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事例で紹介!社内コミュニケーションの方法とは

事例で紹介!社内コミュニケーションの方法とは

社内コミュニケーションが活性化すると、従業員同士の情報共有の円滑化はもちろんのこと、組織風土の醸成、従業員の意識向上、イノベーションやコラボレーションの創出につながると言われています。そこで、本コラムではどのようにして社内コミュニケーションを取れば良いのか、うまく活用できた事例、ツールなどと共に紹介していきましょう。

 

社内コミュニケーションはなぜ重要か

 

社内コミュニケーションが重要な理由は主に3つあります。

1つ目は情報共有の円滑化です。コミュニケーションが取りやすい環境であれば、日常業務においての報告や相談がしやすくなり、トラブルも未然に防ぐことができます。万が一、何か起きた場合も情報共有ができていれば、早急に対応することができるでしょう。

 

2つ目は組織風土の醸成です。コミュニケーションが活発に行われていると、経営陣の意図が従業員一人ひとりに伝わりやすくなります。そのため、経営ビジョンが共有されてよりよい組織風土の醸成につながっていくのです。そして、従業員が一丸となって働くことが可能となります。

 

3つ目は従業員の意識向上です。コミュニケーションが高まると、困ったときはお互いに助け合おうという意識が強くなります。また、社内に目標とする上司や先輩ができやすく、モチベーションの向上にもつながります。このほか、従業員が孤独に感じることがなくなり、離職率も低下するのです。逆に、離職率が高いと従業員の意識はもちろんのこと、仕事を遂行する際に必要な能力やスキルも低くなってしまいます。

 

社内コミュニケーションの方法

 

社内コミュニケーションを活性化させる方法を3つ紹介します。

 

1つ目は従業員の席を固定しないフリーアドレス制度です。これによって従業員は仕事の状況に応じてオープンスペースを使ったり空いている席に座ったりして、自由な場所で仕事ができます。プロジェクト単位で自由に集まったり、部署外の人とも話しやすくなったりするため、情報の共有がしやすくなるでしょう。

 

2つ目はレクレーション・イベント・飲み会です。これらを通して、よりリラックスした雰囲気で従業員同士コミュニケーションを図ることができます。縦と横のつながりはもちろんのこと、斜めのつながりも作りやすいため、従業員全体で共通認識を持ちやすくなり、組織風土を醸成するのにも役立つでしょう。

 

3つ目は社内報です。組織が大きくなればなるほど誰が何をやっているのか、分かりにくくなるものです。しかし、社内報を作って従業員の仕事内容や目標などを紹介すれば、一人ひとりの顔が見えやすくなります。そして、「〇〇さんが頑張っているから自分も頑張ろう!」などと、従業員の意識向上につながります。

 

社内コミュニケーションをうまく活用できた事例

 

社内コミュニケーションをうまく活用できた事例を3つ紹介します。

 

1つ目は日本マイクロソフトのフリーアドレス制度です。同社の品川本社では、約60%の従業員が固定した席ではなく自由な場所で働いています。それによって、上限関係や部署を超えたコミュニケーションが可能になり、情報共有がしやすくなったそうです。

 

2つ目は日立ソリューションズの「段々飛び懇親会」です。役職や部署が異なる従業員同士が飲み会を行った場合、同社が1人につき3000円の飲み代を負担するというものです。これによって普段仕事でつながりのない従業員同士の飲み会が増え、コミュニケーションが活性化。組織風土づくりにつながったと言います。

 

3つ目はサントリーホールディングスの社内報「まど」です。社内報では人と現場に焦点を当て、同社の「やってみなはれ」精神を発信。これによって、チャレンジすることの大切さを訴え、従業員の意識向上に役立てています。ちなみに、社内報の常設企画「やってみなはれの人」は、インターナルコミュニケーション専門会社が主催する「社内報アワード2020」にて、紙社内報部門の連載・常設企画グランプリを受賞しました。

 

社内コミュニケーションのツールとは

 

社内コミュニケーションに役立つツールを5つ紹介します。

 

1つ目は「Chatwork」です。国内利用者数ではナンバーワンを誇るビジネスチャットです。Chatworkのアカウントを取得すると、どこにいても社内のメンバーとビデオや音声による通話が可能になります。また、大事なファイルも共有することができ、情報の共有化に役立つでしょう。おまけにセキュリティも高いため、重要な情報の取り扱いも安心して行えるのです。

 

2つ目はコミュニケーションの集約に役立つ「Slack」です。アメリカ発のコミュニケーションツールで、世界中の人々が利用しています。人気の理由はGoogleをはじめ、DropboxやTwitterなどの外部ツールを一元化できるため、従業員同士のデータ共有がしやすくなるからです。さらに、情報収集のスピードも飛躍的にアップするでしょう。このほかにも、ビデオや音声による通話もできます。

 

3つ目は「LINE WORKS」です。チャットツールとしてお馴染みの「LINE」に仕事で必要な機能を追加したビジネス版です。ビジネス版では最大200人でビデオ通話ができます。さらにチャットBotの機能があるため、社内伝達がスムーズになります。このほか、Drive機能も搭載されているため、従業員同士で情報ファイルの共有・確認も行えます。

 

4つ目は「ピアボーナス制度」です。ピアとは仲間、ボーナスとは報酬を意味します。この制度は、社員同士がお互いを評価し、ポイントや社内通過などの報酬を贈り合うというものです。お互いに仕事を認め合うことで、信頼関係を築くことに役立てることができます。

 

5つ目は「社内報」です。社内報には経営陣のメッセージ、業界や社内のニュース、イベントや従業員の紹介などを掲載します。社内でビジョンや理念を共有し、コミュニケーションの活性化を図ることができるでしょう。

 

THANKS GIFTなら福利厚生への活用も可能

 

「THANKS GIFT」には、社内のコミュニケーションを促すさまざまな機能があります。例えば「サンクスカード/ありがとうカード」機能を使えば、従業員同士が日々の貢献に対して感謝のメッセージを贈り合うことが可能です。カードの贈り合いを活性化させるため、贈った方にも贈られた方にもポイントがつくようになっています。こうして貯めたポイントを「Amazonギフト」や「インセンティブポイント」と連携させれば、独自の景品と交換できるようになります。つまり、従業員の福利厚生にも活用することができるのです。このほかにも、社内で活躍している従業員を表彰したり、全従業員または選択した部署のみにWEBにて社内報を配信したりできる機能もあります。

 

社内コミュニケーションの事例豊富なTHANKS GIFTにご相談を

以上、社内コミュニケーションの重要さをはじめ、方法や事例、ツールなどを紹介しました。記事を参考に社内コミュニケーションの活性化を図ってみてはいかがでしょうか。その際、ぜひおすすめしたいのが「THANKS GIFT」です。THANKS GIFTには企業の事例も豊富にあります。無料で体験することもできるため、一度、問い合わせてみてはいかがでしょうか。