従業員のコンディション管理ツールとは？管理の重要性と把握できる内容を紹介

従業員のコンディションは、日々の業務の生産性や離職に大きく影響を与えるもので、企業としても把握と対処をすることが必要です。
ただコンディションは、見ただけでは全てを把握できる訳ではないので、対話をしたり、定量的に測定できる管理ツールを利用することがオススメです。
今回は、従業員コンディション管理ツールの内容や利用するメリットなどについて紹介します。

従業員のコンディション管理ツールとは？

従業員のコンディション管理ツールとは、従業員を含めた組織のコンディションを把握するためのツールです。
コンディションを把握する際は、以下の調査を行います。

• モチベーションサーベイ：個人単位でのコンディションの変化を調査できる
• エグジットサーベイ：退職者に実施するアンケート調査のこと
• 組織サーベイ：各組織のマネジメントが機能しているかを確認できる
• エンゲージメントサーベイ：従業員のモチベーションや愛社精神などを数値化できる

なお、上記4つのツールについて詳しくは後述します。

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従業員のコンディション管理が重要である理由

従業員のコンディション管理は、仕事だけでなく会社の運営にも大きく関わります。
まずは、コンディション管理が重要とされる理由を詳しく見ていきます。

仕事のパフォーマンスに影響を与えるため

従業員のコンディションが悪いと仕事のパフォーマンスが落ちます。
主体的に仕事に取り組まず、受け身の姿勢で仕事を行う従業員は「ローパフォーマー」といわれ、高いパフォーマンスが期待できなくなります。
仕事に対するモチベーションが低いため、指示された範囲内の仕事しか取り組まず、最低限の成果しか生まないでしょう。
このような従業員ばかりになってしまっては企業として不利益を被るおそれがあるため、従業員のコンディション管理が重要です。

個人の離職の予兆を検知するため

人によって離職を考える時期は異なるものの、仕事のモチベーションの低下などが起因しているケースがほとんどです。
従業員が以下のような状態になると、モチベーションが低下し、コンディションの悪化につながるおそれがあります。

• 入社後のギャップ：入社前に思い描いていたイメージと異なる職場だった
• 直属の上司との関係性：上司と適切なコミュニケーションを取れない、それに起因して上司から支援が受けられず、結果として仕事のスキルが身につかない
• 仕事に対する考え方の変化：やりがいを感じられず、仕事の成果も低い

従業員は上記のような状態になると離職を検討し始めます。
早めに従業員の離職の予兆を検知するためにも、直属の上司や組織が従業員のコンディションを管理する必要があります。

従業員のけがや病気を予防するため

企業は労働契約法第5条に記載されているさまざまな安全配慮義務を守らなければなりません。
厚生労働省「労働契約法のあらまし」でも、労働者の安全への配慮について以下のように記載されています。

“第5条　使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。”

つまり、企業は労働者が健康な状態で労働できるよう配慮する必要があります。
健康な状態には身体的・精神的な健康が含まれており、健康診断の実施やメンタルヘルス対策などが企業の配慮として行うべき取り組みとされています。
企業が従業員の肉体的・精神的な健康状態（コンディション）を把握していれば、従業員のけがや病気などを防止できる可能性が高まるでしょう。
そのため、企業が従業員のコンディションを管理することは重要であり、健康な状態で労働するためにも従業員は企業の取り組みに協力しなければなりません。

引用：厚生労働省「労働契約法のあらまし」

部署や組織の課題を把握するため

部署や組織の課題を把握するうえでも、コンディション管理は重要です。
例えば、長時間労働が原因で従業員のメンタルが不調になったとします。
この場合、業務量に課題があることがわかるため、見直すことで改善できるでしょう。
このように、コンディション管理によって従業員のコンディションを把握すれば、部署や組織の課題を明確にできます。

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従業員の離職が会社に与える影響

従業員のコンディションが悪化すると、離職につながってしまいます。
それでは、離職してしまうと会社にどのような影響があるのでしょうか。

補てん採用のコスト増加

従業員が離職すると、離職した従業員と同等のスキルを持った従業員を補てん採用しなければならず、離職した従業員にかけた研修コストが無駄になってしまいます。
また、同等のスキルを持った従業員の採用がうまくいかず、スキルが不足している従業員を採用した場合、再度研修の実施が必要になります。
そうなると、離職した従業員にかけた研修コストに加えて、補てん採用した従業員に実施する研修コストがかかるため、結果補てん採用のコストが増えてしまうのです。

手続きや採用活動のための工数増加

不足している人材を、ただ補てんすればよいということではありません。
従業員を補てん採用する場合は、以下のように要員計画を立てる必要があります。

1.現状の把握
まず、現在の人材の把握をします。経営資源の見直しで対応可能な場合もあるため、従業員が離職したからといって必ずしも補てん採用をしなければならないわけではありません。

2.要員調査
要因調査とは、どんな人材が必要なのか調査することです。不足している人材の特徴を整理することで会社が求める人材が分かります。

3.要員の調整
2で算出した人数を本当に補てんする必要があるのかを再確認します。中長期的な目線で考えるだけでなく、将来的な経営像もイメージしなければなりません。

4.要員計画の策定
1～3で決定したことを明文化して要員計画とし、この計画に基づいて補てん採用を行います。

補てん採用をするための手続きは工数がかかります。
工数が増えると本来の業務に支障をきたすおそれがあるため、従業員の離職が会社に与える影響は大きいでしょう。

他の従業員への業務負担増加

従業員の離職により、他の従業員の業務負担が増加します。
離職により人手が減るため、他の従業員にしわ寄せがきてしまうのです。
他の従業員の業務量が増加することで、他の従業員が本来行うべき仕事に支障をきたします。
そうなると「従業員が離職しなければ余計な負担を負わなくて済んだはずだ」と考えて他の従業員のモチベーションが低下し、個々のパフォーマンス低下につながります。
このような悪循環に陥ると、社内の生産性が落ちるだけでなく顧客へのサービスの質が低下するおそれもあるため、従業員の離職はさけるべき課題です。

