社内コミュニケーションとは？重要な理由や活性化させるための施策を紹介

チーム内のコミュニケーションが上手くいっていない、部署間の連携が上手くいっていないなどの課題を抱えている企業も少なくないことと思います。
コミュニケーションが原因で離職に繋がってしまうこともあれば、良いコミュニケーションが取れると働きやすさが担保されたり、生産性が向上するなどといったメリットがあるため、非常に重要なものです。
今回は、社内コミュニケーションを活性化させるメリットや活性化させるための方法について紹介します。

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社内コミュニケーションツールとして活用をおすすめするのは、『THANKS GIFT』です。
社内コミュニケーションツールとしては、1対1のダイレクトチャットやグループでやり取りできるチャット、サンクスカードや社内掲示板などコミュニケーションを活性化させる機能が必要です。
THANKS GIFTであれば、これらの機能を全て有しており、かつPCでもスマートフォンでも両方からいつでもどこでもアクセス可能です。
ツールの機能詳細は、下記リンクから資料をダウンロードいただけますので、ぜひ内容をご確認ください。

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社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、社内の人と仕事に関することについての情報共有や相談などを行うことを指します。
企業によっては、会議や内線の電話、メール、チャットツールなど様々な方法でやり取りが行われます。
最近は、電話やメールでのやり取りは従業員への負担が大きいということでチャットツールを活用する企業も増えています。

【関連記事】コミュニケーションの種類とは？職場での活用方法と合わせて紹介

社内コミュニケーションが重要である理由

社内コミュニケーションは、問題があれば生産性が下がり離職のリスクになること、良い状態であれば生産性が上がり働きやすい状態を作れるというメリットがあります。
また、社内コミュニケーションが上手くいっていないことでコンプライアンス違反が発生してしまったり、顧客に迷惑をかけてしまうといったことも起こり得ます。
上記の通り、社内コミュニケーションがきっかけで大きな損失が発生する可能性もあるとともに、メリットを享受できるものでもあるため、経営課題として取り上げる企業もあるほど重要な問題であるといえます。

【関連記事】社内コミュニケーションが充実するメリット・不足するデメリットを紹介

日本企業における社内コミュニケーションの課題

HRproが2019年に行なった「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」では、アンケートに回答した企業の中の約73%が、「自社の社内コミュニケーションに課題があると思う」と回答しており、「そう思わない」と回答した企業は全体の10%ほどとなっています。
この調査から分かる通り、ほとんどの企業が社内コミュニケーションに関して「情報共有ができていないこと」や「部門間でのコミュニケーションが上手くいっていない」などの課題を抱えており、この課題を解消することで他の企業から競争優位を築けることや採用でのアピールポイントにできることが分かります。

社内コミュニケーションを活性化させることによる得られるメリット・効果

社内コミュニケーションを活性化させることで具体的に以下のようなメリット・効果があります。

• リアルタイムに情報の共有が行える
• 気軽にコミュニケーションが取れる
• 打ち合わせや会議の時間を短縮できる
• 複数人でのやり取りが簡単になる
• チームメンバー同士のやり取りや他部署のやり取りを把握できる
• コミュニケーションの問題が軽減し、従業員のエンゲージメントが向上する
• コミュニケーションが活性化し、従業員の生産性が向上する

上記のように、コミュニケーションが起点で生産性が向上したり、問題が軽減することで働きやすくなるなどといった効果が期待できます。

社内コミュニケーションが不足することによって発生するリスク

社内コミュニケーションが不足することで、「情報不足による仕事の質の低下」や「社内共有ができていないことによる顧客の信頼の喪失」などが考えられます。
仕事が属人化してしまい、同じ失敗を社内で何度も繰り返してしまうことや、きちんと仕事の要件が共有できていないことによって既存顧客からの発注が止まってしまうなどと業績への悪化などの可能性があります。
社内コミュニケーション不足が場合によっては何億円規模の仕事がなくなる可能性や、従業員の離職に繋がる可能性があるなどと社内コミュニケーション不足は非常に大きなリスクとなります。

