社内SNSの具体的なメリットとは？注意点や成功する方法を紹介

社員のコミュニケーションや職場の雰囲気に問題を感じるときは、社内SNSを導入してみるのもひとつの方法です。
このようなツールを導入した場合、具体的にどのような変化が社内で起こるのかが気になるかもしれません。
この記事では、社内SNSのメリットや導入時に知っておきたい注意点、導入を成功させるための方法を紹介します。

社内SNS導入のメリット・効果

手軽にコミュニケーションがとれるSNSは、人と人との交流を活発にしてくれるのが魅力です。
ビジネスにおいても、SNSを導入することで数々のメリットが期待できます。
以下では、社内SNSの4つのメリット、効果について説明します。

コミュニケーションを活性化できる

社内SNSは、部署や役職といった枠を超えてコミュニケーションがとりやすいという特徴があります。
SNSを利用している社員は、いわば社内のオープンコミュニケーションに参加することになるわけです。
このような開かれたコミュニケーションの場に参加ができれば、社員が気軽に自分のアイデアや意見を発信できる可能性があるでしょう。
実際、自分の投稿への意見にコメントをしたり、新たにアイデアを紹介したりして、社員のコミュニケーションの頻度が以前より増えることは十分に考えられます。
コミュニケーションがとりやすくなると、部署間や社員同士のトラブルが減る場合があります。

コミュニケーションの不足は誤解を生みやすく、社員同士の会話が少ない職場では社内全体がピリピリと緊張感のある雰囲気になってしまうケースが少なくありません。
社内SNSは、こういった軋轢を予防する効果も期待できます。
コミュニケーションの活性化は、社員の視野を広げるのにも役立つことが多いです。
意見交換をすることで社員がお互いによい刺激を与えあえば、「仕事へのモチベーションが上がる」や「コミット力が強くなる」などのメリットが期待できます。

業務を効率化できる

情報を共有しやすい社内SNSは、業務のノウハウを社内に周知させるうえでも役立つツールです。
業務にダイレクトに関係する情報や資料を社内SNSで共有、蓄積できるようになれば、仕事の流れそのものが効率化できる可能性があります。
こういったツールを導入すると、顧客から寄せられたクレームや発生した問題もすぐに共有することが可能です。
会社の業務に関する個人的な気づきや意見を社員がその場で発信できれば、社内全体で有益な情報を共有できます。
このようなアプローチは、再発を防ぐための意識を一人ひとりの社員にもってもらううえでも有効です。

コミュニケーションを通じて問題改善に役立つアイデアが生まれるケースがあるのも、社内SNSのメリットと言えるでしょう。
こういったさまざまなメリットがある社内SNSは、職場の雰囲気をよくしたいときはもちろん、業務を効率化して仕事の質を上げたいときにも取り入れる価値があります。

働き方改革に繋げられる

社内SNSを導入すると、社員の働き方が変わることがあります。
実際、社内SNSは、政府が提唱する働き方改革を実現するうえでも役立つツールです。
SNSでのやり取りができると、多様な働き方が可能になります。
たとえば、社内SNSを導入した場合、会社のなかにいなくても、同僚や上司と密にコミュニケーションをとることができます。
仕事を家でこなすリモートワークも、SNSを上手に活用すればスムーズにこなせるでしょう。
細かい確認や連絡がしにくいことでミスをするのが心配だった人も、専用のSNSがあれば安心して仕事に取り組める可能性があります。

社内SNSで繋がれるのは、同じ会社で働く社員だけではありません。
仕事を頼んでいるフリーランスのスタッフも、社内SNSを導入すればコミュニケーションに参加ができます。
社外のスタッフとの仕事では、コミュニケーションがとりにくいことが災いし、連携態勢に支障がでることがあります。
社内SNSがあれば社内、社外の枠を超えて円滑にコミュニケーションがとれるでしょう。

全社の一体感をつくれる

企業の一体感を高めるうえでも一役買ってくれるのが、社内SNSのよい点です。
終身雇用を廃止する企業が出始めている2020年現在では、会社への帰属意識をもたないまま、仕事をしているビジネスパーソンも少なくありません。
社内SNSは、企業の理念やビジョンを社員に再確認してもらいたいときにも活用できるツールです。
社員が一致団結して取り組みたい短期的な目標なども、社内SNSを活用すればしっかりと共有できるようになるでしょう。
企業が打ち出す理念やビジョンは、ともすると形だけの目標になってしまうことがあります。

