部門間連携を促進させる方法や成功事例を紹介

組織が大きくなるにあたり、必ずといって良いほどどの企業でも「部門間の連携が上手くいかない」という問題が発生します。
組織が大きくなると分業化やチームが細分化されることによって、情報の共有や業務の連携の何度が非常に上がることが原因とされています。
今回は、その部門間の連携の問題を促進するための方法や成功事例について紹介します。

部門間連携施策1.社内イベントでコミュニケーションの機会を作る

全従業員が参加できるイベントを開催することで、それまで交流のなかった相手と話せる機会を設けるというのは行いやすい施策の1つです。
部門間連携がとりにくくなるのは、違う部門のメンバーの性格や人となり、仕事内容を知らないが故に、コミュニケーションを取れないことが起因します。

社内イベントを一緒に楽しむことで親睦が深まり、今後は些細な内容でも気軽に話しやすくなります。
具体的な社内イベントは、「全社集会」「期末の締め会」「新年会/忘年会」などが一般的です。
お酒を提供して交流を行う場合は、お酒を飲めない従業員はいづらくなる可能性があるので、周囲が無理強いしないことが重要です。
そのほか、社員旅行や球技大会、クイズやゲームなども多くの企業で実施されているイベントです。
従業員の家族も参加可能にすれば、それぞれのプライベートも垣間見えて親しみが湧きます。
また、スポーツやゲームは仕事を忘れられて没頭しやすく、心の距離を縮めるきっかけとして適しています。

部門間連携施策2.Web会議を使って、顔を見ながらコミュニケーションを取る

Web会議やテレビ電話などのツールを用いて、従業員の勤務地に関係なく顔を合わせながらコミュニケーションを図っている企業もあります。
どうしても文章だけでは、伝えたいメッセージが伝わりきれなかったり、感情を深読みしてしまい相互に良くない思いをしてしまうこともあります。
こうしたトラブルは、お互いの表情を見ながら話せば回避可能です。
特に、接点が少なくて勤務地も異なる部門間では、いつの間にかお互いへの間違った印象が定着してしまうこともありえます。

遠隔システムは余計なわだかまりを持たず、部署間が信頼関係を構築する際に効果的でしょう。
遠隔システム自体はそれほど特殊なツールではないので、多くの企業で取り組まれています。
たとえば、アサヒシューズ株式会社では会議に遠隔システムを用いているのはもちろん、機器の説明や講習にも使ってきました。
映像によって具体的に機器の使い方や部品ごとの役割が理解できるので、部門間での情報共有はスムーズに行えます。
また、気になるポイントがあればその時点ですぐ質問できるのも大きなメリットです。
営業職には自宅勤務者も多いため、製造部門とのコミュニケーション活性化に遠隔システムは重宝されています。

部門間連携施策3.社員食堂やリラックススペースの整備

従業員にとって、社員食堂や休憩スペースはリフレッシュを図れる貴重な場所です。
いつもは緊張感を持って働いている従業員も、これらの空間ではくつろいでしまうでしょう。
そのため、いつもならあまり顔を合わせない他部門の従業員とも、自然に会話が生まれやすいと考えられています。
社員食堂や休憩スペースの環境が充実していれば、部門間のコミュニケーション活性化にも繋がることが期待できます。

ヤフー株式会社では社内の食堂やカフェをベースキャンプに見立て、「会社とは目標という高い山を目指す場所である」というコンセプトを表現しています。
従業員は食堂やカフェに足を運ぶたび企業理念を確認でき、同じ時間を過ごしている人々への愛着が芽生えるようになっているのです。
しかも、朝食や夕食のサービスも行っているため、1日を通して3000人以上の利用者が訪れることもあります。
通う従業員が多ければ当然、新たなコミュニケーションも生まれやすい仕組みとなります。

部門間連携施策4.社内ポータルや社内SNSの活用

自社の従業員だけがアクセスでき、社員のお知らせや仕事に関する様々な機能を有するサイトを「社内ポータル」と言います。
社内ポータルではプロジェクトやスケジュールを管理できるほか、コミュニケーションツールも備わっており、異なる部門間の従業員も社内ポータルをチェックすれば、他のメンバーがどのような仕事に取り組んでいるのかを理解できるようになっています。

また、社内ポータルによってはピアボーナスや社内通貨などの機能も設けられていることがあります。
ピアボーナスや社内通貨は、現場の従業員同士がお互いの行動に対して自由に贈り合える報酬です。
リアルタイムで自分の働きが評価されるだけでなく、部門間を越えた交流にもピアボーナスや社内通貨は利用できます。

医療法人社団仁誠会は立場や拠点が違ってもメンバーが信頼関係を築けるよう、ポータルサイトによるピアボーナス制度を開始しました。
ピアボーナス制度により従業員同士で行われる感謝や賞賛が可視化され、それぞれが相手に認められていることを実感しながら働けるようになりました。
そして、職場の雰囲気がよくなり、組織の団結力へと繋がっています。
仁誠会では、最初に選ばれたプロジェクトメンバーが、積極的にポータルサイトを活用して周囲の手本になることによって、ポータルサイトの利用率はほぼ100%となっています。

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共通の目標に向かって全員一丸となって取り組める組織を作ろう

今回は、部門間の連携を促進するための方法と事例ついて紹介しました。
組織のミッションやゴールを達成するためには、部署ごとのパフォーマンスを向上させると同時に、部署間の連携を強化する事は非常に重要ですので、より連携を強化するために取り組んでみてください。

『THANKS GIFT』は、その会社の企業理念やスローガンに即したアクションに対して、従業員同士で感謝や賞賛の声掛けを相互で行うことができるサービスです。
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