【関連記事】部門間のコミュニケーションが上手くいかない原因とその対策とは？

社内コミュニケーションを改善する方法

それでは社内のコミュニケーションを改善するために具体的にはどのような取り組みをしていけば良いでしょうか。
取り組みのポイントと合わせてご紹介していきます。

1.今の仕事の中から理念に繋がる行動を抽出し、褒める仕組みをつくる

理念浸透のポイントは5つありこれらのポイントが仕組化されてなければなりません。

• 日常的であること
• 従業員が能動的に行うこと
• 一方通行ではなく双方向に行うこと
• 楽しみながら行うこと
• コミュニケーションが他のメンバーに見える化されている

従業員が行動ベースで理念を実践し、それをリアルタイムで評価できる「社内SNS」を活用すると良いでしょう。
コミュニケーションが見える化されることで、理念を実践しているメンバーを把握し評価に繋げることが出来ます。

2.社内制度や活躍人材の共有

コミュニケーションを改善するためには社内の情報共有が効果的です。
社員やスタッフが見える場で会社での制度や取り組みの背景、従業員の活躍が全社に共有されていると良いでしょう。
「社内ポータル」や「掲示板」を活用し、従業員が簡単に日常的に閲覧できる環境を整えて日々更新しましょう。
本部や担当部署、個人からの情報発信がそれぞれ分かりやすくなっているツールが良いです。

3.組織の現状を定量化

経営層と現場の考え方のギャップ、運営がうまくいっているチームの考え方とそうでないチームの考え方ギャップは、業績や成果と違い、「目には見えづらいもの」です。
そのような「目には見えづらいもの」が今、どのような状態なのか、「組織診断」によって現状を把握し従業員と向き合うことが大事です。
また、新しい制度や取り組みの効果測定をし、PDCAをまわしていくことも必要でしょう。
簡単な組織診断を毎月、少なくとも3ヶ月に1度は実施しましょう。
診断結果をもとに全社や部署の強みと弱みを把握し、要因を分析したうえで新たな施策の効果検証を行いましょう。

【関連記事】職場のコミュニケーションを改善する方法・成功事例を紹介

社内コミュニケーションを活性化に活用できるツール・イベント

社内コミュニケーションを活性化に活用できるツールやイベントを4つ紹介します。

1.社内報

社内報は、社内の出来事や従業員・会社に関する情報を従業員に向けて発信する広報誌のことを指します。
新しく入社した社員のことや部活動の活動内容、会社の方針など様々な情報が共有され、その後の会話のネタになるなどと社内コミュニケーションが活性化されます。

2.社内イベント

普段は業務で接するメンバー以外のメンバーと話す機会は少ないですが、月末や四半期に一回などの全社集会、運動会や周年記念イベントなど全社員が集まって交流する時間では、普段なかなか離せない他部門・他拠点のメンバーと交流を行えます。

3.部活動

部活動では、共通の趣味を持つメンバーと繋がることができることや、仕事とは関係ない話を色々とできるなどというメリットがあります。
部活動の運営に補助を出す企業もあるなど、仕事以外の場所で様々なメンバーと交流できる機会をコミュニケーション活性化の場にする企業は多いです。

4.社内SNS

社内SNSは、社内のメンバーのみ参加できるSNSで、仕事関係の出来事だけでなく部活動や社内イベントの情報を共有、やり取りができるツールです。
対面で合わなくても、オンライン上で交流を行うことができ、仕事に関係のない話であったとしても気軽に行いやすいというメリットがあります。
『THANKS GIFT』も、感謝や称賛を他のメンバーに送ることからコミュニケーションを取ることができ、他のメンバーの良い言動を知ることができます。

【関連記事】社内コミュニケーションの活性化に成功した事例5選を紹介！

社内コミュニケーションツールを選定する際のポイント

社内コミュニケーションツールは、様々なツールが非常に多く存在するため、どのような観点で選んで良いかが難しいと思われます。
社内コミュニケーションツールを比較・選定する際のポイントをいくつか紹介します。