ウェブサイトなどで理念やビジョンを紹介していても、社員が目にする機会がなければ、目指す目標を毎日の仕事で意識してもらうのは難しくなるでしょう。
社内SNSで折に触れて情報を発信すれば、組織の目標を形骸化させずに済む可能性があります。
実際、社員に理念やビジョンを周知して意識を共有した場合、社内全体の一体感が高まることが考えられます。
このようなときは、「会社の一員」という当事者意識をもって、仕事に臨む社員が増えてくるでしょう。

社内SNS導入のデメリット・注意点

社内SNSを導入するときは、メリットだけでなくデメリットも知っておいたほうが安心です。
社内SNSの2つのデメリットと注意点を、ここでは紹介します。

導入コスト・手間がかかる

社内SNSのデメリットは、導入から運用のプロセスで費用、手間、時間の3つの負担が発生することです。
社内SNSの使用を開始するときには、ツールの購入費用や設定費用、ダウンロードの費用などがかかる可能性があります。
どのくらいのコストがかかるかは、事前に調べておく必要があるでしょう。社内SNSは、定着させるまでに少し手間がかかります。
このツールを正しく運用するには、ルールづくりから始めなければなりません。
担当者は、ルールの制定や社員への使い方の周知、サポートなどにしばらく煩わされることが予想されます。

社内SNSを実際に使い始めてからも、さまざまな作業に時間を割く必要がでてきます。
運用状況を見ながら改善すべき点などをピックアップすることは、社内SNSのメリットを得るためにもおこなっておきたい作業です。

「従業員がなかなか利用しない」ことになりがち

一定のコストをかけて導入しても、なかなか社内SNSを社員に利用してもらえないケースもあります。
予想していたほどプラスの効果が実感できない場合があることは、社内SNSのデメリットのひとつです。
このようなケースの原因として考えられるのが、使用方法のわかりにくさです。
「どう操作してよいかわからない」などは、社員が社内SNSを敬遠するひとつの理由になり得ます。
社内メールなどのほかのツールを併用している場合は、使い分けの仕方がわからなくて社内SNSを利用しない社員もいるかもしれません。

一部のメンバーだけが社内SNSを使っていると、ほかの社員が利用しにくいことがあります。
また、投稿する内容や使用するシーンのイメージがまったく湧かない社員もいるでしょう。
「上司からどう思われるかが怖くて、発言ができない」なども、社内SNSの活発な利用を阻む要因になります。
こういった問題がある社内SNSは、利用率が低下する可能性があります。
「費用の割にメリットが得られない」といったデメリットを生じさせないためには、担当のチームが社内SNSを積極的に使用して、使い方をほかの社員に周知していくことが大切です。

社内SNSの導入・運用を成功させるには

社内SNSの導入や運用を成功させるためには、やるべきことがいくつかあります。
上手に導入、運用するための方法を以下では説明します。

社内SNSを導入する目的を明確化する

ツールを導入する際には、社内SNSで目指すことを明確に定めて製品の選択やルール設定、運用を進めていくことが大切です。
どのような目的で社内SNSを使うのかによって、適した製品や使い方のルールは変わってきます。
目的が曖昧なまま製品を選び、ルール設定や運用を開始してしまうと、理想とする結果を得るのは難しくなるでしょう。
目的は、「上司や部下、同僚、取引先との相互のコミュニケーションを活性化して、意見を交換しやすい雰囲気をつくる」や「社内の一体感が高まる雰囲気をつくって離職者を減らす」のように、できるだけ内容を具体的にするのがポイントです。
「ノウハウや知識を共有しやすくして、業務の効率をアップする」や、「ビジョンへの意識を高めて組織全体が一体感をもてるようにする」なども、ひとつの目的になるでしょう。

あらかじめルールを決める

ルールをしっかりと構築しておくことも、導入で成功するための重要ポイントです。
社内SNSは、使い方次第では「使い分けが面倒」や「批判を受けるのが怖い」といったネガティブな感情を生じさせるリスクがあります。
このような問題やトラブルの予防策としては、目的に合った運用のルールを導入前につくっておくことが挙げられます。
たとえば、ほかのコミュニケーションツールと社内SNSを併用するときに必要なのが、使い分けのルールです。
メールでやり取りすべき情報と、社内SNSで共有するべき情報のわけ方が決まっていれば、社員が戸惑わずにツールを使いこなせる可能性があります。

また、禁止事項のルールなどを設けて、発信した情報へのリアクションや投稿内容がネガティブにならないようにコントロールするのも、問題やトラブルを避ける対策のひとつになるでしょう。
使用のルールは、社員の行動をむやみに制限するものではありません。むしろ、ルールが明確に定められていれば、利用する社員も躊躇することなく新しいツールでコミュニケーションが楽しめます。

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今回は、社内SNSツールを導入するメリットや注意点、導入を成功させるためのポイントなどを紹介しました。
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