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コロナ禍に急増した「リモートワーク導入」で不足しがちなコミュニケーションを活性化する4つの方法

コラムKV

コロナ禍で急速なリモートワーク化が進み、直接顔を合わせるコミュニケーションがなくなたことで、様々な懸念点が上がっています。

「社内がギスギスしている」
「社員との距離の測り方がよくわからない」
「オンラインだと思っている事が伝わりにくい」
「雑談が減った」

このように、コミュニケーション不足を感じる方や、働きづらさを覚える方も多いかと思います。どうすればリモート環境下で生産性を高め、効率よく仕事に取り組めるのでしょうか。

そこで今回はリモートワーク下でのコミュニケーション不足の原因や、活性化のためのポイントについて解説します。リモートワークを実施し始め、社内のコミュニケーション不足に課題感を感じているかたは、ぜひ参考にしてください。

なぜリモートワークはコミュニケーション不足になりやすいのか?

 

まず最初に、リモートワークがコミュニケーション不足に陥りやすくなる原因を理解しましょう。 生産性高くリモートワークをおこなうには、社内コミュニケーションの活性化が重要です。コミュニケーションが活性化するかどうかはリモートワークの成功に大きな影響を与えます。コミュニケーション不足になる原因を把握し適切な対策が求められます。

 

コミュニケーションの機会がそもそもない

リモートワークに取り組むと仕事している場所が物理的に離れているため、リアルタイムかつ対面で会話をすることが難しくなります。

コミュニケーションがビデオ通話やオンライン会議、電話などになるため、作業効率も低下し、そもそもコミュニケーションを取りにくい環境が生まれます。その結果、コミュニケーションが報告、連絡、相談、指示などの業務上の連絡のみになりやすく、感謝、賞賛、応援、雑談などそれ以外の機会が少なくなります。

 

認識の違いが起こりやすくなる

リモートワーク環境下では、チャットやメール、社内SNSなどのテキストによるやりとりも多くなります。そのため、文章の読み取り方に差が出るなど、細かなニュアンスが伝わりにくくなります。

 

お互いの顔が見えないため、伝えたい側が意図していない受け取り方になるなど、コミュニケーションに認識の違いが発生する可能性があります。

このような食い違いが多く発生すると、積極的にコミュニケーションを取ろうとする意欲が低下し、ますますコミュニケーション不足につながるという悪循環に陥ってしまうのです。

 

情報などがリアルタイムで伝わらない

リモートワークでは業務状況が見えにくく、欲しい情報や、確認したい相談事項などが伝わるまでに、タイムラグが生じやすくなります。

緊急性が高くない内容であれば、頻繁にコミュニケーションを取る必要性もなくなり、最低限のコミュニケーションで終わってしまう、相談せずに自分で解決する、などよりコミュニケーションが少なくなるという悪循環につながる場合もあります。

 

リモートワークでの社内コミュニケーション不足がもたらすリスク

 

リモートワークでコミュニケーション不足が継続すると、業務の生産性や人間関係など様々な面でトラブルが発生するリスクがあります。

コミュニケーション不足がもたらすリスクを把握することで、コミュニケーション不足を解消する方法や回避するための意識付けにつながります。コミュニケーション不足が招くリスクにどのようなものがあるかを見ていきましょう。

 

評価に不満が高まり、モチベーションの低下につながる

リモートワーク環境下では、業務への貢献度合いや進捗状況が把握しづらい状況になります。そのため人事評価においても成果や見える数字での判断になるため、成果の見落としなどが起こると、不満やモチベーションの低下をまねく可能性があります。

モチベーションの低下、評価への不満を持つことで、生産性が低下し、場合によっては離職や収益にまで影響する原因になりかねません。コミュニケーション不足によって、不満を抱えモチベーションが低下していることすら、気がつけない場合もあるでしょう。

 