• 導入目的と合ったサービスか（誰にどのような用途で使って欲しいのかをイメージする）
• 必要な機能が搭載されているか
• 価格は適正であるか
• 社内の人間が使いこなせそうか
• サポート体制はどうか

重要なことは、価格の安さのみに引っ張られないことです。
価格の安さだけに引っ張られて導入をしてしまうと、社内の人間が使いこなせずに使われないことや、本来必要な機能が利用できないなどの理由で運用が止まってしまう可能性があります。
上記のポイントの中でも必須のものを決めておくこと、そして他の選択肢の中でも優先順位をつけた上でツールを比較・選定することがオススメです。

↓社内コミュニケーションツールの選定方法に関する詳細の記事はこちら↓
社内コミュニケーションツールを導入するメリットと比較すべきポイントを紹介

THANKS GIFTを活用した社内コミュニケーション改善の方法

THANKS GIFTは社内のコミュニケーションを改善するためにぴったりのツールです。
THANKS GIFTを活用した社内のコミュニケーションを良くする3つの方法をご覧ください。

1.サンクスカード機能

自社の理念や行動指針に沿ったオリジナルコインを感謝の言葉を添えて送ることが可能です。

・従業員同士でサンクスカードを送り合うことで理念や行動指針が社内の共通言語となり、行動ベースで浸透していきます。

・社内のコミュニケーションが見える化されることで従業員の頑張りを発見し、褒める仕組みが出来ます。

2.NEWS&掲示板機能

テキストと画像で社内周知事項やイベント告知と報告、ナレッジなどの情報共有をすることが可能です。

・会社の制度や取り組みに関する背景、代表の想いを従業員に伝えることで従業員エンゲージメントを高めることが出来ます。また新しい取り組みを推進していくことが出来ます。

・活躍しているメンバーにスポットライトを当てることで更なる飛躍を促し、会社への帰属意識を高めることが可能です。

・社内での出来事などデイリーの社内向け新聞のように共有し、社内の朝が明るく楽しい雰囲気でスタートするように働きかけることが出来ます。

3.エンゲージメントスコア診断機能

5つの質問に毎月答え、従業員エンゲージメントを定期的にはかることが可能です。

・現在の会社への満足度はもちろん部署毎やチーム毎の従業員満足度を可視化し、組織の健康状態を即座に把握することが出来ます。

・エンゲージメントスコアの低いチームのコミュニケーションを分析し、優秀な人材の流出を防ぐことが可能です。

・エンゲージメントスコアの高いチームのコミュニケーションを分析し、他のチームの責任者やリーダーに共有することで会社全体のコミュニケーションの改善をしていくことが出来ます。

【関連記事】社内コミュニケーションツール比較12選。導入効果、特徴まとめ

おすすめの社内コミュニケーション活性化ツール「THANKS GIFT」

THANKS GIFT（サンクスギフト）は、感謝を贈り合うことで社内コミュニケーションを活性化させ、社内文化を醸成でき組織や社内の生産性向上、エンゲージメント向上に寄与するツールです。
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『THANKS GIFT』で、社内コミュニケーションを活性化できる仕組みを作りましょう

今回は、社内コミュニケーションの重要性や、社内コミュニケーションを活性化させる方法・施策について紹介しました。
社内コミュニケーションは、良い方にも悪い方にも影響を与えるものですので、良い運用ができるように仕組みを作ることが重要です。

エンゲージメントクラウドの『THANKS GIFT』では、サンクスカードやチャットの機能を通して、従業員の感謝や称賛をきっかけにコミュニケーションを生むことや理念浸透に繋げていくことが可能なサービスです。
社内コミュニケーションの課題解決のために利用されることも多いため、サービス紹介資料をダウンロードして、自社の課題が解消できそうか確認してみてはいかがでしょうか。