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従業員のコンディションの変化を検知する方法

前述した通り、従業員の離職により会社に与える影響は大きいため、会社として従業員が離職するような事態は避けなければなりません。
従業員の離職を避けるために重要なことは、従業員のコンディションの変化を検知することです。
ここでは、従業員のコンディションの変化を検知する方法を紹介します。

定期的に上司との面談を実施する

業務に取り組んでいるだけでは従業員のコンディションは把握できません。
そこで大切なのが、定期的な上司との面談です。
部下がどのようなことに関心を持ち、どのようなことを考えているのか聞き取りを行い、従業員の不満を聞き出しましょう。
従業員からの不満は、なるべく寄り添う姿勢を見せつつ解決できる方法を一緒に模索することで、従業員からの信頼を獲得できます。
何か不満があったら上司に相談できる、という環境は従業員の離職率低下につながるため、面談を通して部下とコミュニケーションを取ることが大切です。

産業医に相談できる窓口・仕組みを用意する

前述した労働契約法第5条の安全配慮義務の一環として、産業医を配置している会社もあるでしょう。
しかし、産業医を配置しているだけではあまり意味がないため、体や精神に不調がある際に産業医に相談できる窓口や仕組みを用意することを推奨します。
そうすることで、「労働中に不調になっても産業医に相談できる」という安心感を従業員に与えられます。

なお、産業医は退職を推奨する権限がないため、精神の不調が原因で復職が難しい従業員がいた場合、企業側は産業医に退職勧奨を依頼することはできません。

普段より異常が見られたら、周囲が声掛けを行う

従業員の様子が普段と異なると感じた場合、周囲が声掛けを行うことが大切です。
その際に従業員にかける言葉はしっ責ではなく、「元気なさそうだけど大丈夫？」「最近調子が悪そうだけど何かあった？」など従業員を気遣う言葉をかけましょう。
もし、仕事量の多さが原因で不調になっているなら、仕事量の調整を行う必要があります。
また、体力的な不調ではなく、精神的な不調が見られる場合は本人とよく話し合い、最終的に医師の受診を勧めましょう。
本人が病院にいきたくないと考えているなら、本人に断りを入れて上司に相談する、自分が管理職なら自ら専門家に相談するなどの対応が適切です。

定期的にアンケートを実施し、定量的に把握する

定期的なアンケートの実施も、従業員のコンディション把握に効果的です。
しかし、アンケートを実施しただけでは従業員から「アンケートの実施だけで何もないのか」と思われてしまいます。
そのため、アンケートの実施に加えて、アンケートの結果に基づいた改善点の提案・実行まで行うことが大切です。
そうすることで、従業員からの信頼を獲得でき、従業員のキャリアアップのために行う研修内容を見直せます。
結果、従業員の研修内容が充実化し、キャリアアップに結びつくと従業員が実感できるようになるでしょう。
また、アンケート結果から評価制度の見直しを検討・実施することも従業員の離職を防止するうえで有効です。
これらの方法を全て実行することは難しいかもしれませんが、優先順位をつけて取り組むようにしましょう。

↓サーベイを活用してモチベーションやコンディションを把握する方法を紹介した記事はこちら↓
サーベイで従業員のモチベーションやコンディションを把握する方法とは？

従業員のコンディション管理ツールで把握できること

最後に、コンディション管理ツールで把握できることを詳しく紹介します。
前述した4つの調査について、ここで触れていきます。

個人単位でのコンディションの変化

モチベーションサーベイを実施すれば、個人単位でのコンディションの変化を把握することが可能です。
それぞれの従業員のモチベーションを数値で把握でき、数値が高ければ高いほど従業員のパフォーマンスが向上するといわれています。
従業員のパフォーマンス向上は企業にとってメリットであり、従業員の定着率や組織全体の士気向上の効果も期待できます。

退職者の傾向分析

エグジットサーベイの実施によって、退職者の傾向分析が可能です。
退職者に対しアンケート調査を行い、なぜ退職するのか理由を分析することで、今後の退職者を減らすために何をすべきかが分かります。
なお、退職者に対しアンケート調査を行う際は、退職者に答えてもらいやすいオンラインで実施するとよいでしょう。

部署やチームごとの比較

組織サーベイを実施すれば、各組織のマネジメント機能状況を把握できます。
企業の経営目標を達成するためにどの組織がどのくらい成果を上げているか、職場の雰囲気・コミュニケーションの実態などが分かります。
この調査結果を基に組織改善を行い、従業員のモチベーションやエンゲージメントを高めましょう。

エンゲージメントが高い従業員の特定

エンゲージメントサーベイの実施で、従業員から見た愛社精神の強さやモチベーションを数値化できます。
なお、会社と従業員のつながりを従業員エンゲージメントといい、会社や仕事に対しどのくらいポジティブに考えながら仕事をしているかを測定することが可能です。
現状のエンゲージメント状態を把握し、状態が悪ければ優先順位の高い課題から解消していくことで、従業員エンゲージメントを高められるでしょう。

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モチベーション管理ツール・アプリ比較10選。効果や導入事例を紹介

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今回は、従業員コンディション管理ツールの内容や利用するメリットなどについて紹介しました。
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