誰でも気軽に情報発信ができます。
その情報を共有することで、目まぐるしく変化するミクロ・マクロの社会情勢から取り残されずにすむのです。
どんなに小さな情報やアイデアであっても、リアルタイムに共有できる点が、社内SNSの特徴でありメリットでもあります。

企業理念の浸透や経営状況の周知徹底

企業には、目標とするべき理念があります。
その企業理念を従業員の間で浸透させることができれば、ブランディングの向上や業務効率化の促進に効果的です。
これは社内SNSで繰り返し配信することで、従業員たちの意識に定着させることができるでしょう。
また、経営状態を従業員に伝えることも、それぞれが当事者意識を持って働くためには重要なことです。
すべての従業員が、会社のさらなる発展を目指して業務に取り組めれば、企業にとってこれほど心強いことはありません。
そのためにも社内SNSで定期的に会社の経営状況を伝え、周知を促すことは大切です。
このような啓発活動を目的として社内SNSを導入する企業は増えています。

【関連記事】社内SNSの具体的なメリットとは？注意点や成功する方法を紹介

社内SNS導入のデメリット

社内SNSにはデメリットもあります。いわゆる「SNS疲れ」は、一般に普及しているSNSとも重複する問題です。
メッセージを投稿したのにリアクションがないと不安になったり、配信頻度が低いことで怠慢だと指摘されはしないかと怯えたりします。
重症化すると業務に差し障るケースもあるの看過できません。
また、スマートフォンなど普段から持ち歩く端末にインストールして利用する場合、公私混同してしまい心身ともに休息できないリスクも発生します。
一方企業は、せっかく予算を組んで導入した社内SNSシステムが、従業員に使われないという事態は避けたいでしょう。

このようなデメリットは、解決できます。
例えば、従業員のSNS疲れを改善するには、会社専用の端末を用意したり、就業時間外は社内SNSの利用を禁止するなどの規則を定めたりすると効果的です。
また、企業の立場から社内SNSの利用を促進するには、その存在を周知徹底することや、ツールの利用を呼びかけることで解決が見込めます。
ただし、企業が社内SNSを導入する際には、このような対応策を実行するためにかかる手間やコスト、時間について、考慮しなければなりません。

【関連記事】無料の社内SNSを利用する際に気をつけたい2つの注意点を紹介

社内SNS導入に失敗しないための導入の注意点

社内SNSの導入は、会社全体を対象にした大規模なプロジェクトです。
そのため事前準備が重要になり、具体的には、社内SNSを導入する目的を明確にします。
社内コミュニケーションの活性化を図ることが目的なのか、業務の効率化が目的なのか、企業ごとに抱える課題を解決する目的を設定してください。
この事前準備を怠ると、社内SNSの導入は失敗に終わる可能性が高まります。
明確な目的が定まったら、運用に関するルールやマニュアルを作ってください。
どれだけ立派なツールを用意しても、その使い方をレクチャーしなければ宝の持ち腐れで終わってしまいます。
いつ、どのような場面で利用するべきか、また利用時に気をつけるポイントはどこかなど、ユーザーに寄り添った姿勢が大切です。

社内SNSの導入に際して、目的を明確にする前に見切り発車で使い始めたり、初期導入業務をスタッフへ丸投げしたりした企業は、ことごとく失敗しています。
プロジェクトを成功させるには、目的を定め、現実的な利用方法を確立し、それをすべての従業員へ周知徹底できるようなプランを立てます。
さらにその後の状況を注意深く観察し、テコ入れが必要なら改善策を講じなければなりません。
この地道な努力が、社内SNSを企業内に普及させるコツです。

【関連記事】社内SNSツール比較13選。導入効果・特徴まとめ

社内SNS導入に関するよくある質問

社内SNS導入に関するよくある質問と回答を紹介します。

Q. 社内SNSが注目されている背景には、どのような社会的変化がありますか？

ビジネス環境の急速な変化により、従業員全員がリアルタイムで情報を共有し、素早く対応できる体制が求められるようになっています。 また、組織が大きくなるほど従業員同士のコミュニケーションが希薄になりやすく、孤立した従業員が問題を一人で抱え込むことで離職率の上昇や労働意欲の低下につながるリスクが高まっています。 こうした課題に対応するツールとして、社内SNSへの注目が高まっています。

Q. 社内SNSを導入する主な目的は何ですか？

最も多い導入目的は、部署や役職を超えたコミュニケーションの促進です。 報告・連絡・相談がスムーズになることで業務効率が向上し、上司と部下の双方向のやり取りが実現することで従業員のモチベーション維持や離職防止にもつながります。 また、従業員が持つノウハウや情報をリアルタイムに共有することによる業務効率化や、企業理念・経営状況の周知徹底を目的として導入する企業も増えています。

Q. 社内SNSのデメリットや注意点はありますか？

「SNS疲れ」と呼ばれる、リアクションがないことへの不安や投稿頻度へのプレッシャーが生じることがあります。 また、スマートフォンにインストールして使う場合、就業時間外にも通知が届くことで公私の境界が曖昧になり、心身の休息が取れなくなるリスクもあります。 こうした問題への対策として、会社専用端末の用意や就業時間外の利用禁止など、明確なルールをあらかじめ設けておくことが重要です。

Q. 社内SNSの導入を成功させるために、最初に何をすべきですか？

まず、「なぜ導入するのか」「導入によってどのような状態を目指すのか」という目的を明確に定めることが最初のステップです。 目的が曖昧なまま導入すると従業員に使われなくなり、既存のメールツールに戻ってしまうという失敗につながります。 目的が固まったら運用ルールとマニュアルを整備し、すべての従業員に丁寧に周知した上で、導入後も状況を観察しながら継続的に改善していく姿勢が成功の鍵となります。

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今回は、社内SNSツールの導入目的や期待できる効果などを紹介しました。
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