fbpx

リモートワークに必須のツールと活用メリット・効果を紹介

リモートワークに必須のツールと活用メリット・効果を紹介

働き方改革や新型コロナウィルスの流行により、オフィスに出勤せず自宅などで仕事を行う「リモートワーク」が増えました。
メリットがある一方でリモートならではの課題が多い点も事実であり、対処に頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。
今回は、リモートワークに役立つ5つのツールと、それぞれを導入するメリット・効果について紹介します。

⇒感謝・称賛をきっかけに組織を活性化させるツール『THANKS GIFT』の資料ダウンロードはこちら

リモートワークに必須のツール:1.勤怠管理ツール

リモートワークは、基本的に自宅やカフェなどオフィス以外の場所で従業員が働きます。
このため上司や同僚の目が行き届かず、正しい労働時間を守れないケースも珍しくありません。
怠ける人が増えるのではないかと思われがちですが、実はプライベートと仕事の区切りがつきにくく、長時間労働になってしまう人が多いという調査結果も出ています。

2020年に労働組合の中央組織「連合」が行った「テレワークに関する調査」によると、リモートワークを行った人のうち、通常の勤務より長時間働いたことがあったと回答した人は合計51.5%に上りました。
しかも、その多くが時間管理がされていないなどの理由で、残業代を申請できなかったと回答しています。
このような状態は、もちろん良いことではありません。
周囲の目がなく、プライベートとの区切りがつきにくいからこそ、労働時間を正確に把握できる勤怠管理ツールが欠かせません。

従来オフィスで利用していた勤怠管理ツールでは機能が不足することもあるので、リモートワークに対応したクラウド型の勤怠管理ツールなどを導入しましょう。
労働時間の記録だけでなく、業務の進捗状況の記録や作業の保管などさまざまな機能を備えたツールもあるので、自社に合うものを選ぶことが大切です。

リモートワークに必須のツール:2.web会議ツール

リモートワークは自身の仕事を黙々とこなすイメージがありますが、上司などと会議を行う機会も少なくありません。
会議のたびにオフィスに出勤しても良いのですが、それでは業務効率やコストなどの面でデメリットが大きいです。
とは言え、電話やメールだけで会議を進めるのも現実的ではないため、web会議ツールを導入しておきましょう。

web会議ツールは、パソコンやスマホに付いているカメラやマイクを利用し、インターネットを介して相手と画面上で対面することでリアルタイムなコミュニケーションを可能にするツールです。
テレビ会議とは違い導入コストが低い、デバイスとネット環境さえあればリモートワーカーも自宅から参加できるなど、多くのメリットがあります。

インターネット上のサーバーを利用するクラウド型、自社サーバーでシステムを構築するオンプレミス型に大きく分かれており、それぞれコストや特徴が異なるので注意しましょう。
また、録画機能やチャット機能、画面共有機能などツールごとにサービス内容に違いがあり、同時に接続できる人数も異なります。
接続の安定性やセキュリティも各ツールで異なるため、事前にしっかり比較検討しましょう。

リモートワークに必須のツール:3.社内チャットツール

チャットツールは、パソコンやスマホの画面上で、リアルタイムでテキストをやり取りできるツールです。
メールと比べ送受信がスムーズでテキスト履歴も画面に残るため、まるで実際に会話するかのように手軽に連絡をとれます。
テキストのほか画像や動画、各種ファイルの添付などもでき、1対1はもちろん複数人と同時にやり取りすることも可能です。
ほかにもタスク管理やカレンダーとの連携など多彩な機能を備えたチャットツールが数多く登場しており、リモートワーカーとオフィスをつなぐ欠かせないツールになっています。

テキストのほか、パソコンなどのマイクを利用したボイスチャット、ペンタブレットで絵をやり取りするお絵かきチャットなど、さまざまな種類があります。
タイプはweb会議ツールと同様にクラウド型とオンプレミス型の2種類に大別されますが、コストが低く導入しやすいクラウド型を利用する企業が多いです。

リモートワークに必須のツール:4.グループウェア

リモートワークを導入すると、各従業員が業務に必要な資料やデータを自宅や自分用のパソコンで保管することも珍しくありません。
その場合、同じ資料を必要とするほかの従業員は内容を確認できず、業務を進められず困ってしまうこともあります。
ファイル共有サービスにデータをアップロードしておけば共有化は可能ですが、チャットやWeb会議でやり取りしたテキストや会話など、ちょっとしたものはアップロードできないため保管できません。
このような問題を解決するために、リモートワークではグループウェアも導入しておきましょう。

グループウェアとは、ネットワークを介してデータの共有やスケジュール管理などを行うツールです。
ツールごとに異なりますが、一般的にはメール機能や掲示板におけるメッセージ機能、ドキュメント共有機能やワークフロー機能、スケジュール管理機能などを備えています。
複数の機能を一元管理するため、離れた場所で働くリモートワーカーも上司や同僚と連携を取りやすく、全社的な業務の効率化が可能です。
また、チャットなどこまごまとしたデータの保管もできるだけでなく、紙媒体で書類を保管せずに済むためコスト削減にも役立つなど、さまざまなメリットが期待できます。

リモートワークに必須のツール:5.社内SNSツール

各従業員がそれぞれの場所で働くリモートワークは、どうしても従業員同士のつながりが希薄になってしまいます。
お互いに顔を合わせないと信頼関係を築きにくく、業務をフォローし合ったり部署を超えた連携をしたりするのが難しくなるでしょう。
このような状態では、ミスの予防やモチベーションの維持などがうまくいかず、生産性に響いてしまう可能性もあります。

そこで導入したいのが、従業員がインターネットを介してコミュニケーションを深めるための「社内SNSツール」です。
グループウェアやチャットなども社内SNSの一種ですが、業務とは関係のない社内のサークル活動やイベント情報をアップしたり、サンクスカードを贈り合ったりする社内SNSツールも珍しくありません。
メールや電話などと比べて気軽に利用しやすいことに加え、SNS内で情報を共有することで普段は関りがない他部署の従業員とコミュニケーションを取れるようにもなります。
リモートワーカーも、社内SNSを利用すれば疎外感を抱くことなく企業の一員としての自覚を抱きやすいでしょう。
業務支援のツールは充実しているものの、従業員間の一体感やコミュニケーション不足に起因する課題があるという企業に特におすすめです。

従業員が定着・活躍できる組織・チームを作ろう

今回は、テレワークに必須のツールと活用メリットやその効果について紹介しました。
テレワークの勤務では、従業員の状態が見えないからこそ、知らない間にエンゲージメントが低下しており、生産性の低下や離職の増加といった問題が発生する可能性は非常に高いです。
そういった問題を未然に防ぐためにも、従業員のエンゲージメントが高まるような仕組みを作っておくことが重要です。

『THANKS GIFT』は、エンゲージメントを向上させる上で重要な理念浸透や社内コミュニケーションを活性化させる、Web社内報やサンクスカードなどの機能を搭載した社内コミュニケーションツールです。
ぜひ、「THANKS GIFT」を活用して、感謝や賞賛のコミュニケーションを増やして、社内コミュニケーションを活性化させませんか?

社内コミュニケーションを活性化させる社内SNS『THANKS GIFT』の資料ダウンロードはこちら

リモートワーク ツール