社内コミュニケーションツールを導入するメリットと比較すべきポイントを紹介

「チームのコミュニケーションを活性化させたい」「部署間の連携をもっと円滑に行いたい」こういった課題を抱えている企業は、少なくないことと思います。

では、どのように社内コミュニケーションの問題を解決できるのか、今回は社内コミュニケーションツールを活用した方法をご紹介します。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、社内の人と情報共有や連絡・相談などをテキストベースで行うためのツールのことを指します。

メールのようにかしこまった文章を書く必要もなく、フランクにやり取りを行えるため、コミュニケーションを円滑に取ることが可能です。

全社での導入だけではなく、一部の部署やプロジェクトのみ利用するという企業もあります。

社内コミュニケーションが重要である理由

会社での仕事は、1人で完結するものは非常に少なく、誰かと連携したり、上司に相談すること、メンバー同士でフォローし合うなどと多くのコミュニケーションが発生します。

そのコミュニケーションがリアルタイムに行えなければ、仕事もその分遅れが発生する他、コミュニケーションが行われなければ、チームの生産性の低下や仕事の質の低下といったものが発生してしまいます。

以上の理由により、外部環境や市況などが変化の激しい時代の中で、企業を存続・成長させていくためには、「社内のコミュニケーション」から改善を行なっていくことが非常に重要であると考えられています。

日本企業における社内コミュニケーションの課題

HRproが2019年に行なった「【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査」では、アンケートに回答した企業の中の約73%が、「自社の社内コミュニケーションに課題があると思う」と回答しており、「そう思わない」と回答した企業は全体の10%ほどに止まっています。

この調査から分かる通り、ほとんどの企業において、社内コミュニケーションに関して「情報共有ができていないこと」や「部門間でのコミュニケーションが上手くいっていない」などの課題を抱えており、この課題を解消することで他の企業から競争優位を築けることや採用でのアピールポイントにできることが分かります。

社内コミュニケーションツールを活用するメリット・デメリット

社内コミュニケーションの問題は、ツールを使えば全てが解決するかというと、そういう訳ではありません。

ツールはあくまでも手段ですので、会社の文化醸成やマインドを変えることなどと合わせて取り組むことが重要です。

それでは、社内コミュニケーションを活用することによるメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。

社内コミュニケーションツールを活用することのメリット

社内コミュニケーションツールを活用することで以下のようなメリットが考えられます。

・リアルタイムに情報の共有が行える
・気軽にコミュニケーションが取れる
・打ち合わせや会議の時間を短縮できる
・複数人でのやり取りが簡単になる
・チームメンバー同士のやり取りや他部署のやり取りを把握できる
・コミュニケーションの問題が軽減し、従業員のエンゲージメントが向上する
・コミュニケーションが活性化し、従業員の生産性が向上する

社内コミュニケーションツールを活用することのデメリット

一方で、社内コミュニケーションツールを活用することで以下のようなデメリットが考えられます。

・全社員に導入する際には、導入や教育の時間がかかる
・ランニングコストがかかる
・いつでも連絡が取れるために、仕事モードの時間が長時間化する恐れがある

社内コミュニケーションツールの比較・選定のポイント

それでは、実際に社内コミュニケーションツールを導入する際は、社内コミュニケーションツールも非常に多く存在するため、どのような観点で選んで良いかが難しいと思われます。

社内コミュニケーションツールを比較・選定する際のポイントをいくつか紹介します。

・導入目的と合ったサービスか（誰にどのような用途で使って欲しいのかをイメージする）
・必要な機能が搭載されているか
・価格は適正であるか
・社内の人間が使いこなせそうか
・サポート体制はどうか

上記のように、実際に導入・運用をしていくことを想定した上で選定しましょう。

価格の安さだけに引っ張られて導入をしてしまうと、社内の人間が使いこなせずに使われなくなってしまいますので、上記のポイントの中でも必須のものを決めておくこと、そして他の選択肢の中でも優先順位をつけた上でツールを比較・選定することがオススメです。

社内コミュニケーションツールの導入とともに活性化できる仕組みを作ろう

今回は、社内コミュニケーションツールを導入することのメリット・デメリット、そしてツール導入の比較・選定のポイントを紹介しました。

前述の通り、社内コミュニケーションの問題は、社内コミュニケーションツールを導入しただけでは解決されないため、同時に組織が活性化できるような仕組みを作っていくことが重要です。

エンゲージメントクラウドの『THANKS GIFT』では、サンクスカードやチャットの機能を通して、従業員の感謝や称賛をきっかけにコミュニケーションを生むことや理念浸透に繋げていくことが可能なサービスです。

社内コミュニケーションの課題解決のために利用されることも多いので、サービス紹介資料をダウンロードして、自社の課題が解消できそうか確認してみてはいかがでしょうか。