企業理念や会社と社員の方向性のズレが生じる

コミュニケーションが不足が慢性化すると、会社の理念やビジョンが日常的に社員にうまく伝達できなくなってしまいます。結果として、社員と経営陣の考えにズレが生じ、従業員エンゲージメントの低下や業務の生産性の低下につながります。

リモートワークで働くことが前提の企業ではなく移行、導入する場合は、愛社精神や働きやすさを感じられ、会社の方向性など経営陣の考えがわかるようにリモートワークを運用する必要があるでしょう。

 

リモートワークでのコミュニケーションを活性化する4つの方法

 

これからはリモートワークという働き方も一般的になっていくことが予想されますので、コミュニケーション不足は「組織課題」として認識し、解消しなければなりません。ここではそのためにできることを4つご紹介します。

 

社内イベント 

社内イベントとは、社員同士が業務時間外でコミュニケーションを深める場のことを言います。運動会や社員旅行のような大掛かりなものもあれば、社内サークル活動、お花見、誕生日会、忘年会などのイベントもあります。

最近はオンライン飲み会など、リモートワークだからこそのイベントを企画している企業もいます。

いずれにせよ、社員同士が何かしらの理由を持って集まり相互に交流するイベントのことを社内イベントと呼び、社内コミュニケーションの活性化を図る場として活用されています。

 

1on1ミーティング

1on1はいわゆる個人面談です。会議室を使って対面で行う場合もあれば、Web会議システムを用いてオンラインで行うこともあります。

原則として「上司と部下」という組み合わせで行うもので、目標管理や業務進捗管理などを行う場となります。

 

ここでポイントなのが、評価や管理するだけの面談にしないことです。仕事での悩み、感じているストレス、人間関係などの相手の近況を知ることに力を入れてみて下さい。決してこちらが話しすぎないように、本音を引き出すことが目的です。

 

社内報

社内報とは、社内の出来事や連絡事項を社員に向けて発信する会報のことです。社内新聞などとも呼ばれます。ひと昔前は冊子や新聞のような状態で社員に配布、あるいは掲示板のスペースに貼りだしされるという形式が多かったのですが、最近ではSNS、ポータルサイト、メルマガなど様々な形式の社内報があります。

内容は会社のニュースや新入社員紹介等のトピックスなど、さまざまですが、会社のことや社員のことをより深く知るという目的で作成されているため定期的に発行されるのが通常です。会社の規模や、拠点数が増えるほど他拠点の情報は入って来ません。たくさんの場で会社に貢献しているが目立たない社員や同期の活躍を見ることにより、モチベーションの向上や同時に拠点間の情報共有もスムーズになります。

 

社内SNS

コミュニケーション不足を解消するために、社内SNSを導入するのも手段のひとつです。

テキストや電話でのコミュニケーションでは、業務的にビジネスマナーなどを気にし、気軽なやり取りができなくなります。社内SNSを導入することで、仕事に対する悩みやリモートワークで見にくい貢献の見える化など社員にとって働きやすい環境を作ることができます。

また、最近の社内SNSには、チャットツールや、タスク管理ツールなどのさまざまな機能をもつものもあります。

 

リモートワーク×コミュニケーション活性化できる仕組みを手軽に取り入れるには?

 

今回は「リモートでのコミュニケーション不足の原因・リスク」と「解消する具体的な方法を4つ」ご紹介しました。

社内コミュニケーションを活性化するには、まず、原因とリスクを理解し、効果的な方法を日常的に取り入れることが重要です。

 

弊社では、リモートな環境下であっても

「手軽なコミュニケーションのやり取り」

「貢献の見える化」

「行動指針の浸透」

「モチベーションアップ」

に効果のある社内SNS「THANKS GIFT」をご提供しております。

 

従業員同士で日々の貢献に対して賞賛・感謝を贈り合うことによってポイントが貯まり、Amazonギフト券やPayPayボーナスなどの電子マネーとの連携可能になっております。また、ピアボーナスとしてオリジナルのコインを作成することも可能なので、企業理念や行動指針をコインに落とし込み、社員の行動に対して報酬として贈り合うことができます。

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